公司印章管理制度

公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，防范印章使用风险，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分公司、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。

（三）基本原则1.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，确保用印事项合法、合规、合理。2.专人保管原则：各类印章应指定专人负责保管，明确保管职责。3.规范使用原则：印章使用应按照规定的用途、范围和程序进行，不得擅自更改或超越权限使用。4.安全保密原则：印章保管人员应妥善保管印章，防止印章被盗用、遗失或滥用，对涉及公司机密的印章使用要严格保密。

二、印章的种类及用途（一）公章1.代表公司对外行使权力，具有最高的法律效力。2.用于公司各类文件、报告、证明、合同、协议等的签署，以及与政府部门、其他单位或个人的正式往来文件。

（二）合同专用章1.专门用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。2.使用范围严格限定在经济合同相关业务，确保合同签订的严肃性和规范性。

（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。2.是公司财务管理和资金运作的重要印鉴，保障财务交易的准确性和合法性。

（四）法定代表人章1.由法定代表人持有，用于特定的财务文件、授权书等需要法定代表人签字确认的场合。2.作为法定代表人行使职权的一种形式，增强文件的权威性。

（五）部门章1.各部门根据工作需要设立的印章，用于本部门内部文件、通知、报表等的加盖。2.明确部门职责范围，便于部门内部工作的开展和管理，但不具备对外代表公司的法律效力。

（六）业务专用章1.针对特定业务领域设立的印章，如销售专用章、采购专用章等。2.仅用于该业务范围内的相关文件、单据的签署，以满足业务操作的特定需求。

三、印章的刻制与启用（一）刻制流程1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.将申请表提交至行政部门审核，行政部门审核内容包括申请理由、用印需求的必要性等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.经公司分管领导批准后，行政部门统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应具备合法经营资质，并签订印章刻制合同，明确双方的权利义务。4.印章刻制完成后，行政部门应及时组织对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章是否清晰、完整、无瑕疵。验收合格后，填写《印章验收单》。

（二）启用流程1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管人等信息。2.组织相关部门及人员进行印章使用培训，确保相关人员熟悉印章的用途、使用流程和注意事项。3.由行政部门负责将新印章的印模留存备案，同时在公司印章管理台账中进行登记，记录印章的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。

四、印章的保管（一）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全、妥善，防止印章被盗用、遗失或损坏。2.严格按照印章使用审批流程进行用印操作，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.做好印章使用登记工作，详细记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息，定期将印章使用登记情况报送行政部门备案。4.发现印章存在异常情况或遗失时，应立即向行政部门报告，并采取相应的应急措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。

（二）保管方式1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应实行专人专柜保管，确保印章存放安全、便于管理。2.部门章和业务专用章可根据实际情况，由部门指定专人保管，但需明确保管责任，并报行政部门备案。3.印章保管人员因出差、请假等原因需要暂时移交印章时，应办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，明确交接时间、交接人、接交人、印章名称及数量等信息，并由双方签字确认。接收人应按照规定对印章进行妥善保管，待移交人返回后及时办理归还手续。

（三）保管环境1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章盒内，保险柜应设置密码锁，并定期更换密码。2.保管印章的场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保印章不受损坏或丢失。

五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、份数、用印日期等信息，并在申请表上签字。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对用印事项的真实性、合法性、合理性进行审核，并签字确认。3.涉及重要事项或金额较大的合同、协议等用印申请，需经公司分管领导审批；重大事项的用印申请，还需报公司法定代表人审批。4.审批通过后，用印申请人将申请表连同需用印的文件一并提交至印章保管人。印章保管人应认真核对申请表与文件内容是否一致，审批手续是否齐全，确认无误后，按照规定的用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行详细登记。5.用印完毕后，印章保管人应将印章妥善保管，并将用印文件及申请表归档保存。

（二）使用范围1.公章的使用范围严格按照本制度第二章规定执行，不得擅自扩大使用范围。除经公司法定代表人特别授权外，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。2.合同专用章仅限于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件，不得用于其他用途。签订合同、协议时，应确保合同条款明确、合法，避免出现模糊不清或存在歧义的条款。3.财务专用章的使用必须符合国家财务管理制度和公司财务规定，仅限于财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。财务人员在使用财务专用章时，应严格按照财务流程进行操作，确保资金安全。4.法定代表人章的使用应根据公司授权范围进行，主要用于特定的财务文件、授权书等需要法定代表人签字确认的场合。使用法定代表人章时，应确保经过法定代表人本人同意或授权。5.部门章和业务专用章应严格在本部门或业务范围内使用，不得超越权限对外使用。部门章和业务专用章的使用应遵循公司内部管理规定，确保文件的真实性和有效性。

（三）禁止使用情况1.未经审批的用印申请，印章保管人有权拒绝用印。2.涉及违法违规、损害公司利益或存在风险的事项，不得加盖印章。3.空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上，未经公司法定代表人特别授权，不得加盖公章。4.已经废止或失效的文件，不得加盖印章。

六、印章的停用与销毁（一）停用条件1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续正常使用。3.根据法律法规或公司规定，需要停用印章的其他情况。

（二）停用流程1.当出现印章停用情况时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、编号等信息，并经部门负责人签字确认。2.将申请表提交至公司分管领导审批，审批通过后，发布《印章停用通知》，明确印章停用日期、停用原因等信息，并在公司内部进行公示。3.印章保管人应在接到印章停用通知后，立即停止使用印章，并将印章交回行政部门。行政部门负责对交回的印章进行封存保管。

（三）销毁流程1.对于需要销毁的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、停用日期、销毁原因等信息，并经部门负责人签字确认。2.将申请表提交至公司分管领导审批，审批通过后，由行政部门组织相关人员对印章进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并填写《印章销毁登记表》。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁登记表》上签字确认。

七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对印章管理情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用与销毁等环节。审计部门有权调阅印章使用登记记录、审批文件等相关资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

（二）日常检查行政部门负责对印章管理情况进行日常检查，定期检查印章保管环境是否安全、印章使用登记记录是否完整、审批手续是否齐全等。发现问题及时督促印章保管人进行整改，并将检查情况定期向公司领导汇报。

（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动