采购合同管理制度

采购合同管理制度一、总则1.目的为加强公司采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，降低采购风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类采购合同，包括但不限于物资采购合同、服务采购合同等。3.基本原则依法合规原则：采购合同的签订、履行等应遵守国家法律法规和公司相关规定。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同签订管理1.采购申请与审批各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门对采购申请进行汇总、分析，结合库存情况，判断是否确需采购。对于重大采购项目，需提交公司管理层审批。2.供应商选择与评估采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。根据采购项目的要求，从供应商名录中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，形成考察报告。根据评估结果，选择确定合格供应商，并建立合格供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况等。3.合同谈判与起草采购部门与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的报价构成，争取有利的价格和条款。对于涉及技术要求的采购项目，应与技术部门密切沟通，确保技术条款明确、合理。根据谈判结果，采购部门起草采购合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰。4.合同审核与审批采购合同初稿完成后，提交至公司法务部门进行法律审核。法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，提交至财务部门进行财务审核。财务部门对合同的付款方式、付款期限、预算控制等条款进行审核，确保合同符合公司财务规定。采购合同经法务部门和财务部门审核通过后，提交至公司管理层审批。公司管理层根据合同的重要性、金额大小等因素进行审批决策。对于重大采购合同，需经公司董事会或股东会批准。5.合同签订采购合同经审批通过后，由采购部门负责与供应商签订合同。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并确保合同双方签字盖章齐全。合同签订过程中，应严格按照审批后的合同文本执行，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款，应重新履行审批程序。采购部门应及时将签订好的合同副本分发给相关部门，如法务部门、财务部门、使用部门等，以便各部门履行相应职责。

三、合同履行管理1.供应商通知与协调采购合同签订后，采购部门应及时向供应商发出供货通知，明确交货时间、交货地点、交货方式等要求。在合同履行过程中，如出现供应商无法按时交货、货物质量不符等问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，了解原因，督促供应商采取措施解决问题。对于因供应商原因导致的合同履行问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。2.货物验收与付款货物到货前，使用部门应做好验收准备工作，包括制定验收标准、安排验收人员等。货物到货后，采购部门组织使用部门、质量检验部门等相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的货物，采购部门应及时通知供应商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的违约责任。财务部门根据验收报告和合同约定的付款方式、付款期限等进行付款审核。审核通过后，按照公司财务流程办理付款手续。3.合同执行跟踪与监控采购部门应建立合同执行跟踪台账，详细记录合同的履行情况，包括交货时间、验收情况、付款情况等。定期对合同执行情况进行检查和分析，及时发现合同履行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。对于合同执行过程中出现的重大问题或风险，采购部门应及时向公司管理层报告，以便公司及时做出决策。

四、合同变更与终止管理1.合同变更在合同履行过程中，如因市场变化、不可抗力等原因需要变更合同条款，合同双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，并按照合同签订的审批程序进行审批。采购部门应及时将合同变更协议副本分发给相关部门，确保各部门了解合同变更情况。2.合同终止合同履行完毕，双方权利义务终止。采购部门应组织相关人员对合同履行情况进行总结评估，填写合同履行情况总结报告。在合同履行过程中，如出现以下情形之一，合同可以提前终止：双方协商一致同意提前终止合同；因不可抗力等原因导致合同无法继续履行；一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同。合同提前终止时，合同双方应签订书面的合同终止协议，明确终止的原因、双方的权利义务、善后事宜等条款，并按照合同签订的审批程序进行审批。采购部门应及时清理与合同相关的文件、资料、款项等，确保合同终止后的各项工作妥善处理。

五、合同档案管理1.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件等资料整理归档。合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。合同档案应包括合同文本、合同变更协议、合同终止协议、采购申请表、供应商评估报告、考察报告、验收报告、付款凭证等相关资料。2.档案保管与查阅公司设立专门的合同档案室，指定专人负责合同档案的保管工作。合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同档案的安全。因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到合同档案室查阅。查阅过程中，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁合同档案。如需借阅合同档案，借阅人员应填写借阅申请表，经公司管理层批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案。如因特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。

六、合同风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。根据风险识别和评估结果，对风险进行分类、分级，确定风险的严重程度和影响范围。2.风险应对措施针对不同类型和等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，应加强对供应商的管理和监督，明确违约责任，必要时采取法律手段追究供应商的责任；对于质量风险，应加强验收环节的管理，严格把控质量标准；对于价格风险，应加强市场调研，合理确定采购价格，并在合同中约定价格调整条款；对于法律风险，应加强合同审核，确保合同合法合规。定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险得到有效控制。

七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，检查合同管理是否符合公司制度规定，是否存在违规操作行为。审计部门应及时发现合同管理过程中存在的问题，并提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。2.考核机制建立采购合同管理考核机制，对采购部门及相关人员在合同管理工作中的表现进行考核评价。考核内容包括合同签订的及时性、准确性、合规性，合同履行的情况，合同风险控制的效果等。根