执法档案制度

执法档案制度一、引言执法档案制度作为执法工作中的一项重要管理措施，对于规范执法行为、提高执法水平、保障执法公正具有关键意义。它通过对执法过程中各类信息的全面记录、整理和保存，为执法监督、绩效评估、责任追究以及经验总结等提供了有力依据。本制度旨在建立一套科学、完善、系统的执法档案管理体系，确保执法工作的规范化、标准化和精细化。

二、执法档案的定义与范围（一）定义执法档案是指执法机关及其执法人员在履行法定职责过程中形成的，能够反映执法工作全貌和执法人员执法行为轨迹的各类文件、资料、记录等的总和。

（二）范围1.行政处罚案件档案，包括立案审批表、调查取证材料、行政处罚决定书、送达回执等。2.行政许可档案，涵盖许可申请书、受理通知书、审查意见、许可证件等相关材料。3.行政强制档案，如查封扣押决定书、查封扣押清单、强制执行决定书等。4.执法检查记录，包括日常巡查记录、专项检查记录、复查记录等。5.执法人员的培训记录、考核记录、奖惩记录等。6.与执法工作相关的其他文件、资料，如执法工作方案、总结报告、案件讨论记录等。

三、执法档案的建立（一）档案建立的基本原则1.真实性原则执法档案必须如实反映执法工作的实际情况，确保档案内容真实可靠，不得弄虚作假。2.完整性原则全面收集执法过程中的各类相关资料，保证档案资料的齐全完整，避免出现缺失或遗漏。3.规范性原则严格按照统一的格式、标准和要求进行档案的整理和归档，确保档案的规范性和一致性。4.及时性原则在执法工作完成后，应及时将相关资料整理归档，避免拖延导致资料丢失或遗忘。

（二）档案建立的流程1.资料收集执法人员在执法过程中，应当按照规定及时收集、整理与执法活动相关的各类资料。例如，在行政处罚案件中，执法人员要收集当事人的基本信息、违法行为证据、询问笔录、现场检查记录等。对于不同类型的执法活动，明确资料收集的责任主体和具体要求，确保资料收集的全面性和准确性。2.资料整理对收集到的资料进行分类、编号、装订等整理工作。按照执法档案的类别，如行政处罚档案、行政许可档案等，分别进行整理。对每份资料进行编号，以便于查询和管理。编号应具有唯一性和系统性，能够清晰反映资料的类别、年份、顺序等信息。将整理好的资料进行装订，确保资料的整齐和牢固，便于长期保存。3.档案录入建立电子执法档案系统，将纸质档案中的关键信息录入系统，实现档案的电子化管理。录入的信息应包括案件基本信息、当事人信息、执法依据、执法过程记录、处理结果等。对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份应采用多种存储介质，并分别存储在不同的地点。4.档案归档将整理好并录入系统的执法档案按照档案类别、年份、保管期限等进行分类归档。设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。按照档案管理的要求，编制档案目录和索引，方便档案的查找和利用。

四、执法档案的内容（一）行政处罚案件档案内容1.立案材料立案审批表，详细记录案件来源、当事人基本情况、案件涉嫌违法事实、立案依据、立案时间等信息。举报材料、交办线索等相关来源文件，作为立案的依据和参考。2.调查取证材料现场检查笔录，记录检查的时间、地点、当事人、检查情况等内容，要求详细、准确、客观。询问笔录，包括对当事人及相关证人的询问记录，应注明询问时间、地点、询问人、被询问人等信息，笔录内容应经被询问人核对无误后签字确认。证据材料，如书证、物证、视听资料、电子数据等，应注明证据的来源、证明内容等。对证据的提取过程要有详细记录，确保证据的合法性和关联性。3.案件审核材料案件调查报告，执法人员对案件调查情况进行全面总结和分析，提出处理建议。审核意见，法制机构或其他审核部门对案件的合法性、合理性进行审核后提出的意见，包括对事实认定、证据采信、法律适用、处罚幅度等方面的审核意见。4.告知与听证材料行政处罚告知书，告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人享有的陈述、申辩和听证权利等。当事人陈述、申辩材料，记录当事人对行政处罚告知的意见和理由。听证材料（如适用听证程序），包括听证申请书、听证通知书、听证笔录、听证报告等，详细记录听证过程和结果。5.处罚决定材料行政处罚决定书，明确记载行政处罚的种类、幅度、履行方式和期限等内容，决定书应加盖执法机关公章，并由法定代表人或其授权的执法人员签字。送达回执，记录行政处罚决定书送达当事人的时间、方式、受送达人等信息，受送达人应签字确认。6.执行材料执行情况记录，包括当事人履行处罚决定的情况，如缴纳罚款、整改违法行为等情况的记录。强制执行相关材料（如适用），如申请法院强制执行的相关文书、法院执行结果等。

（二）行政许可档案内容1.申请材料行政许可申请书，申请人填写的申请许可事项、申请人基本信息、申请日期等内容。申请人提交的证明材料，如营业执照、资质证书、身份证明等相关文件的复印件，要求材料真实、有效，并注明与原件一致。2.受理材料受理通知书，记录受理申请的时间、受理编号、申请人等信息，告知申请人行政许可申请已被受理。不予受理决定书（如适用），说明不予受理的理由和依据，以及申请人享有的权利。3.审查材料审查意见，包括对申请材料的真实性、合法性、完整性的审查意见，以及对许可事项的实地核查情况记录（如需要实地核查）。专家评审意见（如适用），组织专家对许可事项进行评审后形成的意见，专家应签字确认。4.决定材料行政许可决定书，明确作出许可或不予许可的决定，记载许可的内容、有效期等信息，决定书应加盖执法机关公章，并由法定代表人或其授权的执法人员签字。许可证件，制作并颁发给申请人的行政许可证件，如营业执照、许可证等，记录证件编号、颁发日期等信息。5.送达材料送达回执，记录行政许可决定书和许可证件送达申请人的时间、方式、受送达人等信息，受送达人应签字确认。

（三）行政强制档案内容1.实施行政强制措施材料行政强制措施审批表，记录实施行政强制措施的理由、依据、期限、实施对象等信息，经审批后方可实施。行政强制措施决定书，明确实施行政强制措施的种类、依据、期限、实施对象等内容，决定书应加盖执法机关公章，并由法定代表人或其授权的执法人员签字。查封扣押清单，详细记载被查封扣押的财物名称、规格、数量、特征等信息，一式两份，一份交当事人，一份存档。现场笔录，记录实施行政强制措施的现场情况，包括实施时间、地点、执法人员、当事人等信息，现场笔录应经当事人签字确认（如当事人拒绝签字，应注明情况）。2.行政强制措施解除材料行政强制措施解除审批表，记录解除行政强制措施的理由、依据、期限等信息，经审批后方可解除。行政强制措施解除决定书，明确解除行政强制措施的种类、依据、期限、解除对象等内容，决定书应加盖执法机关公章，并由法定代表人或其授权的执法人员签字。退还财物清单，记录退还被查封扣押财物的名称、规格、数量等信息，退还财物清单应经当事人签字确认。3.行政强制执行材料行政强制执行申请书，申请法院强制执行的相关文书，说明强制执行的理由、依据、申请执行标的等信息。催告书，在实施行政强制执行前，向当事人发出的催告通知，告知当事人履行义务的期限、方式以及不履行义务将承担的后果等。执行文书及执行结果记录，如法院的执行裁定书、执行记录等，记录行政强制执行的过程和结果。

（四）执法检查记录内容1.日常巡查记录巡查时间、地点、巡查人员等基本信息。巡查发现的问题记录，包括违法行为、安全隐患、环境卫生等方面的情况，应详细描述问题表现和发现位置。处理措施及结果记录，对巡查发现的问题采取的整改要求、责令改正期限、复查情况等记录。2.专项检查记录专项检查工作方案，明确检查的目的、范围、内容、方法、时间安排等。检查过程记录，包括检查人员组成、检查情况记录、发现的问题及相关证据材料等。专项检查总结报告，对专项检查工作进行总结，分析存在的问题，提出改进措施和建议。3.复查记录复查时间、地点、复查人员等信息。针对上次检查发现问题的整改落实情况检查记录，记录整改是否到位，仍存在的问题及后续处理意见等。

（五）执法人员相关记录内容1.培训记录培训计划，明确培训的内容、时间、地点、培训对象等信息。培训教材、讲义、课件等资料。培训签到表、培训考核成绩记录等，反映执法人员参加培训的情况和学习效果。2.考核记录考核方案，规定考核的内容、方式、标准、周期等。考核评分表，记录执法人员在各项考核指标上的得分情况。考核结果评定记录，确定执法人员的考核等级（优秀、合格、不合格等）。3.奖惩记录奖励决定，记载执法人员获得的奖励名称、奖励依据、奖励时间等信息。表彰奖励证书、文件等相关材料。处罚决定，记录执法人员受到的处罚种类、处罚依据、处罚时间等信息。处罚决定书、处分文件等相关材料。

五、执法档案的保管与利用（一）保管期限1.行政处罚案件档案简易程序案件档案保管期限为[X]年。一般程序案件档案保管期限为[X]年，涉及重大复杂案件、社会影响较大案件以及可能引发行政复议、行政诉讼的案件档案保管期限为[X]年。2.行政许可档案一般行政许可档案保管期限为[X]年。涉及公共安全、人身健康、生命财产安全等重要领域的行政许可档案保管期限为[X]年。3.行政强制档案实施行政强制措施档案保管期限为[X]年。行政强制执行档案保管期限为[X]年。4.执法检查记录档案日常巡查记录档案保管期限为[X]年。专项检查记录档案保管期限为[X]年，涉及重要事项的专项检查记录档案保管期限为[X]年。5.执法人员相关记录档案培训记录档案保管期限为[X]年。考核记录档案保管期限为[X]年。奖惩记录档案长期保管。

（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应进行定期备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失或损坏。

（三）利用规定1.执法机关内部因工作需要查阅执法档案的，应当填写查阅申请表，经审批后按照规定的程序和要求查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案材料。2.因行政复议、行政诉讼等需要提供执法档案材料的，由执法机关按照相关法律程序和要求办理。3.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的执法档案，应当严格按照保密规定进行管理和利用，防止信息泄露。4.对执法档案的利用情况应进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息，以备查询和追溯。

六、执法档案的监督与考核（一）监督机制1.建立执法档案管理监督小组，定期对执法档案的建立、保管、利用等情况进行检查和监督。2.加强对执法人员执法档案资料收集、整理、归档等工作的日常监督，确保执法档案资料的真实、完整和及时。3.接受上级主管部门、纪检监察部门以及社会公众的监督，对发现的问题及时进行整改。

（二）考核制度1.将执法档案管理工作纳入执法人员绩效考核体系，明确考核指标和评分标准。2.考核内容包括执法档案的建立质量、保管情况、利用效率、监督检