股份制企业文书管理手册

股份制企业文书管理手册一、总则1.1文书管理的范围股份制企业的文书管理范围涵盖了企业内部各种类型的文件，包括但不限于规章制度、通知公告、报告请示、合同协议等。这些文书不仅是企业日常运营的重要依据，也是企业与外部沟通交流的重要载体。从企业的高层决策到基层员工的日常工作，都离不开文书的支持。例如，高层制定的战略规划文件，会指导企业的发展方向；基层员工提交的工作汇报，能让上级了解工作进展情况。文书管理的范围广泛，涉及企业的各个方面。1.2文书管理的原则股份制企业文书管理遵循严谨、准确、及时、保密的原则。严谨意味着文书的内容要经过仔细审核，保证无错别字、逻辑清晰；准确要求文书所表达的信息真实可靠，符合企业的实际情况；及时则强调文书的收发、处理要迅速，不能拖延，以保证工作的顺利进行；保密是指对于涉及企业商业秘密和员工个人隐私的文书，要采取严格的保密措施，防止信息泄露。这些原则相互关联，共同构成了股份制企业文书管理的基础。1.3文书管理的部门及职责在股份制企业中，通常由行政部门负责文书管理工作。行政部门的职责包括制定文书管理制度、组织文书的起草与审核、负责文书的收发与登记、安排文书的传阅与催办、指导文书的归档与保管等。同时各部门也有相应的文书管理职责，如部门负责人要对本部门的文书工作进行监督和指导，部门文员要负责本部门日常文书的起草和处理。通过明确各部门的职责，能够保证文书管理工作的顺利开展。1.4文书管理的信息化建设信息技术的发展，股份制企业的文书管理也逐渐向信息化方向发展。通过引入办公自动化系统，企业可以实现文书的在线起草、审核、收发、登记、传阅、催办、归档等流程，提高文书管理的效率和准确性。同时信息化建设还可以加强文书的安全管理，防止文书的丢失和泄露。例如，通过设置权限管理，不同级别的人员只能访问相应级别的文书，保障了文书的保密性。二、文书的种类与格式2.1常用文书种类股份制企业常用的文书种类包括决定、通知、报告、请示、批复、意见、函等。决定用于对重要事项作出决策和安排；通知用于传达上级指示、布置工作任务等；报告用于向上级汇报工作情况、反映问题等；请示用于向上级请求批准、指示等；批复用于答复下级的请示；意见用于对重要问题提出见解和处理办法；函用于与外部单位进行联系和沟通。这些文书种类在企业的日常运营中都有着重要的作用。2.2文书格式规范股份制企业的文书格式规范包括标题、文号、主送机关、正文、附件、落款等部分。标题要简洁明了，能够准确反映文书的内容；文号由年份、部门代码、序号等组成，用于标识文书的唯一性；主送机关要明确，保证文书能够送达相关单位或人员；正文要条理清晰，语言简洁明了，符合公文的写作要求；附件要注明名称和数量；落款要包括发文单位和发文日期。不同种类的文书在格式上还有一些特殊要求，如通知的格式通常包括标题、文号、主送机关、正文、落款等部分，而报告的格式则通常包括标题、文号、主送机关、正文、附件、落款等部分。三、文书的起草与审核3.1文书起草的要求文书起草要符合企业的实际情况，内容要真实、准确、完整。起草人员要对所起草的文书内容有深入的了解，能够准确表达企业的意图和要求。同时文书的语言要简洁明了，避免使用过于复杂的词汇和句子，以便于阅读和理解。文书的格式要规范，符合企业的文书格式要求。在起草过程中，起草人员要认真核对相关数据和信息，保证文书的准确性。3.2文书审核的流程文书审核的流程包括初审、复审、终审三个环节。初审由起草人员所在部门的负责人进行，主要审核文书的内容是否符合企业的实际情况、语言是否简洁明了、格式是否规范等；复审由行政部门的相关人员进行，主要审核文书的合法性、合规性、保密性等；终审由企业的领导进行，主要审核文书的重要性、决策性等。通过层层审核，能够保证文书的质量和准确性。四、文书的收发与登记4.1文书收发的程序文书收发的程序包括接收、登记、分发、传阅等环节。接收时要核对文书的文号、标题、主送机关等信息，保证文书的真实性和完整性；登记要将文书的基本信息记录在文书登记册上，便于查询和管理；分发要根据文书的主送机关和内容，将文书及时分发给相关单位或人员；传阅要按照规定的传阅范围和程序，将文书传阅给相关人员，并要求传阅人员在传阅单上签字确认。4.2文书登记的内容文书登记的内容包括文号、标题、主送机关、抄送机关、密级、发文日期、收文日期、签收人、处理情况等。这些信息能够全面反映文书的收发情况，便于对文书进行管理和查询。五、文书的传阅与催办5.1文书传阅的方式文书传阅的方式包括纸质传阅和电子传阅两种。纸质传阅是指将文书打印出来，按照规定的传阅范围和程序进行传阅；电子传阅是指将文书以电子文件的形式发送给相关人员，通过邮件、办公自动化系统等方式进行传阅。两种传阅方式各有优缺点，企业可以根据实际情况选择合适的传阅方式。5.2文书催办的办法文书催办的办法包括电话催办、短信催办、邮件催办等。电话催办是指通过电话联系传阅人员，了解文书的传阅情况并催促其尽快处理；短信催办是指通过短信向传阅人员发送催办信息；邮件催办是指通过邮件向传阅人员发送催办邮件。企业可以根据文书的紧急程度和传阅人员的情况，选择合适的催办办法，以保证文书的及时处理。六、文书的归档与保管6.1文书归档的范围文书归档的范围包括企业内部各种类型的文书，如规章制度、通知公告、报告请示、合同协议等。这些文书在企业的日常运营中具有重要的价值，需要进行归档保存。6.2文书保管的期限文书保管的期限根据文书的重要性和价值来确定，一般分为永久、长期、短期三种。永久保管的文书是指具有重要历史价值和参考价值的文书，如企业的章程、重要合同等；长期保管的文书是指具有一定历史价值和参考价值的文书，如企业的年度报告、重要会议纪要等；短期保管的文书是指在一定时期内具有参考价值的文书，如日常工作通知、报表等。企业要根据文书的保管期限，对文书进行分类整理，并妥善保管。七、文书的利用与销毁7.1文书利用的途径文书利用的途径包括查阅、借阅、复印等。查阅是指在档案室或办公自动化系统中查阅所需的文书；借阅是指将文书借出档案室进行查阅或使用；复印是指将文书复印一份供使用。企业要建立健全文书利用制度，规范文书利用的流程，保证文书的安全和合理利用。7.2文书销毁的程序文书销毁的程序包括申请、审批、销毁等环节。申请是指需要销毁的文书的部门或人员向行政部门提出销毁申请，并说明销毁的原因和数量；审批是指行政部门对销毁申请进行审核，确认符合销毁条件后，报企业领导审批；销毁是指在审批通过后，由行政部门组织人员对文书进行销毁，并做好销毁记录。文书销毁要严格按照程序进行，保证文书的安全和保密。八、附则8.1相关制度与规定股份制企业要制定完善的文书管理制度和相关规定，如文书起草制