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文档简介

电子产品高值耗材采购管理制度及流程一、制定目的及范围为规范电子产品高值耗材的采购管理，确保采购过程的透明、公正、高效，特制定本管理制度。该制度适用于公司所有涉及高值耗材的采购活动，包括但不限于计算机设备、办公自动化设备、专业测试仪器等。二、采购原则1.采购活动应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑质量、价格及服务，择优选择供应商。2.所有高值耗材采购必须通过正规渠道进行，确保供应商具备合法资质，所有采购物资需开具合法发票。3.各部门应指定专人负责采购事宜，申购人与采购人不可为同一人，确保职责分离。三、采购流程1.采购申请阶段1.1需求确认：各部门在决定采购前，应根据实际需求进行充分讨论，确认所需高值耗材的规格、数量及预算。1.2填写申购单：确认需求后，申购人需填制《高值耗材申购单》，并附上需求说明及预算依据。1.3审批流程：申购单需提交部门负责人审核，预算金额超过规定限额的，需报财务部审批。2.供应商选择阶段2.1询价：经过审批的申购单，采购人应主动进行市场调研，至少联系三家合格供应商，获取报价及相关资料。2.2报价比较：采购人需对各供应商的报价、质量、服务进行综合评估，并填写《供应商报价比较表》。2.3确定供应商：依据比较结果，选择合适的供应商，并向部门负责人提交《供应商选择报告》进行审批。3.采购实施阶段3.1签署合同：经审批后，采购人需与供应商签署正式采购合同，确保合同中明确双方权利与义务。3.2下单采购：签署合同后，采购人可根据合同要求下单，确保订单信息准确无误。3.3物资验收：货物到达后，由相关部门进行验收，核对数量、规格及质量，填写《验收单》并进行签字确认。4.财务处理阶段4.1发票处理：采购人需在验收合格后向供应商索要发票，确保与采购合同一致。4.2报销流程：采购人应在收到发票后的一周内向财务部门提交报销申请，附上《验收单》及其他相关凭证。4.3财务审核：财务部门对报销申请进行审核，合格后方可进行付款处理，确保资金流转的合规性。四、采购纪律1.采购人责任：采购人需认真履行职责，确保所购高值耗材符合质量标准，按时完成采购任务。2.规范行为：采购人员不得接受任何形式的贿赂、回扣或其他不正当利益，违者将受到公司纪律处分。3.信息保密：采购过程中涉及的供应商信息、价格及合同内容需严格保密，未经授权不得外泄。五、备案与档案管理所有高值耗材的采购记录均需妥善保存，采购人应将《申购单》、《验收单》、《合同》及发票复印件归档，存档时间不少于五年，以备后续审计及查询。六、反馈与改进机制为提高采购流程的效率和透明度，设立反馈机制。各部门可定期对采购流程提出改进建议，采购管理部门应及时收集、分析反馈意见，推动流程的优化与调整。同时，每年对采购流程进行总结评估，确保符合公司发展及市场变化的需求。七、附则本制度自发布之日起实施，所有相关人员应认真遵守。如有未尽事宜，按公司相关管理规章制度执行。如需对本制度进行修改，须经公司相关部门讨论并报管理

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