物业公司入伙管理手册

第NJ四ri章1•1入伙管理手册

电子文档：RHGL001

物业入伙管理制度

一、入伙准备工作

1.物业管理处在入伙前1个月制定入伙工作计划，该计划中应明确：

(1)入伙时间。

(2)负责入伙工作的人员及其职责。

(3)入伙手续。

(4)入伙过程中使用的文件和表格。

2.入伙工作计划应由管理处主任批准，管理处应提前1个月向业主发出《入伙通知书》，

并详细说明：

(1)需业主准备的证明材料。

(2)需业主填写的表格。

(3)办理入伙手续的程序。

(4)办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识，并指定专人负贵业主

办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便于业主办理各项手续.

二、入伙审香愁记

1.管理处应建立入伙登记表，对业主提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取

《入伙通知书》，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包括：

(1)《入住说明》。

(2)《住户手册》。

(3)《住户公约》。

(4)《管理协议》。

(5)《预交费用标准》。

(6)《装修须知》。

(7)《住户登记表》。

(8)《装修审批表》。

(9)《验收交接表》。

2.上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。在提供给业

主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料，包括：

⑴身份证。

(2)工作证复印件。

(3)《业主登记表》。

(4)购/租房合同的正本及复印件。

(5)已签署的《住户公约X、《管理协议》。

3.管理处对业主的资料进行审核验证，验证内容包括：

(1)表格填写是否完整、正确和清晰。

(2)公约和管理协议是否已签署。

(3)身份证明文件与购/租房合同及《业主登记表》是否一致。审查通过后，入伙管理员

收取购/租房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》1份、《管理协议》】份，在《入伙通

知书》注明签收。

三、预交费用

财务应根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定，确定入伙《预交费用》。

管理处在审查并接受业主收取各项费用，并开具相应票据给业主。

费用项目包括：预交管理费、装修保证金及清运费等。财物应造费用登记表，对费用交

纳完毕的业主，应在登记表中注明。

上述手续完成后，管理处查验入伙登记表及已签署的《管理协议》及各项收费票据后向

业主发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记，同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。

管理处与业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签

字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相美部门处理。

四、入伙后的装修管理

管理处在提供给业主的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见《装修管理手册》。

电子文档：RHGL002

入伙期间业主接待标准

一，目的

通过与业主初次交往过程中周到热情•、体贴•、细致的服务，使物业管理公司在刚接管物

业时即能建立良好信誉开端，塑造起自己管家和亲人的形象，从而为物业管理工作的顺利开

展铺路，也可为今后嬴得广大业主的充分信任和长久支持打下坚实基础。

二、对象

入伙前后前来看楼或办理相关手续的业主。

三、接待人员配备与要求

接待人员配备视物业辖区面积、规模及入伙期间业主人流量而定。但在办理入伙期间内，

应有专职入伙接待员数名，在业主较多时，管理处其他员工应作为机动预备人员分担接待工

作。

对入伙接待员应要求其：

1.熟知与木物业有关的多种情况，包括物业的建筑结构方面专业知识、木物业多种不同

户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。

2.熟知与业主利益有关的多种情况，包括发展商的情况、业主与发展商易生纠纷的事宜、

装修知识、业主与装修商易生的纠纷的事宜等。

3,了解现有业主的概况，包括年龄段、知识水平层次等。

4.擅长沟通、热情大方、耐心细致。

四、掺待工作内容

1.管理处内应设物业概况的挂图或说明；管理公司的介绍及本物业员工工号、姓名及职

位介绍。

2.设待客室，备茶点。

3.具体程序。

(礼仪、态度略)

(1)询问

向业主询问需要的服务，其物业的具体情况，装修、入住的计划等。

(2)交流

就业主提供的情况和所需要的服务做进一步交流。提出建议，确认为业主需要。

(3)介绍

适时地介绍管理公司构思与规划，并请业主参与意见：提醒与发展商交易中应注意的问

题，提醒装修应注意的问题。必要时引领业主参观整个物业，同时介绍现已登记的业主年龄、

知识层次，让业主了解“邻里”概况。

⑷引导

引导业主参与构想物业管理方方面面的工作方案、落实措施，诚恳地请业主为自己的家

大胆建议。

电子文档：RHGL003

入伙程序指南

一、律师行向业主发出《入伙通知书》。

二、业主向管理部提交：《售楼（租楼）合同》、《入伙通知书》、《公证书》、《付款收据》（管

理基金、管理费、管理费按金）、身份证或护照、营业执照（副本）和《公司委托书》。

三、未交汇上述钱款的到财务室汇清并交汇电费按金。

四、向业主发放：《业主收楼登记表》、《住户手册》、《入住程序指南》、《凭证表》、《收

费标准》、《银行电脑托收合同》、《电话中请表》、《车位中请表》。

五、协同工程部验收物业，当场填写《收楼验收表》，并记下水电表底数、填写《单元

验收遗漏工程记录表》。

六、交回填好的表格：《银行电脑托收合同》、《电话申请表》、《车位申请表》、《单元验

收遗漏工程记录表》自收楼之日起48小时内交EI管理处有效。

七、签署收楼协议并移交钥匙。

电子文档：RHGL004

入伙通知

XX公司/女士/先生：

您好！您所认购的大度层室已十年—月经省/市

部门验收部门和房地产公司、建筑工程公司、物业管理公司等组

成的验收小组验收合格，准予入住。

1.请您接到本通知后按附表规定的时间前来办理入伙手续。地点在，

在此期间内，房产公司财务部、地产部、物业管理公司等有关部门将到现场办公，1次办完

手续，为您提供快捷方便的服务。

2.如果您因公事繁忙，不能亲自前来，可委托他人代办。代办时，除应带齐相关的文件

外，还应带上您的委托书、公（私）章和身份证。

3.如果您不能在附件中规定的时间内前来办理手续，可以在月日后，到

房地产公司（地点）先办财务及收楼手续，再到物业管理公司（地

点）办理入伙手续。

在您来办理各项手续前，请仔细阅读《入伙手续书》、《收喽须知》、《缴款通知书》。

特此通知！

______________________________________________________房地产开发有限公司

___________________________________________物业管理有限公司

年月日

电子文档：RHGL005

入伙须知

尊敬的各位业主：

您好！

祝贺您乔迁本区，我们管理处全体员工热诚为您服务。为便于您顺利办理入住手续，请

注意以下事宜：

一、请仔细阅读管理处为您准备的《住户手册》、《入住流程表》、《装修审批流程表》及

有关资料，大家按章办事，则乔迁更加顺利如意。

二、请携带《购/租房合同书》、《进住通知单》、身份证、户口本等证件及其复印件1

份到管理处办理入住手续。

三、请您详细、如实地填写各种表格并按时交回管理处，以便管理处办理各项手续。

四、自入住之R起，业主每月应按时缴纳公共设施维护费、卫生费、消杀费，3项收费

合计为两房：元/月：三房：元/月：四房：元/月.

五、请您签订《业主公约》，并从签订之日起，严格履行自己的权利、职责和义务。

六、由责任区楼管员带您交验住房，如实填写《住房验收交接表》，交回管理处存档。

七、业主搬迁过程中，应严格执行管理处有关规定，服从指挥，不得损坏区内一切公物，

不得乱倒、乱扔杂物，违者均按有关规定处罚。

八、装修新屋，情理中事，但请严格执行政府文件规定，填写《装修申请表》，施工队

出具施工执照复印件，经管理处审批，并预交装修押金后方可施工。

九、请您到管理处办理申请用电、用水手续。

十、在入住时交费项目还有：搬迁押金元/户：住房装修押金元/户：

装修施工队装修费押金元/户；装修垃圾清运费元/户；各项押

金在搬迁、装修后无违章，则全额退回。

物业管理公司

一年一月—日

电子文档：RHGL006

入伙手续书

_____W户：

您认购的一号—室,现已具备入伙条件，请您按如下顺序办理入伙手续，谢谢您的

合作。

一、房产收款组

业户已付清房款、有线电视初装线费、地箝图费。

并开具收费凭证。

经办人：

部门签章：

年月日

二、合同组

业户已签合同，并领取质保书、电视线、地籍图（2份）、水表对卡、纪念品。

业户爸*:经办人：

部门签章:

年月日

三、物业组

业户已领取《业户手册》等入伙资料。

业户已付清物业管理服务费（3个月）、装修垃圾清运黄，并开具收费凭证。

经办人：

都门签聿:

年月日

四、验房组

业户已验房，同意接收房屋，并领取钥匙—______把。

（本单由验房组收回）

业户签章：经办人：

部门签章:

年月日

电子文档：RHGL007

入住（租用）协议书

姓名（单位）_________________________________________

于年月日进住（租用）号房。经查验房内设施齐全，完

好无损，就今后有关事项与管理处达成协议如下：

一、住/租户进住7天之内，如发现室内有电器设施断路、短路、开关不灵、灯具不亮、

上下水道不通等，可报管理处，由管理处通知原施工队尽快修复。7天后发生问题由住/租

户自己解决。

二、住/租户所住用的楼宇，是经市建筑质量检验部门检验合格后交付使用的，1年内

如因建筑质量问题需要维修的，由管理处通知施工队尽快修复。1年后由住/租户自己负责。

三、为保持住宅区高雅的格调及外貌美观协调，住/租户绝对不得将窗户及外墙做任何

更改，不得擅自安装防盗网、雨篷，至于认可的装置，例如窗花，否则必须依照指定的规

格装设。

四、住/租户必须自觉遵守管理处有关管理条例，不准在小区内外乱丢垃圾、朵物；乱

贴广告、标语：乱竖广告牌、指路牌等：不得将神位、神像等设置在户外：不准损坏绿化植

物或在树上晒衣服；不准机动车辆在小区范围内乱停乱放：不准违反消防管理规定等。如有

违反规定者，管理处将予以处罚。

五、住/租户应与管理处密切配合，共同管好小区。小区内严禁饲养家禽、家畜，违者

按城市卫生管理条例处理。垃圾用袋装好后放入垃圾箱内，电视或音响的音量不要影响他人

休息，使小区有一个良好的生活和办公环境。

六、根据市政府有关收取管理费的文件规定，住/租户必须按时交管理费、租金等有关

费用。如欠交上述费用，按规定收取滞纳金。

七、根据市规定，未经市人民政府或指定的机关批准，自己改变房屋结构、

用途、外貌或进行扩建、拆建者，除责令停止或恢复原貌外，并根据情节轻重，处以人民币

元以下的罚款。

八、双方确认进住前水表读数为立方米；电表读数为度。

九、协议一式两份，管理处与住/租户各执一份。经双方签字后生效。

住/租户（签字/盖章）:管理处（盖章）：

代理人（单位）:负责人（签字）：

联系电话：联系电话：

年月日年月日

电子文档：RHGL008

入户声明

本人已于年月日和管理处一起，共同对

小区栋号房进行验收。经查验认为：该物业符合购房合同的条件和要求，

现正式声明入户。收到《物业管理公司物业管理办法》、《装修须知》，并愿意

遵守小区的有关物业管理规定，与管理处一起共同营造安宁、优美、舒适的

居家环境。

业主/业主代表签字：

年月三

附：签领钥匙登记表

签领钥匙登记表

业主姓名房号

幢单元号

单元防盗门住房防盗门序门卧室门阳台门其他

备注

电子文档：RHGL009

业主公约

为加强住宅区各类物业管理，保障本住宅区物业的安全与合理使用，维护住宅区的公共

秩序，创造良好的生活环境，同意签订本公约，并共同遵守。

一、本住宅区情况

1.地点：______区_______路。

2.总占地面积：平方米。

3.总建筑面积：平方米，其中：住宅平方米，非住宅平方米(商

业用房平方米，其他平方米)。

4.楼宇栋套,其中：高层楼宇栋套，多层楼宇栋

套。

5.业主数量：个。

6.管委会财产：

(1)公用设施专用基金：元。

(2)物业管理用房平方米，其中：管委会平方米，物业管理公司平

方米.

(3)商业用房平方米。

(4)其他：<,

7.公用设施及公共场所(地)状况：

(1)道路：车行道平方米：人行道平方米。

(2)园林绿化地面积：平方米。

(3)教育设施：中学所，建筑面积平方米：小学所，建筑面积

平方米：幼儿园所，建筑面积平方米。

(4)文体设施：文娱活动中心个，建筑面积平方米；网球场个,

占地面积平方米：门球场个，占地面积平方米;游泳池个，

建筑面积平方米；儿童游乐场所个，占地面积平方米。

其他：a.

b.

c.

(5)路灯盏：庭园灯盏。

其他灯：a.

b.____

(6)污水检查井个，排污管米；雨水检查井个，雨水管米；化粪

池座：明沟米；暗沟米。

(7)消防水泵头接口个。

(8)停车场个，总占地面积平方米，车位个。

(9)综合楼座，建设面积平方米。

其中：a.

b.____

(10)肉菜市场个，建筑面积平方米。

(11)邮电局(所)个，建筑面积平方米。

(12)影剧院____座，建筑而枳平方米。

(13)医院座，建筑面积平方米。

(14)其他：

以上所有公用设施和公共场所(地)有、、项已竣工交付使用，

有—、—、一项尚未竣工或交付使用，预计年月可交付使用。

8.其他事项：

(1)

(2)

(3)

二、业主大会的召集和决定住宅区重大事项的方式

1.业主大会的召集：

(1)第一次业主大会在住宅交付使用且入住率达到50席以上时，由区住宅管理部门会同

开发建设单位或其委托的物业管理公司按法定程序和形式召集，选举产生管委会。

①由区住宅管理部门牵头，与开发建设单位或其委托的物业管理公司组成业主大会筹委

会(以下简称筹委会)，筹委会可邀请市住宅主管部门及其他有关部门、单位的人员参加。

②筹委会根据有关法规规定，在充分征求业主的意见后提出管委会委员候选人名单，并

做好大会议程、资料准备等工作。

③筹委会在业主大会召开14天前将大会召开日期、地点、内容、方式、程度及管委会

候选人名单等在住宅区内公告。

④筹委会主任按规定的程序主持业主大会，选出第一届管委员委员，完成大会各项议程。

⑤第一届管委会产生后，经市政府社团登记部门核准登记成立，依法行使各项权利。

⑥住宅区所有有投票权的已入住业主，均应按筹委会公告要求，按时出席业主大会，参

加投票，行使法定权利，承担法定责任。

⑦各业主明白如不出席业主大会并参加投票表决，将由自己承担由此而产生的一切后果。

(2)管委会成立以后，负责召集此后的业主大会，并每年至少召开一次。

①经持有10%以上投票权的业主提议，管委会应于接到该项提议后14天内就其所指明

的目的召开业主大会。

②管委会应于召开业主大会7天前将会议地点、时间、内容、方式及其他事项予以公告。

③业主大会由管委会主任主持，如果管委会主任缺席，则由管委会副主任主持。

2.业主大会必须有已入住业主中持有50%以上投票权的业主出席才能举行；如经己入住

业主中持有50%以上投票权的业主决定，可以推迟召开业主大会。

3.业主大会的出席人数达到法定人数时，在会上提出的一切事项，由出席会议的业主表

决，以过半数通过。表决可采用书面投票或其他形式。如遇票数相等，则会议的主持人除可

投一票普通票外，还可投一票决定票。

4.大会投票实行住宅房屋一户一票；100平方米以上的非住宅房屋每100平方米的建筑

面积为一票，100平方米以下的有房地产权证书的非住宅房屋每证一票。

5.在业主大会上，业主应亲自或委托代表投票。委托代表投票，必须于会议召开前一天

或管委会主任批准的时间内，向管委会出具授权委托书，否则该项委托无效。授权委托也必

须有业主签字，如业主为法人，则须盖法人公章。

6.业主可以一栋或数栋楼房为单位，推选楼长，作为推选人的共同代表，参加业主大会，

并行使业主的其他管理权利。

三、业主的权利、义务

1.业主的权利

(1)依法享有对自己所拥有物业的各项权利。

(2)依法合理使用房屋本体公用设施(楼梯、通道、电梯、上下水管道、加压水泵、公用

天线、阳台、消防设备等)、住宅区公用设施和公共场所(地)(道路、文化娱乐场所、体育设

施、停车场、单车房等)的权利。

(3)有权按有关规定在允许的范围内进行室内装修、维修和改造。

(4)有权自己或聘请他人对房屋自用部位的各种管道、电线、水箱以及其他设施进行合

法维修养护。

(5)有权根据房屋的外墙面、楼梯间、通道、屋面、上下水管道、公用水箱、加压水泵、

电梯、机电设备、公用天线和消防设施等房屋本体公用设施的状况，建议物业管理公司及时

组织维修养护，其费用从住宅维修基金中支出。

(6)有权根据住宅区的道路、路灯、沟渠、池、井、园林绿化地、文化娱乐体育设施、

停车场、走廊、自行车房(棚)等住宅区公用设施及公共场所(地)的状况，建议物业管理公司

及时进行维修养护，其费用从管理服务费中支出。

(7)有权要求物业管理公司对住宅区内各种违章建筑、违章装修以及违反物业管理规定

的其他行为予以制止、纠正。

(8)有权参加业主大会，并对住宅区的各项管理决策拥有表决权。

(9)有权对本住宅区物业管理的有关事项向管委会、物业管理公司提出质询，并在3日

内得到答复。

(1。)右权要求管委会和物业管埋公司按照巾政府规定的期限定期公布住宅区物业管埋

收支账目。

(11)有权对住宅区的物业管理提出建议、意见或批评，可要求管委会对物业管理公司的

违反合同或有关规定的行为进行干预、处罚。

(12)有权会同其他业主就某一议题要求管委会召集业主大会。

(13)有权就本住宅区的物业管理向市住宅主管部门和区住宅管理部门投诉或提出意见

和建议。

(14)有权要求毗连部位的其他维修责任人承担养护，并按规定分操维修费用。

2.业主的义务

(1)在使用、经营、转让其名下物业时，应遵守有关法律、法规和政策规定。

(2)在使用住宅区物业时，应当遵守下列规定：

①未经市政府有关部门批准，不得改变房屋结构、外貌和用途。

②不得对房屋内外承重墙、梁、柱、楼板、阳台、天台、屋面及通道进行违章凿、拆、

搭、占。

③不得堆放易燃、易爆、剧毒、放射件等物品,伸自用牛活性燃料除外C

④不得利用房屋从事危害公共利益的活动。

⑤不得侵害他人的正当权益。

(3)业主如需对其住宅进行装修，必须遵守《住宅装修管理规定》，并填写装修申请表,

报物业管理公司审查批准后方可施工，接受物业管理公司的管理和监督。

(4)房屋室内部分以及供电、供水、供气等分户表后部分(往用户方向)和表前至第一个

阀门部分由用户负责维修养护.

(5)凡房屋及附属设施有影响市容或者可能危害毗连房屋安全及公共安全的，按规定应

由业主单独或联合修缮的，业主应及时进行修缮。拒不进行修缮的，由管委会授权物业管理

公司修缮，其费用由业主承担。

(6)业主应自觉维护公共场所的整洁、美观、畅通及公用设施的完好。

业主不得在任何公共场所违章搭建任何建筑物或堆放、悬挂、弃置物品、垃圾，不得损

坏、拆除、改造供电、供水、供气、通讯、交通、排水、排污、消防等公用设施。

(7)在住宅区内不得有下列行为：

①践踏、占用绿化地。

②占用楼梯间、通道、屋面、平台、道路、停车场、自行车房(棚)等公用设施而影响其

正常使用功能。

③乱抛垃圾、杂物。

④影响市容观瞻的乱搭、乱贴、乱挂等。

⑤损坏、涂画园林艺术雕塑。

⑥聚众喧闹。

⑦随意停放车辆和鸣喇叭。

⑧发出超过规定标准的噪音。

⑨排放有毒、有害物质。

⑩经营锻造、锯木、建筑油漆、危险品、殡仪业以及用住宅开舞厅、招待会等危害公共

利益或影响业主正常生活秩序的行业。

妨碍他人合法使用公用设施及公共场所(地)。

法律、法规及地方政府的规定禁止的其他行为。

(8)对本住宅区物业管理公司人员在出示工作证(牌)或有关证明后，在合理时间内(上午

11：45〜12:45,下午6：0C-7：30)进入本住宅区任何楼宇内部及其公共部位进行检查、

维修、养护或检查业主公约的有关条款是否得到遵守和实施的巡视行为,业主应提供方

便，不得拒绝或阻扰。

(9)按规定缴纳应支付的管理服务费和住宅维修基金等。

(10)'小主应同时遵守下列城市管理法加、规定,并承诺接受管委会或物W管理公司据此

而进行的管理和处罚：

①住宅区物业管理条例及其实施细则。

②公共卫生管理条例。

③园林绿化管理条例。

④环境噪声管理暂行规定。

⑤房屋租赁管理条例。

⑥消防管理暂行规定。

⑦关于禁止在市区饲养家禽家畜的通告。

⑧关于禁止在市区内销售、燃放烟花爆竹的通告。

⑨住宅装修管理规定。

⑩其他有关住宅区物业管理的法律、法规及政策规定。

（11）'也主并承诺在自己与其他非业主使用人建立合