备用钥匙管理制度

备用钥匙管理制度一、总则1.目的为了加强公司备用钥匙的管理，确保公司财产安全，规范备用钥匙的使用流程，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、仓库、设备房等场所备用钥匙的管理。3.职责分工行政部门：负责备用钥匙的统一收集、保管和登记工作，并建立备用钥匙管理台账。使用部门：负责提出备用钥匙的使用申请，并在使用后及时归还。安全管理部门：负责监督备用钥匙的使用情况，确保使用过程符合安全规定。

二、备用钥匙的配备1.配备原则根据公司实际情况，对重要办公区域、仓库、设备房等场所配备备用钥匙，以应对紧急情况。备用钥匙的数量应根据实际需要合理确定，确保既能满足应急需求，又不过多占用资源。2.配备范围办公区域：各部门办公室、会议室、档案室等。仓库：原材料仓库、成品仓库、备品备件仓库等。设备房：配电室、机房、空调机房等。其他重要场所：财务室、监控室等。3.钥匙标识备用钥匙应标明对应的场所名称、房间号等信息，以便于识别和管理。标识应清晰、牢固，不易褪色。

三、备用钥匙的收集与登记1.收集流程各部门负责将本部门管辖范围内需要配备备用钥匙的场所钥匙，统一收集后交至行政部门。行政部门在收到备用钥匙后，应对钥匙进行初步检查，确保钥匙完好无损、标识清晰。2.登记内容行政部门应建立备用钥匙管理台账，详细记录备用钥匙的编号、场所名称、房间号、配备时间、保管人等信息。台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.保管方式备用钥匙应存放在专门的钥匙柜中，钥匙柜应具备一定的安全性，能够防止钥匙丢失或被盗。钥匙柜应放置在行政部门指定的位置，并由专人负责保管。

四、备用钥匙的使用申请1.申请条件在正常工作时间内，因工作需要必须进入某个场所，但无法通过正常途径获取钥匙时，可以申请使用备用钥匙。遇到紧急情况，如火灾、漏水等，需要立即进入某个场所进行应急处理时，可以申请使用备用钥匙。2.申请流程使用部门填写申请表：使用部门应填写《备用钥匙使用申请表》，详细说明申请使用备用钥匙的原因、场所名称、房间号等信息，并由部门负责人签字确认。提交申请表：将填写好的申请表提交至行政部门。行政部门审核：行政部门对申请表进行审核，核实申请原因是否合理、必要。如审核通过，在申请表上签字批准，并通知保管人准备备用钥匙。领取备用钥匙：使用部门凭行政部门批准的申请表到保管人处领取备用钥匙。保管人应在发放备用钥匙时，在台账上记录领取时间、领取人等信息。

五、备用钥匙的使用1.使用要求使用备用钥匙时，必须由两名或两名以上的公司员工在场，其中一名应为行政部门或安全管理部门指定的人员。使用人员应严格按照规定的流程使用备用钥匙，不得擅自更改钥匙的使用方式或用途。在使用备用钥匙进入场所后，应及时对场所内的物品进行检查，确保没有异常情况。如发现问题，应立即报告相关部门。2.使用记录使用人员在使用备用钥匙后，应在《备用钥匙使用登记表》上详细记录使用时间、使用原因、使用人员等信息。使用完毕后，应立即将备用钥匙归还至保管人处。保管人应在收回备用钥匙时，核对钥匙数量和状态，并在登记表上记录归还时间。

六、备用钥匙的归还与保管1.归还流程使用人员在使用完毕备用钥匙后，应及时将钥匙归还至保管人处。保管人在收回备用钥匙时，应对钥匙进行检查，确保钥匙完好无损、标识清晰。如发现钥匙有损坏或丢失情况，应及时报告行政部门，并查明原因。2.保管要求保管人应妥善保管备用钥匙，确保钥匙的安全。不得将备用钥匙随意借给他人或带出公司。定期对备用钥匙进行检查和维护，确保钥匙能够正常使用。如发现钥匙有损坏或老化情况，应及时更换。3.台账更新保管人在收回备用钥匙后，应及时在备用钥匙管理台账上更新相关信息，记录钥匙的归还时间、状态等。

七、备用钥匙的定期检查与盘点1.定期检查行政部门应定期对备用钥匙进行检查，检查内容包括钥匙的完好性、标识的清晰度、保管环境的安全性等。检查周期为每季度一次，检查结果应记录在案。如发现问题，应及时采取措施进行处理。2.盘点工作每年年底，行政部门应对备用钥匙进行全面盘点，核对备用钥匙的数量、编号、场所名称等信息是否与管理台账一致。盘点工作应邀请安全管理部门等相关人员参加，确保盘点结果的准确性和公正性。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并进行调整。

八、备用钥匙的遗失与损坏处理1.遗失处理如发现备用钥匙遗失，保管人应立即报告行政部门，并协助进行查找。如无法找回，应及时采取措施防止因钥匙遗失可能带来的安全隐患，如更换门锁等。对遗失备用钥匙的情况进行调查，查明原因。如因保管人疏忽导致钥匙遗失，应追究保管人的责任。2.损坏处理如备用钥匙出现损坏情况，保管人应及时报告行政部门，并申请更换。更换后的备用钥匙应重新进行登记和标识，并按照本制度的规定进行保管和使用。

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