匀予水商贸有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1.匀予水公司简介....................................................1

2.匀予水公司差旅费报销制度的建立及现状..............................1

3.匀予水公司差旅费制度存在的问题....................................1

3.1差旅费报销制度有缺陷..........................................1

3.2差旅费报销制度中的标准不统一..................................2

3.3差旅费报销制度没有报销时限的规定..............................2

4.针对差旅费制度存在问题的优化设计..................................3

4.1补充和完善差旅费报销流程......................................3

4.1.1补充和完善报销流程.........................................3

4.2.2严格审核差旅费报销票据.....................................4

4.2制定合理报销标准..............................................4

4.2.1统一报销标准...............................................4

4.2.2统一合作对象...............................................5

4.3规定报销时限并建立奖惩制度....................................6

4.3.1规定报销时限...............................................6

4.3.2建立奖惩制度...............................................6

4.3.3提前领取经费...............................................7

5.结束语............................................................8

II

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匀予水商贸有限责任公司差旅费报销制度优化制度

1.匀予水公司简介

匀予水商贸有限责任公司是一家从事建材批发,润滑油销售,五金产品销售

等业务的公司，成立于2020年12月25日，公司坐落在湖南省，企业的经营范

围为:建材批发；润滑油、五金产品销售；停车场运营的管理。（依法须经批准

的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动）。

2.匀予水公司差旅费报销制度的建立及现状

经过调查发现，匀予水公司从建立之初起就建立了差旅费报销制度。虽然

建立的早，但公司差旅费报销制度并没有十分完善，甚至有很大的缺陷。差旅

费是公司的经常性经费支出项目，涉及的数额大、产生的业务量多，而公司的

差旅费报销制度流程缺少了出差回来后先向上级主管报告审核签字，及其的不

严谨。经过调查还发现，公司的差旅费报销制度没有统一的报销标准，也没有

报销时限的规定。这些未完善、有缺陷的差旅费报销制度很容易使报销人员钻

空子形成虚假报账、不利于公司资金的管理，也极易造成公司资金的浪费，严

重制约了公司向好发展。现阶段，公司急需对差旅费报销制度进行优化设计，

这样才能更加利于公司平稳良好的发展，为公司带来更多的经济效益。

3.匀予水公司差旅费制度存在的问题

3.1差旅费报销制度有缺陷

匀予水公司的差旅费报销制度中有极大缺陷，并没有对差旅费报销制度有

非常完整的规定。由于公司刚成立两年，主要将精力放在采购建材和润滑油、

五金销售等主营业务方面，并没有将差旅费报销流程设计的很复杂和完整，员

工出差回来后填写报销单交负责人签字再递给财务审批通过就可以进行报销

了，（如图1所示）在此外并没有其他任何的规定和特殊要求，并未在出差回

来后先向上级主管审核签字。正是在这样有缺陷的报销制度下，报销人员认为

既然出差回来后并不需要找上级主管签字审核，自己也就不需要那么快的去找

财务人员报账，此前出现过多位在出差回来后将差旅费日积月累的积攒下来等

积攒到一定数额再报账。由于从出差到报销完之间的时间跨度长，非常容易出

现时间不对、票据和凭证丢失等各种问题，也给财务人员增加了工作量。并

且，票据和凭证丢失很容易让报销人员钻空子形成虚假报销，报销人员可直接

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利用“丢失”编造金额虚假报账，也会使财务人员在工作中松懈，在报销审核

中掉以轻心。以上种种现象都是由于公司差旅费报销制度有缺陷，不利于对公

司资金的管理，导致多余的费用流出，也容易使账目登记记录混乱，无形中增

加了财务人员的工作量。

报销人员填交负责人签财务人员审

写报销单字批

图1旧的报销流程

3.2差旅费报销制度中的标准不统一

匀予水公司的差旅费报销制度中并没有统一的报销标准，随意性非常大。

通过查看公司以前的差旅费报销单可以发现很多问题。①同一批出差的部门员

工比部门经理报销的费用要多，部门员工300元/天，而部门经理则只有250元

/天。②同样级别的员工享受的待遇不同，一位员工的酒店标准是200元/天，

而另一位员工则是300元/天。③公司有报销餐费200元，但是在报销单上却有

出差伙食费200元，形成了重复报销。刚成立不久的公司差旅费报销制度已经

如此没有规范，等公司慢慢发展壮大后更是对公司资金管理不利，极易造成公

司资金的浪费。

3.3差旅费报销制度没有报销时限的规定

通过查看匀予水公司的差旅费报销制度，发现报销制度中并未写清具体时

限。而通过查证公司的差旅费申请单、报销单和所填制的凭证，可以发现①只

有10%的报销人员在回来后及时向财务人员进行报销。②超过三个月小于一年

还未报销的占到了40%。③超过一年还未报销占到了30%。（见图2）正是由于

公司的差旅费报销制度中并未写清具体报销时限，所以导致了以上现象的产

生。此外，公司才成立了短短两年，就有如此长时间还未报销的差旅费，这极

大占用了公司的资金，造成了很多不必要的浪费，财务人员也不便于对凭证进

行填制和整理。

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差旅费报销时间

10%

30%

20%

40%

立马报销三个月内超过三个月但小于一年一年以上

图2差旅费报销时间分布

4.针对差旅费制度存在问题的优化设计

4.1补充和完善差旅费报销流程

4.1.1补充和完善报销流程

匀予水公司应重新制定一套完整的差旅费报销制度。报销员工首先应先填

写“申请单”列明出差地点、事由、天数、资金数量，经由上级领导层层审核

签字再递单交由出纳，此过程上级领导对签字审核负责，等报销人员出差回来

后再拿票据和相关凭证向上级主管提交并审核签字，再向财务人员进行报销，

相关财务人员、稽核人员和资金管理人员按照相关规定对票据内容的真实性、

合法性、报销手续、金额的多少、标准额度等进行审核和填制相关凭证并对此

负责。（如图3所示）。

相关财务、稽核和资金管

STEP理人员按照相关规定对票

据进行审核和填制相关凭

出差回来后再拿票据和04

证

相关凭证向上级主管提STEP

交并审核03

STEP经由上级领导层层

02审核签字再递单交

填写“申请单”，列

STEP由出纳

明出差地点、事由、01

天数、资金数量

图3优化后的报销流程

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4.2.2严格审核差旅费报销票据

匀予水公司之前并未对出差回来后的票据进行严格的审核，在差旅费报销

制度中应完整列明差旅费报销的票据种类和重点审查事项。例如需要重点审查

住宿费、交通费、餐饮费的报销票据是否真实，确保报销票据并不是复印件，

不存在挖补、涂改和伪造等现象，仔细查看报销票据上的各种印章是否齐全，

有无欠缺，还要注意票据是否为连号，避免与其他票据搞混。

4.2制定合理报销标准

4.2.1统一报销标准

到不同省市区出差按照新制定的具体准则实施。（见表1）不同级别的出

差人员享有不同的报销标准，不可越级报销、不可多报、不可假报。

⑴住宿标准：住宿按照实际的出差天数进行计算，超过的部分公司一律不

报销。如果出现有出差地单位免费接待或者出差人员居住在不需花费费用的地

方则不进行报销。同行出差员工能合住尽量住一间房，能省则省。经理级以上

虽然能享受高级一些的待遇，但是也要节约开支，不可盲目浪费。

⑵餐饮标准:餐饮按照一日三餐进行报销，超过三餐不予报销。若在中午1

2点之前回来则不报销午餐和晚餐，晚上五点前回来则不报销晚餐。

⑶出行标准：乘坐高铁、飞机凭票报销。一般乘坐高铁超过八小时可改乘

坐飞机，如若需要购买飞机票尽量购买打折的飞机票。如在出差地乘坐出租车

等交通工具需要报销也需提供相应凭证。出差人员需要按照最便捷的线路出

行，如果产生绕行或办私事的费用则自行承担。

⑷天数标准：当天往返出差地四小时内按半天算，四小时以上按一天算。

⑸其他标准：出差人员未经领导批准不得自行办私事等与出差无关的事

情，如若是领导批准的事项，不属于出差的费用则自行报销，不得出现混报。

具体准则按下表1实施

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表1各项目具体报销标准

住宿标准

地区经理级以上普通员工

直辖市400元/晚300元/晚

省会城市300元/晚200元/晚

三线城市地级市200元/晚150元/晚

四线城市县级市200元/晚150元/晚

餐饮标准

地区早餐午餐晚餐

直辖市20-25元/餐35-40元/餐35-40元/餐

省会城市15-20元/餐30-35元/餐30-35元/餐

三线城市地级市10-15元/餐25-30元/餐25-30元/餐

四线城市县级市10-15元/餐25-30元/餐25-30元/餐

出行标准

出行工具经理级以上普通员工

飞机最高公务舱最高经济舱

高铁最高一等座最高二等座

4.2.2统一合作对象

匀予水公司可以在差旅费报销制度中写明通过前期招标在出差地建立点对

点合作对象，与定点酒店、餐馆进行合作。这样可以回避了出差地单位免费接

待产生转嫁差旅费现象，避免了一些不良商家帮助报销人员虚开发票，杜绝了

报销人员自己购买发票按自己意向随意填写、将吃饭的费用记在住宿费用中、

把住宿费开的很高从而可以从中赚取差额，也便于财务人员核算和审核相关费

用。（见图4）

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统一合作对象

杜绝了报销人员自己购

回避了出差地单位

避免了一些不良商家买发票按自己意向随意

免费接待产生转嫁

也便于财务人员核算

帮助报销人员虚开发填写、将吃饭的费用记

差旅费现象

和审核相关费用

票在住宿费用中、把住宿

费开的很高从而可以从

中赚取差额

图4统一合作对象

4.3规定报销时限并建立奖惩制度

4.3.1规定报销时限

可在匀予水公司的差旅费报销制度中规定半个月内（15个工作日）必须完

成差旅费报销。回来后拿票据和相关凭证向上级主管提交并审核签字，再向财

务人员进行报销，这些工作流程是完全可以在半个月内完成的，留出更多的时

间也是为了财务人员更好的填制和审核凭证。此外，必须“一次一报”，每出

差一次回来必须将该次的差旅费及时报销，不可为了节约省事积攒多次一起报

销。

4.3.2建立奖惩制度

匀予水公司可制定相关奖惩制度，优化后的差旅费报销制度规定报销人员

必须在出差回来后15个工作日内报销差旅费，超过规定日期15个工作日内还

未报销则不予报销，产生的所有费用由报销人员自行承担。如若超过三个月还

未报销，则进行300元罚款处理，三个月之上每超一个月增加200元罚款。如

若连续3次出差都及时报销则奖励100元，每增加一次连续性及时报销则增加

50元。多次报销者，每积攒一次罚款50元，往上累加。（见表2）设立这样的

奖惩制度可以激励员工自觉及时报销差旅费、增强员工积极性，减少报销人员

对公司资金的占用，也使得公司能更好的利用资金去创造价值。

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表2奖惩制度

奖惩制度

奖励

及时报销连续超连续四次连续五次......

三次

奖励100元再奖励50元再奖励50元......

惩罚1

15个工作日以上三个月以上四个月以上五个月以上......

三个月内报销

自行报销罚款300元罚款500元罚款700......

惩罚2

报销时仅报销当报销时报销报销时报销报销时报销......

次费用两次费用三次费用四次费用

不罚款罚款50元罚款100元罚款150元......

4.3.3提前领取经费

在匀予水公司新的差旅费报销优化制度实行一段时间后，可根据实际情况

对报销标准进行修改，公司新的差旅费报销制度是报销人员在出差回来后报销

费用，而“提前领取经费”则是在出差前根据出差地点、天数、住宿标准、出

行方式以及以前出差的最终报销费用来预估经费，在出差前就将经费领取好，

这样出差回来后，如果经费有多就归出差人员所有，如果经费有少就自己补

差。实行“一次性领取出差经费，节约归己，超支不补”制度。这样能减轻财

务人员的工作压力，更加规范报销人员的行为，也避免了公司资金的浪费和无

故流失，使得差旅费报销在一开始就完成了，这样的制度下差旅费报销的时效

性最快。

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5.结束语

差旅费报销制度是公司一项非常重要的制度之一，因公司的经营范围、企

业性质、规模大小、人员数量以及公司发展水平等的不同而不同，所以要从现

有的差旅费报销制度中找到问题发现问题并结合公司自身的情况和特点来制定

一套为公司量身定制的差旅费报销制度。公司差旅费报销制度现阶段所存在的

缺陷、不完善、不合理等问题可以通过补充和完善差旅费报销流程、制定合理

报销标准、统一报销标准、合作对象、规定报销时限、建立奖惩制度、提前领

取经费等设计来优化，但随着经济的发展和公司的壮大，差旅费报销制度是要

随着自身发展而不断优化革新的，从而使得公司的资金状况更加良好，不断增

强公司的经济效益，让差旅费报销制度更加的完善、合理、人性、及时和透

明。

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参考资料

[1]卜晓艳.行政事业单位差旅费报销管理探讨[J].绿色财会,2022(07):45-47.

[2]庞美艳.财务共享模式下企业差旅费用管控研究[J].纳税,2020,14(16):90-91.

[3]刘进莲.浅谈差旅费的报销制度[J].财经界,2019(12):101-102.

[4]刘宝硕.浅谈员工差旅费报销[J].特区经济,2016(08):175-176.

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附录

附录一：匀予水商贸有限责任公司差旅费报销制度

一、总则

1.适用范围

本基准适用于匀予水商贸有限责任公司的全体员工。

2.目的

本基准规定员工因业务、培训等事宜，按公司指令被派遣到国内外出差时

的旅费支付标准为目的。

二、出差审批流程

1.出差申请程序

因公出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天

数、所需资金等相关事宜，经部门负责人审核签字，总经理批准后方可出差。

2.差费报销程序

公司员工出差回来，如实填写“差旅费报销单”，并列明事由、时间、线

路后交由财务部按包干标准审核报销。

附录二：匀予水商贸有限责任公司差旅费报销优化制度

一、总则

1适用范围

本基准适用于匀予水商贸有限责任公司的全体员工。

2.目的

本基准规定员工因业务、培训等事宜，按公司指令被派遣到国内外出差时

的旅费支付标准为目的。

3.用语的定义

长期出差者是指到本市以外地区进行业务(包含教育训练)时，在同一地区

1个月以上出差者。同一地区通常是以“市、区”为行政单位，但是如果在同

一地区到两个以上地方出差时，尽管住宿地点不变却不能正常出勤的情况发生

时，可以视为不同地区的出差。近郊出差是指可以用通勤车或市内交通进行的

出差地。日补贴包括交通费、误餐费、饮水费、通讯费、洗衣费等所有杂费。

旅费计算包括车船费、住宿费、日补助。旅费按正常路程计算，但因业务上的

情况或者不得已改变路程的时候，按实际路