长沙水业集团有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙水业集团有限公司概括....................................................................................1

1.1公司简介.........................................................................................................1

1.2公司组织结构.................................................................................................1

2长沙水业集团有限公司现行付款审批流程............................................................2

3长沙水业集团有限公司付款审批流程中存在的问题............................................2

3.1财会人员所具备的素养不强.........................................................................2

3.2财会人员之间信息传递不及时.....................................................................3

3.3内部管理制度不完善.....................................................................................3

3.4日常支出和采购支出的付款审批流程不完善.............................................3

3.5采购预算管理缺失.........................................................................................4

3.6缺乏内部控制监督制度.................................................................................4

4长沙水业集团有限公司付款审批流程优化方案....................................................4

4.1提高财会人员的素养.....................................................................................4

4.2财会人员的信息与沟通要及时.....................................................................5

4.3完善内部控制.................................................................................................5

4.3.1不相容岗位相分离..............................................................................5

4.3.2建立好内部控制监督制度..................................................................5

4.4完善付款审批流程.........................................................................................6

4.4.1完善日常费用的审批流程..................................................................6

4.4.2完善采购款项的审批流程..................................................................7

4.5建立采购预算管理制度.................................................................................7

5小结............................................................................................................................7

参考文献.......................................................................................................................9

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长沙水业集团有限公司付款审批流程优化设计

1长沙水业集团有限公司概括

1.1公司简介

长沙水业集团有限公司（以下简称为“长沙水业公司”）成立日期为2011

年5月18日，在职员工为2127人。公司社会信用代码为9143010077005294X4，

资质为增值税一般纳税人，公司地址在长沙市天心区人民中路6号1栋。公司

的经营范围为股权类投资、项目投资、产业投资、实业投资、能源投资和对外

承包工程业务等。长沙水业公司是长沙市委与市政府在经过长沙城市资源整合

后组建而成。

1.2公司组织结构

长沙水业公司的主要组织结构为，股东会作为最高管理层，其次是党委会

和监事会，再后是董事会，往后是经营管理层，最后是各个分部门：办公室、

党群工作部、人力资源部、投资发展部、财务管理部、运营管理部、应急管理

部、建设工程管理部、风控法务部、审计部、纪检监察室、采购管理中心、百

舸学苑等13个部门，具体为下图：

图1-1长沙水业集团有限公司的组织结构

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2长沙水业集团有限公司现行付款审批流程

根据长沙水业公司现行的付款审批流程，以及各部门日常支出的款项申请

步骤，先由相关部门的负责人填写申请表，将具体金额和申请原因填写清楚后，

交予总经理审核，由财务部门的会计确认金额正确和原因真实后，再由财务部

部长审批同意。金额少于1000元的零星支出，由出纳确认申请表后可通过支票、

现金或网银打款；金额在1000元以上，需要将相关收据和凭证交由会计复核，

确认无误后，再由出纳通过网银打款，具体如图2-1。

少于1000元

填写申请表财务审核出纳付款

1000元以上

会计再审核

图2-1长沙水业集团有限公司日常款项申请流程

经营支出方面，采购机器设备和材料的款项申请，由建设工程管理部的相

关负责人确定购买的机器设备和材料数量，填写申请表的信息后，交与总经理

过目，审核通过后，财务部门的会计确认单据填写规范后，由财务部部长审批

同意后，再由采购管理中心的采购员采购，出纳通过网银打款，然后将相关收

据和购买合同整理交予会计，具体如图2-2。

填写申请表总经理审核财务审核进行采购出纳打款

表

图2-2长沙水业集团有限公司采购款项申请流程

3长沙水业集团有限公司付款审批流程中存在的问题

3.1财会人员所具备的素养不强

在公司的日常经营管理中，财务人员是公司的核心，不仅需要一定的专业

技能和实践经验，更应该具备良好的职业道德素养和职业精神。然而在长沙水

业公司，一些基层财务人员，对于本职工作不够重视，时而出现失职情况：有

时对机器设备付款未按照程序审批付款，导致应付设备款未及时支付，形成了

应付账款；在费用报销方面，也存在审核不及时的现象。

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长沙水业公司财务负责人发现，公司财务部门虽然是管理财务业务，但实

际上却处于经营第一线。公司所有的财务核算和资金运作都是围绕着经营管理

而展开的。如果基层财务人员能够充分发挥监督作用，那么工作质量与效率将

会大大提高。然而在实际工作中，部分基层人员对于自己所从事的工作仍存在

着认识上的误区：以为只要不犯大错是无关紧要的，在工作态度上对待工作敷

衍松懈、马虎了事。

3.2财会人员之间信息传递不及时

长沙水业公司在付款审批流程中，财务部门的权限划分不明确，存在财会

人员有多个职位权限的情况，同时各个业务部门都有自己的财务管理制度，相

互之间沟通不及时，导致财务人员对于一些合同中的重要条款及付款审批流程

不清楚。另外，部分业务部门对财务部门负责的合同不够重视，导致公司在合

同签订出现差错，造成了经济损失。这些差错都给财务工作增加了难度。同时

为了能够保证付款审批流程不出现失误，公司对财务部门内部职责进行了明确

规定。但部分基层员工对于本职工作职责认识不够充分、不够重视，导致工作

态度消极、作风散漫且无团队精神。

3.3内部管理制度不完善

长沙水业公司中，现有的一系列的规章制度原则性较强，没有落实到日常

操作中。财务管理制度在内部缺乏具体明确的操作细则来执行；相关岗位职责

划分不够明确，未实现岗位权限分离；缺乏监督和制约机制；财务部门的职责

与岗位存在冲突，无法做到相互制约与监督，部分员工在工作中违反了规章规

定，其处罚力度不大。

3.4日常支出和采购支出的付款审批流程不完善

根据长沙水业公司的财务管理制度，该公司日常支出和采购支出需要经过

以下几个环节：公司的总经理审批，获批后，授权财务会计审核、之后交予财

务部部长进行审批。其中报销付款的流程要经过上述几个环节才能完成。在报

销付款方面，该公司对各个报销事项也有严格的规定。比如在采购设备或者材

料时，要经过相关负责人审批签字、审核无误后，由财务部门部长审批，审批

同意后到公司财务部办理付款手续。但是该公司有时报销并没有严格按照规定

的流程进行办理，造成了审核程序的不严谨。

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3.5采购预算管理缺失

采购预算管理是长沙水业公司付款审批流程中的重要环节，也是公司资金

管理中的重点工作。采购预算管理是在符合市场供求情况下、在公司日常生产

经营活动并估摸物资消耗数量的基础上，对计划内的物品采购活动所进行的预

见性安排和部署，对于提高资金效益，保证经济利益，减少坏账有着重要的作

用。可以避免公司盲目采购，确保公司战略计划地执行。

但长沙水业公司的采购预算管理不够严格，给公司带来较大的经济损失。

因为对资金使用过于随意，没有制定严格的审批流程制度，导致财务部门没有

严格按照规定来进行付款审批工作，导致公司发生一系列因不能及时支付款项

而产生的坏账。

3.6缺乏内部控制监督制度

对于长沙水业公司来说，内部控制监督制度的建立可以有效地减少财务管

理风险，保证资金安全，防止不规范的行为发生。但目前为止长沙水业公司并

没有完善对内部财务工作人员的法律法规。缺乏内部控制监督制度，单凭员工

自觉的监督是无法满足一个公司发展的有效内部监督需求的。例如在日常工作

中，公司虽然有相关的规章制度进行约束，但是并没有对规章制度进行严格地

执行、对违反制度的人员进行严厉地惩罚等。这就导致了员工在开展工作时会

出现自由裁量等情况，出现了一些不规范、不合理的行为。

4长沙水业集团有限公司付款审批流程优化方案

4.1提高财会人员的素养

长沙水业公司应开展一次专项的财务自查活动，以提高基层财务人员的工

作责任心和职业精神。要求基层财务人员，必须严格按照上级有关规定和公司

管理制度所规定的项目开展财务核算、会计档案管理等各项工作，做到“制度

面前人人平等”，一定杜绝各种违规违纪的行为。对于当时出现的问题及时整

改，杜绝类似情况再次发生。各部门都建立了相应的考核制度和奖惩措施。其

中，在日常审批时发现了差错或者不及时的现象，相关的财务人员必须进行书

面检查，长沙水业公司根据情况严重程度提出处理意见。

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4.2财会人员的信息与沟通要及时

财会人员要有较强的信息意识。在单位内部财会管理中及时传递并处理相

关信息，及时进行交流，做到“上令下行”，使每个财会人员都明确各自的工

作职责，保证信息能够及时、准确地传递给相关责任人。在具体的付款审批流

程中，财务部门还存在着会计主管与财务主管之间沟通不畅通以及各业务部门

之间沟通不畅等问题，这主要是因为双方在工作中存在信息交流不到位的情况。

解决措施：根据相关制度的规定，由单位内各业务部门分别成立会计主管与财

务主管，通过明确权责划分和建立健全信息交流平台来加强财务人员与业务部

门的信息交流，从而提高工作效率。

此外，各业务部门在财务制度管理中有各自的财务制度，但由于没有严格

按照公司相应规定进行执行，导致相关人员在实际操作中不按照规定执行。解

决措施：加强对各项制度的宣传力度和实施力度；完善各种信息平台建设并严

格要求各部门按规定进行核算工作；建立完善会计档案管理制度或加强公司各

业务部门之间和与上级单位之间的联系。

4.3完善内部控制

4.3.1不相容岗位相分离

不相容岗位相分离制度建立的基本原则为：（1）授权批办岗位与事项经办

岗位相分离；（2）事项经办岗位与检查审核岗位相分离；（3）事项经办岗位

与业务记录岗位相分离：（4）财物保管岗位与业务记录岗位相分离；（5）事

项经办岗位与财物保管岗位相分离。

对不相容岗位的应对方法：对不相容岗位进行分离，从组织上建立防范机

制，即从组织架构和岗位安排上,不相容岗位由不同人员担任，甚至在不同部门,

以形成一个相互监察和相互牵制的组织机制。

4.3.2建立好内部控制监督制度

长沙水业公司在建立内部控制监督的制度时,理应根据公司的经营方面的

实际情况,进行内部监督,制定并完善公司内部监督制度,保障内部控制制度的

有效实施性。所以长沙水业公司要制定建立内部控制监督制度,在严格的内部岗

位和权限牵制制度上，是保证会计内部控制监督制度的有效实施方法。经济业

务事项和会计事项经办人员职责需明确,不同岗位之间的职权一定要分离开,达

到相互制约的效果。

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4.4完善付款审批流程

4.4.1完善日常费用的审批流程

为完善长沙水业公司的付款审批制度，减少公司的经营支出，根据公司经

营活动的特点，以下为优化后的付款审批流程：

各部门的日常费用审批流程，先由相关部门的负责人填写申请表，将其费

用其性质、具体用途、金额、支付时间等信息填写清楚。填写后上报至总经理，

经总经理审批同意，取得签署同意的申请书后执行。发生费用的经济业务后，

负责人应取得该费用发票，若没有取得相应的票据而让财务会计只能报销与业

务相关的支出，对于无关业务的支出部分，原则上公司不予以承担，由负责人

自行承担。费用发生后，负责人将费用单据进行整理归类，在公司统一的费用

报销单规范粘贴，粘贴中应将费用的性质分类再粘贴，便于计算和整理。负责

人在填写“费用报销单”时，还应按照实事求是和准确无误的原则，将费用的

发生原因、金额和时间等要素填写齐全，并签署其姓名。

填写费用报销单时，信息一概不能涂改，尤其是费用金额，书写要保证金

额的格式一致，否则无效。负责人将填写完整、附件信息齐全的费用报销单和

已审批过的用款申请单一并送交财务会计审批，财务会计重点对费用发生的真

实性、预算金额与实际金额的合理性进行审查，审查无误后，签署审批意见和

名字。负责人将取得经过财务会计审批签署后的费用报销单以及原审批的借款

单送交财务部部长进行审核，财务部部长对费用报销单后所附的原始发票进行

审查，以及对费用金额进行复核稽查。财务部部长审查无误后，应在费用报销

单的财务部部长一栏中签署审批意见和名字。

负责人将取得财务会计和财务部部长审核签署后的“费用报销单”以及原

审批的“借款单”，根据金额大小，1000元以下的零星支出应在三至五天送交财

务部门的出纳员手上领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点

看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批

手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。1000元以上的还需由财务会

计复核，再由出纳人员审核。

填写费用报销单总经理审批签字财务会计审核签字

出纳审核并付款1000元以下

1000元以上

财务会计复核财务部长审核签字

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图4-1长沙水业集团有限公司的各部门支出付款流程优化

4.4.2完善采购款项的审批流程

请购单审批签合同收货验收付款

图4-2长沙水业集团的采购流程

上述图是长沙水业公司的采购流程，其中付款环节非常重要。采购员列好

采购清单后，确认采购业务再签订采购合同。在约定期限准时付款，经办人员

将发生事项报予总经理，再与财务人员沟通资金的情况，在资金允许的情况下，

填写付款申请单的信息。经办人员填写信息后，交予财务会计审核，对付款单

中的材料的名称和数量进行审核，查看采购发票、入库单和送货单等是否齐全，

为保证采购合同的合法性和准确性，再由财务部长对合同内容里的条款进行仔

细审查，确认审查无议后，由财务部部长在付款单上签字。总经理审核其内容

再签署其名字，再上报董事长批准执行，得到董事长的签字的付款单后，出纳

人员再进行支付款项。

4.5建立采购预算管理制度

每年年末，由各部门根据公司下年经营发展及年度销售计划，参照今年的

采购需求编写采购预算表，交由部门经理审核后传送至采购部，由采购部将各

部门预算汇总后编制下年度采购预算总表，按顺序发送给供应中心总监、财务

中心总监、及董事长，进行审批，并签字