文件会签管理制度

文件会签管理制度一、总则1.目的为规范公司文件会签流程，提高文件质量，确保文件内容的准确性、完整性和有效性，加强部门间的沟通与协作，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各类以公司名义发布的文件、报告、通知、合同等正式文件的会签管理。3.基本原则（1）合法合规原则：文件会签应符合国家法律法规、行业政策以及公司相关规定。（2）权责明确原则：明确各部门在文件会签中的职责和权限，确保责任落实到人。（3）高效协作原则：加强部门间的沟通与协作，提高文件会签效率，避免推诿扯皮。（4）保密原则：涉及公司机密的文件，在会签过程中应严格遵守保密规定，防止信息泄露。

二、会签文件范围1.重要规章制度：涉及公司组织架构、人事管理、财务管理、业务流程等方面的重要规章制度。2.重大决策文件：关于公司战略规划、投资决策、重大项目立项等方面的文件。3.业务合同协议：与客户、供应商等签订的重要业务合同、合作协议等。4.重要报告请示：向上级主管部门、政府部门报送的重要工作报告、请示文件等。5.其他重要文件：公司领导认为需要进行会签的其他文件。

三、会签部门及职责1.发起部门（1）负责文件的起草工作，确保文件内容准确、完整、清晰，符合公司实际情况和相关要求。（2）明确文件的会签范围，确定需要会签的部门，并将文件及相关资料发送给各会签部门。（3）跟踪文件会签进度，协调解决会签过程中出现的问题。（4）根据会签意见对文件进行修改完善，形成最终稿提交审批。2.会签部门（1）对会签文件进行认真审核，从本部门专业角度提出意见和建议，确保文件内容符合本部门职责和业务要求。（2）在规定时间内完成会签，并将签署后的文件及意见反馈给发起部门。（3）如对文件内容有不同意见，应与发起部门充分沟通协商，达成一致意见；如无法协商一致，应在会签意见中明确说明理由。

四、会签流程1.文件起草发起部门根据工作需要起草文件，文件内容应包括标题、正文、附件、起草说明等。起草说明应简要阐述文件的起草背景、目的、主要内容以及与相关政策法规和公司规定的衔接情况。2.会签范围确定发起部门负责人根据文件内容和涉及的业务范围，确定需要会签的部门，并填写《文件会签审批表》（见附件1），明确会签部门、会签内容、会签要求和完成时间等信息，提交部门分管领导审批。3.文件发送经部门分管领导审批同意后，发起部门将文件及相关资料发送给各会签部门。文件发送方式可采用纸质文件、电子文件或两者相结合的方式，但应确保文件内容清晰、完整，便于会签部门查阅和审核。4.会签意见反馈会签部门收到文件后，应在规定时间内完成会签。会签时间一般不超过[X]个工作日，特殊情况经发起部门同意后可适当延长。会签部门应认真阅读文件内容，从本部门专业角度提出意见和建议，并填写在《文件会签审批表》的相应栏内。会签意见应明确、具体，具有可操作性。5.意见汇总与沟通协商发起部门负责收集各会签部门的意见，并进行汇总整理。对于会签意见中存在的分歧，发起部门应与相关会签部门进行沟通协商，充分听取各方意见，力求达成一致。如经沟通协商仍无法达成一致意见，发起部门应将会签情况及各方意见如实反馈给部门分管领导，并提出处理建议。6.文件修改完善发起部门根据会签意见对文件进行修改完善。对于涉及文件核心内容的修改，应再次征求相关会签部门的意见，确保修改后的文件符合各方要求。修改后的文件应在《文件会签审批表》中注明修改情况，并提交部门分管领导审核。7.文件审批经部门分管领导审核通过后，文件提交公司领导审批。公司领导根据文件内容和实际情况进行审批，签署审批意见。如文件需进一步修改完善，应返回发起部门进行修改后重新提交审批。8.文件印发文件经公司领导审批同意后，由发起部门负责按照公司发文流程进行印发。印发后的文件应及时分发给相关部门和人员，并做好文件的存档工作。

五、会签时间要求1.一般情况下，会签部门应在收到文件后的[X]个工作日内完成会签并反馈意见。2.对于紧急文件，会签部门应在发起部门要求的时间内完成会签，确保文件及时流转和处理。3.如因特殊情况无法按时完成会签，会签部门应提前向发起部门说明原因，并明确预计完成时间。发起部门应根据实际情况进行协调和安排。

六、会签意见处理1.发起部门应对会签意见进行认真分析和研究，合理采纳可行的意见和建议。对于不采纳的意见，应向会签部门说明理由。2.会签部门对发起部门反馈的意见如有异议，可再次与发起部门进行沟通协商。如仍无法达成一致，可提交公司领导协调解决。3.对于涉及多个部门的重要问题，如经沟通协商仍存在较大分歧，可由公司领导组织相关部门进行专题会议研究，形成最终意见。

七、监督与考核1.公司办公室负责对文件会签制度的执行情况进行监督检查，定期通报会签工作的进展情况和存在的问题。2.将文件会签工作纳入部门绩效考核体系，对在会签过程中认真负责、积极协作，按时完成会签任务且提出合理有效意见的部门和个人给予适当奖励；对未按规定时间完成会签、会签意见敷衍了事或故意推诿扯皮的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。3.对于因文件会签工作不到位导致文件出现重大失误或延误，给公司造成损失的，将追究相关部门和人员的责任。

八、附则1.本制度由公司办公室负责解释和修订。2.本制度自发布之日起施行。

附件1：文件会签审批表

|文件名称|[具体文件名]|||||文件编号|[编号]||起草部门|[部门名称]||起草人|[姓名]||起草日期|[年/月/日]||会签部门|||会签内容|||会签要求|||完成时间|[年/月/日]||发起部门意见|<br>部门负责人签字：[签字]<br>年/月/日||部门分管领导审批意见|<br>领导签字：[签字]<br>年/月/日||会签部门意见|<br>部门负责人签字：[签字]<br>年/月/日||修改情况说明|<br>修改人签字：[签字]<br>年