酒店采购管理制度及流程

酒店采购管理制度及流程一、总则1.目的为了加强酒店采购管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、透明、廉洁，降低采购成本，保证所采购物品和服务的质量，满足酒店运营和发展的需求，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于酒店各部门所有物资、设备、服务等的采购活动。3.采购原则按需采购原则：根据酒店实际经营需求，合理安排采购计划，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：确保所采购的物品和服务符合国家相关标准和酒店的使用要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过市场调研、招标、谈判等方式，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。阳光采购原则：采购过程公开、公平、公正，接受酒店内部和外部的监督，杜绝不正当交易。

二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和执行酒店采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立和维护供应商档案。开展市场调研，掌握市场动态和价格信息，为采购决策提供依据。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，确保合同的顺利履行。协调处理采购过程中的各种问题，包括交货期、质量纠纷等。定期对采购工作进行总结和分析，不断优化采购流程和方法。人员配置采购经理：全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略和计划，领导团队完成采购任务，协调与其他部门的关系。采购专员：具体执行采购任务，包括供应商联系、采购订单下达、合同跟进、到货验收等工作。2.需求部门职责根据本部门的实际经营需求，提前向采购部门提交详细的采购申请。参与采购物品和服务的选型、评估等工作，提供专业意见和建议。负责对采购物品和服务进行验收，确保符合质量要求和使用需求。反馈采购物品和服务在使用过程中的问题，协助采购部门处理相关事宜。人员配置部门负责人：审核本部门的采购申请，协调与采购部门的工作，对采购结果负责。使用人：提出具体的采购需求，参与采购过程中的技术交流和质量检验。

三、采购管理制度1.采购申请制度需求部门应根据业务发展和实际需求，提前填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息。《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，还需报酒店相关领导审批。2.供应商管理制度供应商选择采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行初步筛选。对筛选出的供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、信誉状况、价格水平、售后服务等方面，形成考察报告。根据考察结果，选择合格的供应商纳入酒店供应商名录，并定期对供应商进行评估和更新。供应商评估采购部门定期（每季度或半年）对供应商的供货质量、交货期、价格、服务等方面进行评估，评估方式包括问卷调查、实地考察、数据分析等。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。供应商管理与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括质量标准、交货期、价格调整、付款方式、售后服务等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容，便于查询和管理。定期与供应商沟通交流，了解其生产经营状况和市场动态，共同探讨合作中存在的问题及解决方案。3.采购合同管理制度合同签订采购部门根据采购申请和供应商选择结果，与供应商进行商务谈判，达成一致意见后起草采购合同。采购合同需经酒店法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，避免法律风险。采购合同经酒店相关领导审批后，由采购部门与供应商签订正式合同，并加盖酒店公章。合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的相关工作，如提供必要的信息、协助验收等。合同变更与终止如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议需经原合同审批流程审批后生效。采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行时，采购部门应及时办理合同终止手续，并对合同执行情况进行总结和评估。4.采购预算管理制度预算编制采购部门根据酒店年度经营计划和各部门采购需求，编制年度采购预算草案，明确各项采购项目的预算金额和时间安排。年度采购预算草案经财务部门审核、酒店管理层审批后，作为本年度采购工作的控制依据。预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应提前填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因和金额，经财务部门审核、酒店管理层审批后执行。财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。5.采购验收管理制度验收标准采购部门应在采购合同中明确采购物品和服务的验收标准，包括质量标准、规格型号、数量等方面。对于国家有强制性标准的物品和服务，应按照国家标准进行验收；对于没有国家标准的，可参照行业标准或双方约定的标准进行验收。验收流程采购物品到货前，采购部门应提前通知需求部门做好验收准备工作。采购物品到货时，由需求部门组织相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应认真核对物品的名称、规格、型号、数量、质量等信息，并填写《采购验收单》。对于验收合格的物品，验收人员在《采购验收单》上签字确认；对于验收不合格的物品，应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货，并在《采购验收单》上注明不合格原因。采购部门负责跟踪不合格物品的处理情况，确保问题得到妥善解决。验收记录采购部门应建立采购验收档案，将《采购验收单》等相关资料进行归档保存，作为采购物品质量追溯和供应商评价的依据。

四、采购流程1.采购申请需求部门根据业务发展和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，还需报酒店相关领导审批。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对其进行初步审核，检查申请内容是否完整、合理，预算金额是否在控制范围内。对于符合要求的采购申请，采购部门按照酒店审批流程，提交至相关领导审批。审批通过后，采购部门开始组织采购活动。3.供应商选择与询价根据采购申请内容，采购部门在酒店供应商名录中选择合适的供应商进行询价。如名录中没有合适的供应商，采购部门通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式寻找新的供应商，并进行初步筛选。采购部门向筛选出的供应商发送询价单，明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、价格等信息，要求供应商在规定时间内报价。采购部门收集供应商的报价单，进行整理和比较，分析各供应商的价格、质量、交货期等因素，选择至少三家供应商作为潜在合作对象。4.商务谈判采购部门与潜在合作供应商分别进行商务谈判，就采购价格、付款方式、交货期、质量保证、售后服务等条款进行协商，争取达成最优合作方案。在商务谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的成本结构和市场行情，运用谈判技巧，为酒店争取最大利益。商务谈判结束后，采购部门形成谈判报告，记录谈判过程和结果，提交至酒店相关领导审批。5.合同签订根据商务谈判结果，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同经酒店法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求后，提交至酒店相关领导审批。采购合同经审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同，并加盖酒店公章。采购部门负责将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。6.订单下达与跟踪采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的详细要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解生产进度、质量控制等方面的情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如因特殊原因导致供应商无法按时交货或出现质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如调整交货期、要求供应商换货或补货等，以减少对酒店运营的影响。7.到货验收采购物品到货前，采购部门应提前通知需求部门做好验收准备工作。采购物品到货时，由需求部门组织相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应认真核对物品的名称、规格、型号、数量、质量等信息，并填写《采购验收单》。对于验收合格的物品，验收人员在《采购验收单》上签字确认；对于验收不合格的物品，应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货，并在《采购验收单》上注明不合格原因。采购部门负责跟踪不合格物品的处理情况，确保问题得到妥善解决。8.付款结算采购物品验收合格后，采购部门根据采购合同约定的付款方式，填写《付款申请单》，附上发票、验收单等相关凭证，提交至财务部门审核。财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，确认无误后按照酒店财务制度办理付款手续。采购部门负责与供应商核对付款金额和付款时间，确保付款工作的顺利进行。

五、采购监督与审计1.内部监督酒店设立专门的审计部门，定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。审计部门有权调阅采购相关的文件、资料、合同等，对采购人员和相关部门进行询问和调查。采购部门应积极配合审计部门的工作，及时提供所需的信息和资料，并对审计提出的问题进行整改。2.外部监督接受酒店上级主管部门、行业协会、政府监管部门等的监督检查，按照要求提供相关采购信息和资料。对于涉及公共利益、重大采购项目等，主动接受社会公众的监督，确保采购工作的公开、公平、公正。

六、采购风险管理1.风险识别采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。分析风险产生的原因和可能造成的影响，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对市场风险：通过市场调研、价格监测等方式，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，与供应商签订价格调整条款，降低市场价格波动对采购成本的影响。供应商风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，建立供应商评估和淘汰机制，定期对供应商进行考察和评估，降低供应商违约风险。质量风险：明确采购物品和服务的质量标准，加强到货验收环节的管理，对不合格产品及时进行处理，要求供应商承担相应责任，确保所采购物品和服务符合质量要求。合同风险：在签订采购合同前，认真审核合同条款，确保合同内容合法、完整、明确，避免合同漏洞和风险。在合同执行过程中，严格按照合同约定