合同档案管理工作流程及规范

合同档案管理工作流程及规范一、引言合同档案作为企业运营过程中的重要文件资料，记录了企业的经济往来、权利义务关系等关键信息。规范的合同档案管理工作流程不仅有助于保障合同的有效履行，维护企业合法权益，还能为企业的决策提供有力的数据支持和历史参考。本文将详细阐述合同档案管理的工作流程及规范要求。

二、合同档案管理工作流程

合同签订前准备阶段1.合同文本起草根据业务需求，由相关业务部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息，详细约定双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。在起草过程中，应充分考虑企业的利益和风险防范，确保合同条款合法合规、公平合理、明确具体，避免出现模糊不清、歧义或潜在的法律风险条款。2.合同文本审核合同起草完成后，首先由业务部门负责人进行初审，重点审核合同条款与业务需求的一致性、内容的完整性以及表述的准确性。将初审通过的合同文本提交给法务部门进行法律审核。法务部门从法律专业角度审查合同的合法性、合规性，对可能存在的法律风险进行评估，并提出修改意见和建议。涉及财务条款的合同，还需提交给财务部门进行审核。财务部门主要审核合同的价款、支付方式、结算周期、税务条款等与财务相关的内容，确保合同在财务方面的合理性和可操作性。根据各部门的审核意见，业务部门对合同文本进行修改完善，确保合同经过全面、严格的审核，符合企业的要求和法律法规的规定。

合同签订阶段1.合同签署经审核通过的合同文本，由双方当事人加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或其授权代表签字。签字盖章应清晰、完整，符合法律规定和企业内部的签字盖章流程。对于多页的合同文本，应加盖骑缝章，以确保合同的完整性和一致性。2.合同编号合同签订后，由合同管理部门负责为每份合同编制唯一的编号。合同编号应遵循一定的规则，例如按照年份、业务类型、顺序号等进行编排，以便于识别和查询。在合同文本的首页或其他显著位置标注合同编号，确保合同在整个生命周期内都能通过编号进行准确追溯和管理。

合同履行阶段1.合同执行跟踪业务部门负责合同的具体执行工作，应按照合同约定的条款和时间节点，组织安排各项业务活动，确保合同的顺利履行。建立合同执行跟踪台账，详细记录合同的履行情况，包括合同执行进度、关键节点完成情况、款项收付情况、质量验收情况等。定期对合同执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取相应的措施加以解决。对于合同履行过程中出现的变更、补充、解除等情况，业务部门应及时与对方当事人进行沟通协商，并形成书面文件。变更、补充、解除合同的文件应与原合同一并归档保存，确保合同档案的完整性和准确性。2.款项收付管理财务部门根据合同约定的支付方式和时间节点，负责办理款项收付业务。在支付款项前，应严格审核相关凭证和审批手续，确保支付的准确性和合规性。建立款项收付台账，详细记录每笔款项的收付日期、金额、支付方式、收款方等信息。定期与业务部门核对款项收付情况，及时发现并解决账款差异问题。对于涉及发票开具和收取的合同，财务部门应按照税务法规的要求，及时开具发票或督促对方开具发票，并妥善保管发票及相关凭证。

合同归档阶段1.文件收集整理在合同履行完毕或阶段性结束后，业务部门应及时将合同履行过程中形成的各类文件资料收集齐全，包括合同文本、补充协议、变更记录、往来信函、会议纪要、验收报告、付款凭证、发票等。对收集到的文件资料进行分类整理，按照合同编号、文件类型、时间顺序等进行排序，确保文件资料的系统性和完整性。2.档案装订编目将整理好的合同文件资料进行装订，采用统一规格的档案盒或文件夹进行存放。装订应牢固、整齐，避免文件散落或丢失。编制合同档案目录，详细记录每份合同的编号、名称、签订日期、当事人、合同金额、归档日期等基本信息，以及档案盒或文件夹内所包含的文件资料清单。目录应清晰、准确，便于查阅和检索。3.档案存储保管将装订编目的合同档案移交至专门的档案管理部门进行存储保管。档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全存放。按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类存放，建立档案索引和检索系统，方便快速查找和调阅档案。同时，定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量和完整性。

合同查阅利用阶段1.查阅申请企业内部各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅合同的编号、名称、查阅目的、查阅内容等信息，并经部门负责人签字批准。涉及重要合同或敏感信息的查阅申请，还需经企业分管领导审批同意。2.查阅审批合同管理部门收到查阅申请表后，对申请进行审核。审核内容包括查阅目的的合理性、查阅内容的必要性、审批手续的完整性等。对于符合查阅条件的申请，合同管理部门予以批准，并安排专人负责提供查阅服务。对于不符合查阅条件的申请，应及时向申请人说明原因，并退还申请材料。3.查阅服务档案管理人员根据批准的查阅申请，在指定的查阅地点为申请人提供合同档案查阅服务。查阅过程中，申请人应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、复制、转借合同档案。如需复制合同档案，申请人应另行填写《合同档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，并按照规定的审批流程进行审批。经批准后，档案管理人员按照规定的方式和数量为申请人提供复制服务，并在复制件上加盖"合同档案复制专用章"。4.查阅记录档案管理人员应对合同档案的查阅情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人、查阅合同编号及名称、查阅内容、复制情况等信息。查阅记录应妥善保存，以备日后查询和审计。

合同销毁阶段1.销毁鉴定合同档案在达到规定的保管期限或已失去保存价值后，由档案管理部门会同相关业务部门、法务部门等组成鉴定小组，对拟销毁的合同档案进行鉴定。鉴定小组根据合同档案的性质、内容、历史价值、现实利用需求等因素，综合评估合同档案是否确已失去保存价值，并提出销毁意见。2.销毁审批将鉴定小组提出的销毁意见提交给企业分管领导进行审批。分管领导应根据企业的档案管理制度和实际情况，对销毁申请进行审核，做出批准或不予批准的决定。对于涉及重要事项、重大决策、法律纠纷等具有一定历史价值或潜在法律风险的合同档案，应谨慎对待销毁审批，必要时可延长保管期限或采取其他特殊保管措施。3.销毁实施经批准销毁的合同档案，由档案管理部门指定专人负责实施销毁。销毁过程应采用安全、环保的方式进行，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。对于采用粉碎、焚烧等方式销毁的合同档案，应在专门的销毁场所进行，并由两人以上在场监督，确保销毁过程符合规定要求。销毁完成后，监督人员应在销毁记录上签字确认。4.销毁记录档案管理部门应对合同档案的销毁情况进行详细记录，包括销毁合同档案的编号、名称、数量、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息。销毁记录应长期保存，作为企业档案管理工作的重要资料。

三、合同档案管理规范要求

管理制度建设1.建立健全合同档案管理制度企业应制定完善的合同档案管理制度，明确合同档案管理的职责分工、工作流程、归档范围、保管期限、查阅利用、销毁处置等方面的具体要求，确保合同档案管理工作有章可循、规范有序。合同档案管理制度应与企业的其他管理制度相衔接，形成统一的企业管理制度体系，共同保障企业的正常运营和发展。2.明确各部门职责合同管理部门负责合同档案管理工作的统筹协调和指导监督，制定合同档案管理工作计划和标准，组织开展合同档案的收集、整理、归档、保管、查阅利用等工作。业务部门作为合同的起草、执行部门，负责合同履行过程中相关文件资料的产生、收集和整理，并及时移交合同管理部门归档。法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，为合同档案管理工作提供法律支持和指导，协助处理合同履行过程中的法律纠纷及相关档案资料的管理。财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，办理款项收付业务，并提供相关财务凭证和资料，配合合同管理部门做好合同档案的财务管理工作。档案管理部门负责合同档案的具体存储保管工作，按照档案管理的规范要求，对合同档案进行分类存放、编目索引、安全保管，并提供查阅利用服务。

人员素质要求1.专业知识培训合同档案管理人员应具备一定的法律、经济、档案管理等专业知识，熟悉合同业务流程和档案管理规范。企业应定期组织合同档案管理人员参加专业培训，不断更新知识结构，提高业务水平。培训内容包括法律法规、合同管理、档案管理、信息技术等方面的知识和技能，确保合同档案管理人员能够熟练掌握合同档案管理工作的各项要求和操作方法。2.职业道德教育加强合同档案管理人员的职业道德教育，培养其敬业精神、责任心和保密意识。合同档案管理人员应严格遵守企业的各项规章制度，保守合同档案中的商业秘密和敏感信息，不得擅自泄露或利用档案信息谋取私利。通过职业道德教育，使合同档案管理人员树立正确的职业价值观，增强对合同档案管理工作的认同感和使命感，确保合同档案管理工作的质量和安全。

信息化建设1.建立合同档案管理信息系统利用现代信息技术手段，建立合同档案管理信息系统，实现合同档案的电子化管理。合同档案管理信息系统应具备合同录入、审核、编号、归档、查询、统计、借阅、销毁等功能模块，能够对合同档案进行全面、动态的管理。通过合同档案管理信息系统，实现合同档案信息的集中存储和共享，提高合同档案管理工作的效率和准确性，方便企业内部各部门快速查阅和利用合同档案。2.数据安全管理加强合同档案管理信息系统的数据安全管理，采取有效的安全防护措施，如设置用户权限、数据加密、定期备份等，防止合同档案信息泄露、篡改或丢失。建立数据安全应急处理机制，制定应急预案，定期进行数据安全演练，确保在发生数据安全事件时能够及时、有效地进行处理，降低损失和影响。

监督检查1.定期检查合同管理部门应定期对合同档案管理工作进行检查，检查内容包括合同档案的收集、整理、归档、保管、查阅利用等环节的工作情况，以及合同档案管理制度的执行情况。检查方式可采用现场检查、资料查阅、问卷调查等多种形式，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪督促整改落实情况。2.内部审计企业内部审计部门应定期对合同档案管理工作进行审计，审查合同档案管理工作的合规性、有效性和内部控制情况。通过内部审计，发现合同档案管理工作中存在的潜在风险和问题，提出改进建议和措施，促进合同档案管理工作不断完善和规范。3.考核评价建立合同档案管理工作考核评价机制，对合同管理部门及相关人员的合同档案管理工作进行考核评价。考核评价指标应包括合同档案的完整性、准确性、规范性、安全性，以及合同档案管理工作的效率和服务质量等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改，并将考核评价结果与绩效挂钩，激励合同档案管理部