服装行业高值耗材采购管理制度及流程

服装行业高值耗材采购管理制度及流程一、制定目的及范围在当今竞争激烈的服装行业，高效的采购管理制度是实现企业可持续发展的重要保障。为加强对高值耗材的采购管理，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。本制度适用于企业在生产过程中所需的高值耗材，包括但不限于面料、辅料、配件等。本制度旨在规范采购流程，明确职责，确保采购工作的透明性和合规性。二、采购原则采购工作应遵循以下原则，以确保采购的科学性与合理性。1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，对供应商的选择进行全面评估。2.所有采购物资必须来自合法的供应商，确保质量和售后服务，所有交易需开具合法发票。3.每个部门应指定专人负责采购工作，申购人与采购人应为不同人员，避免利益冲突。三、采购流程1.采购申请在采购过程中，首先由项目负责人或相关人员根据生产需求，向仓库确认现有库存，填写《采购申请表》。申请表中需详细列明所需耗材的规格、数量及用途等信息。2.申请审批采购申请提交后，相关部门领导需对申请内容进行审核。审核内容包括但不限于预算合理性、采购必要性等。审核通过后，申请表将转交至采购部门。3.市场调研与询价采购部门接到审核通过的申请后，应进行市场调研，收集至少三家合格供应商的报价。调研内容包括供应商的信誉、交货能力、售后服务等，确保所选供应商的综合实力。4.核价与选择供应商在收集到供应商报价后，采购部门需对比各家供应商的报价和服务，进行核价。核价应参考历史价格和市场行情，确保所选价格的合理性与竞争力。最终，根据综合评估结果，选择最优供应商并记录在案。5.审批流程选择供应商后，需将相关材料汇总，提交采购审批。审批流程为：采购部门初审、部门领导复审、财务部门审核，最终由公司负责人审批。审批通过后，采购部门可进行下单。6.采购实施与验收审批通过后，采购部门负责与供应商下单，明确交货时间、数量及其他要求。货物到达后，由相关部门进行验收，检验货物的数量和质量是否符合要求，验收合格后将货物入库。7.支付与报销验收合格后，采购部门需及时与财务部门对接，完成付款流程。采购物资需在货物到达后的一个月内完成报销，逾期将不予受理。所有付款需保留相关凭证，以备日后查验。8.采购记录与档案管理所有采购记录应进行整理归档，包括《采购申请表》、《询价记录》、《合同》、《验收单》等。采购档案需定期归档，以备后续审计和查询。四、特殊采购流程针对特殊情况的采购，制定相应的流程，以应对紧急需求和突发事件。1.集中采购针对办公耗材等常规小额采购，各部门需在每月25日前提交流转单，由集中采购小组统一采购，确保采购的效率与成本控制。2.应急采购在遇到紧急情况时，采购部门可直接进行应急采购，无需进行询价。在应急采购完成后，需在事后尽快进行备案，确保流程合规。3.年度采购对于定期需要的高值耗材，采购部门需提前编制年度采购计划，报备财务部，并在规定时间内完成相关采购。五、采购纪律与责任为确保采购流程的顺畅与合规，特制定以下纪律与责任要求。1.采购人员职责采购人员需建立供应商资料档案，定期进行市场调研，确保采购的高效性和质量。同时，应主动汇报采购过程中的异常情况，并提出相应解决方案。2.行为规范采购人员不得接受供应商的任何形式的回扣或赠品，违者将根据公司规定受到严厉处理。同时，采购人员应保持与供应商的良好沟通与关系，确保采购的顺利进行。3.监督与反馈机制为保证采购流程的有效实施，需建立监督机制。各部门可定期对采购流程进行评估，提出改进意见。采购部门应及时响应反馈，调整相关流程，确保采购管理的持续优化。六、流程优化与改进在实际操作过程中，采购流程或许会出现不适应的情况，需定期对流程进行回顾和总结。针对发现的问题，及时进行流程