食品采购台账记录制度

食品采购台账记录制度一、总则1.目的为规范食品采购行为，加强食品采购管理，保障食品安全，特制定本食品采购台账记录制度。通过建立详细、准确的采购台账，对食品采购过程进行全程记录，以便于追溯食品来源，及时发现和处理食品安全问题，确保消费者饮食安全。2.适用范围本制度适用于本单位所有食品采购活动，包括但不限于食品原材料、食品添加剂、包装材料等的采购。3.职责分工采购部门：负责食品采购工作，按照本制度要求建立和记录采购台账，确保台账信息的真实性、完整性和及时性。验收部门：负责对采购食品进行验收，并在采购台账上记录验收情况。财务部门：负责审核采购台账，确保采购资金的合理使用，并根据采购台账进行账务处理。食品安全管理部门：负责监督检查采购台账记录制度的执行情况，对发现的问题及时提出整改意见。

二、食品采购台账记录要求

（一）记录内容1.食品基本信息食品名称：准确填写采购食品的通用名称，不得使用俗名、简称或商品名。规格型号：记录食品的规格、型号、等级等详细信息。生产日期：明确食品的生产日期或生产批次，确保食品在保质期内采购和使用。保质期：记录食品的保质期，以便合理安排库存和使用。2.供应商信息供应商名称：填写食品供应商的全称，确保供应商信息准确无误。供应商地址：记录供应商的注册地址或经营地址。联系电话：提供供应商的联系电话，以便在需要时能够及时沟通。3.采购信息采购日期：记录食品采购的具体日期，精确到年、月、日、时、分。采购数量：明确采购食品的数量，以重量、体积、个数等单位计量。采购价格：记录采购食品的单价和总价，确保价格信息真实准确。采购方式：注明是直接采购、招标采购、询价采购还是其他采购方式。4.验收信息验收日期：记录食品验收的具体日期。验收结果：详细记录验收是否合格，如合格应注明"验收合格"；如不合格，应说明不合格原因及处理情况。验收人员签名：验收人员在验收结果栏签字确认，对验收结果负责。

（二）记录方式1.纸质台账采购部门应使用专门的食品采购台账记录本，按照上述记录内容逐笔填写采购信息。台账记录应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔进行记录。如记录过程中出现错误，应采用划线更正法进行更正，即在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写正确的文字或数字，并由记录人员在更正处盖章或签名。2.电子台账除纸质台账外，采购部门还应同时建立电子台账，将纸质台账内容及时录入电子表格或专门的台账管理软件中。电子台账应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别保存于不同的地点。电子台账应设置权限管理，确保只有授权人员能够访问和修改台账数据。

（三）记录频率1.每笔食品采购业务发生后，采购部门应及时记录采购台账，确保记录的及时性和准确性。2.对于集中采购或批量采购的食品，应在每次采购完成后，按照采购批次分别记录采购台账。

（四）记录保存期限食品采购台账记录应妥善保存，保存期限不得少于食品保质期满后1年；没有明确保质期的，保存期限不得少于2年。

三、食品采购台账的建立与管理

（一）台账建立流程1.采购申请使用部门根据实际需求填写食品采购申请表，注明食品名称、规格型号、数量、预计采购日期等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门根据采购申请表，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。采购计划应明确采购食品的具体信息、供应商选择、采购时间安排等内容。3.供应商选择与评估采购部门按照采购计划，通过多种渠道选择合适的供应商。供应商应具备合法的经营资质，信誉良好，能够提供质量合格的食品。采购部门应对拟选择的供应商进行评估，评估内容包括供应商的营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证、产品质量认证、信誉状况、价格水平、售后服务等方面。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容。供应商档案应定期进行更新和维护。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括食品名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等主要条款。采购合同签订后，采购部门应将合同副本交至相关部门备案，如食品安全管理部门、财务部门等。5.采购实施与台账记录采购部门按照采购合同的要求，组织实施食品采购工作。在采购过程中，采购人员应及时记录采购台账，确保台账信息与采购实际情况一致。食品到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门按照相关标准和要求对采购食品进行验收，并在采购台账上记录验收情况。

（二）台账管理措施1.专人负责采购部门应指定专人负责食品采购台账的记录和管理工作。台账管理人员应具备一定的业务知识和责任心，熟悉食品采购业务流程和台账记录要求。台账管理人员应定期参加食品安全培训，不断提高自身的食品安全意识和业务水平。2.定期核对采购部门应定期对食品采购台账进行核对，确保台账记录与采购发票、验收报告、入库单等原始凭证一致。每月末，采购部门应将本月的采购台账与财务部门的账务记录进行核对，发现问题及时查明原因并进行调整。3.安全保管食品采购台账应存放在安全、干燥、通风的地方，防止台账记录受到损坏、丢失或篡改。对于纸质台账，应专柜存放，并按照年度、月份等顺序进行装订成册，便于查阅和保管。对于电子台账，应设置密码保护，并定期进行杀毒处理，确保数据安全。4.监督检查食品安全管理部门应定期对食品采购台账记录制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括台账记录的完整性、准确性、及时性，台账管理人员的履职情况等。对于监督检查中发现的问题，食品安全管理部门应及时下达整改通知书，要求采购部门限期整改。采购部门应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给食品安全管理部门。

四、食品采购台账的查询与使用

（一）查询权限1.采购部门内部人员可根据工作需要，在权限范围内查询食品采购台账。2.验收部门、财务部门、食品安全管理部门等相关部门人员因工作需要查询采购台账时，应向采购部门提出申请，经采购部门负责人批准后，由台账管理人员协助查询。3.外部监管部门因工作需要查询采购台账时，应按照相关法律法规的要求，提供必要的证明文件和手续，经单位负责人批准后，由采购部门配合提供相关信息。

（二）查询方式1.对于纸质台账，查询人员可直接查阅台账记录本，按照日期、食品名称、供应商等条件进行查找。2.对于电子台账，查询人员可通过电子表格软件或专门的台账管理软件提供的查询功能，输入查询条件进行快速检索。3.台账管理人员应根据查询人员的需求，及时提供准确的台账信息，并协助查询人员进行数据分析和统计。

（三）使用用途1.食品安全追溯在发生食品安全问题时，可通过食品采购台账追溯食品的来源、采购渠道、供应商信息等，以便及时采取措施控制风险，查明问题原因，追究相关责任。2.质量控制通过对采购台账的分析，可了解食品的采购情况、质量状况、价格波动等信息，为质量控制提供数据支持。采购部门可根据台账记录，对供应商的供货质量进行评估，及时调整采购策略，确保采购食品的质量稳定。3.成本核算财务部门可依据采购台账进行成本核算，准确计算食品采购成本，分析采购成本的构成和变化趋势，为成本控制和预算编制提供依据。4.合规性检查食品安全管理部门和其他监管部门可通过查阅采购台账，检查本单位食品采购行为是否符合法律法规和相关标准的