株洲爱倍女装有限公司财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1株洲爱倍女装有限公司简介...........................................................................1

2株洲爱倍女装有限公司财务收支审批现状...................................................1

2.12022年公司财务收支情况....................................................................1

2.2公司租赁费用支出情况........................................................................1

3株洲爱倍女装有限公司财务收支存在的问题...............................................2

3.1部分业务事项缺乏事前审批................................................................2

3.2费用报销效率低.....................................................................................2

3.3公司租赁费用涨幅太大........................................................................2

4株洲爱倍女装有限公司财务收支审批流程设计...........................................2

4.1事前审批流程设计................................................................................2

4.1.1差旅费事前审批流程...............................................................3

4.1.2业务招待费事前审批流程.......................................................3

4.1.3维修费事前审批流程...............................................................4

4.1.4采购业务事前审批流程...........................................................5

4.1.5租赁事前审批流程....................................................................6

4.2线上费用报销审批流程设计................................................................7

4.3租赁费审批流程设计.............................................................................7

4.3.1租赁合同审批流程....................................................................7

4.3.2租赁费付款审批流程................................................................7

5总结...................................................................................................................7

参考资料...............................................................................................................9

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株洲爱倍女装有限公司财务收支审批流程设计

1株洲爱倍女装有限公司简介

株洲爱倍女装有限公司是一家生产以及销售羊毛衫、丝巾、女装等系列服

装的民营企业，位于湖南省株洲市芦淞区新芦淞服装（都市）工业园53幢501

号，法定代表人为姚金莲。该公司成立时间于2019年，在公司成立4年里，公

司大力进行产品创新，现已成为湖南地区知名的企业，当前员工的总数150余

人。管理模式为总经理负责制，下面设立生产部、销售部、质量检测部、采购

部、技术研发部等七个部门。株洲爱倍女装有限公司组织结构如图1-1所示：

总经

理

生产销售质检采购人事行研发财务

部部部部政部部部

图1-1公司组织结构图

2株洲爱倍女装有限公司财务收支审批现状

2.12022年公司财务收支情况

株洲爱倍女装有限公司2022年总收入为3289万元，其中销售收入占76%

（2499.64万元），其他收入占24%（789.36万元）。总成本为1809万元，其

中材料成本占38%（687.42万元），人工成本占26%（470.34万元），其他成

本占36%（651.24万元）。

2.2公司租赁费用支出情况

株洲爱倍女装有限公司规模较小、成立时间较短，缺乏足够商业信誉，难

以获得更优惠的租赁条件，公司租赁费用相对较高。2019-2022年可租赁的办公

用房及厂房为1250平方米，因疫情的出现，房屋的出租率下降，房东为了保持

出租率，对租赁价格提供了优惠，降低了公司的租赁费用。房租58元/平米，另

收取每平方米20元的物业管理费，每年房租费及物业管理费为96.46万元。房

租支付方式是半年一付，由行政部门提交申请，财务部经理审核，总经理审批

后转账至出租方。

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3株洲爱倍女装有限公司财务收支存在的问题

3.1部分业务事项缺乏事前审批

1）财务经理在收到差旅费、业务招待费等报销单据时，费用已经在未批准

的情况下产生，难以对费用进行有效控制。

2）部分采购部门的员工收到生产部门提交的采购申请后，在未经批准的情

况下直接向供应商提交订单，而其他员工在不知情的情况下，出现了重复采购

了相同的零配件的情况，以致部分原材料库存积压，占用了资金。采购缺乏透

明度，管理层无法及时了解这一情况，不能及时采取措施解决库存积压等问题。

3.2费用报销效率低

目前株洲爱倍女装有限公司费用报销采用传统线下报销模式，因单据不合

规需重新填写或审核岗位出差，费用报销平均耗时7-10天，耗时过长员工工作

效率降低。

3.3公司租赁费用涨幅较大

2023年由于疫情管控降级，全国经济正在慢慢复苏，株洲爱倍女装有限公

司为了找回疫情3年期间公司经济损失，开始扩张厂房，计划增加了500平米

用于生产车间。另一方面，3年租赁合同已到期，出租方要求租金每平涨到65

元，导致2023年场地租赁费用相对于2019-2022年预计高出了43.54万元。租

赁费用的大幅度上涨，公司的利润空间压缩。具体公司租赁费用情况如下表3-1

所示：

表3-1公司2022-2023年租赁情况对比（单位：元）

项目租赁时间租赁费用

租赁费，物业管理费2022年12*1250*58=939600+1250*20=964600

租赁费，物业管理费2023年12*1750*65+（1750*20）=1400000

4株洲爱倍女装有限公司财务收支审批流程设计

4.1事前审批流程设计

对于固定资产采购、原材料采购、租赁费用、维修费、差旅费、业务招待

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费实行“先申请、后执行”原则，对于未经申请审批的支出一律不得报销。

4.1.1差旅费事前审批流程

员工出差前填写差旅费申请单，包括出差原因、时间、地点、交通工具、

住宿及餐费等详细信息。经部门经理确认出差费用是否必要，再交至总经理审

查预算金额，行政人事部进行备案。如图4-1所示：

图4-1差旅费事前审批流程图

4.1.2业务招待费事前审批流程

因工作需要招待客户，应事前由相关部门填制业务招待费用申请，说明招

待的类型、原因及相关费用的预算。部门经理审核通过后，提交总经理审批，

由人事行政部执行。因特殊情况无法及时办理招待费审批手续的，须向领导请

示及说明原因，通过申请后要在业务结束之后的规定期限内补办费用审批单，

提交总经理审批后，再交财务部审核。如图4-2所示：

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图4-2业务招待费事前审批流程图

4.1.3维修费事前审批流程

当设备出现故障时，应事先由各部门相关人员负责进行维修费用的评估，

再根据评估内容填写一份维修费用的申请单。经相关部门经理确认审核后，递

交至人事行政部根据相关信息进行汇总审核，再提交给财务经理对费用评估是

否在预算内进行审核。维修费用预计在3万元以内由总经理签字审批，如果费

用超过3万元则须说明原因及递交至董事会审批。如图4-3所示：

图4-3维修费事前审批流程图

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4.1.4采购业务事前审批流程

（1）固定资产采购事前审批流程

各部门根据对固定资产的实际需求，进行采购计划的草拟及购置预算。由

各部门相关人员根据计划和预算的信息填制固定资产新增计划表，经部门经理

确认审核后递交行政部进行审核汇总，并根据相关信息制定固定资产购置预算

表。再将预算表递交至采购部。采购部根据预算表的相关信息进行供应商询价

及审核，然后交由财务部审核。审核通过后各部门再根据预算填写固定资产采

购申请表，经部门经理确认审核后，5万元以内提交给总经理签字审批；5万元

以上则必须递交董事会审批。如图4-4所示：

图4-4固定资产采购事前审批流程图

（2）原材料采购事前审批流程

采购部门负责确定所需采购的物品或服务，编制采购计划。与供应商进行

洽谈，以达成一份双方都满意的采购协议。采购部门根据相关信息编制采购询

价表及填写采购申请表，并将其提交部门经理确认审核。在递交至财务部进行

审核，总经理审批。如图4-5所示：

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图4-5原材料采购事前审批流程图

4.1.5租赁事前审批流程

人事行政部针对不同的目的进行选址，并根据相关信息草拟出不同的方案。

再根据方案内容做好厂房的选址调研和可行性分析报告，并与出租方进行商谈。

在双方达成一致的租赁协议后，由相关负责人根据协议编制预算表，并将扩张

厂房形成书面的议案。议案和预算表交给部门经理确认审核后，再提交到财务

部，由财务部对所需费用预算是否在公司预算内及费用是否合理进行核实。审

核通过后递交至总经理办公会进行表决及必须经董事会的审批，由人事行政部

进行备案。如图4-6所示：

图4-6租赁事前审批流程图

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4.2线上费用报销审批流程设计

株洲爱倍女装有限公司可使用财智云系统进行费用线上报销，报销人通过

财智云系统将报销资料提交给部门经理审核，部门经理必须从费用产生的原因

及真实性、费用的合理性、票据及单据的规范性三个方面进行审核。若发现不

符合要求，立即不予通过将资料退还给相关报销人员重新整理提报。部门经理

审核通过后，线上提交给财务经理审核，最后由总经理审批。经办人员将审批

后将费用报销单连同相关附件交财务部门进行会计核算及支付。

报销人通

部门经理财务经理总经理审

过财智云系统

审核审核批

提交申请资料

图4-6公司线上费用报销审批流程图

4.3租赁费审批流程设计

4.3.1租赁合同审批流程

租赁议案经董事会审批通过后，行政部负责草拟租赁合同，法务人员负责

对合同进行详细的审核及修改，确保公司的合法利益不受损害，将风险最小化。

法务人员审核完成后递交至财务部，财务经理对所涉财务数据包括价款、金额

等是否严密准确、计算方式正确、是否符合公司价格政策、预算等有关规定。

审核通过后交由总经理审批。根据公司的具体情况优化后的租赁合同审批流程

图，如图4所示。

行政部草拟法务人员审财务经理审

总经理审批

合同核核

图4-7株洲爱倍女装有限公司租赁合同审批流程图

4.3.2租赁费付款审批流程

行政部经办人员根据租赁合同及发票，填写付款申请单，交由部门经理审

核，财务部核实付款手续是否齐全，核实费用是否符合《公司财务制度》，是

否达到支付条件，再由财务部交由总经理签字确认。总经理批准后由财务部支

付相关费用。

5总结

针对株洲爱倍女装有限公司部分业务事项缺乏事前审批、费用报销效率低、

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公司租赁费用涨幅较大三个方面的问题，我提出的解决措施是：首先建立差旅

费、业务招待费、维修费、采购业务