煤矿企业物资采购管理制度

煤矿企业物资采购管理制度一、总则1.目的为加强煤矿企业物资采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证物资质量，满足煤矿生产经营需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于煤矿企业及所属各部门、各单位的物资采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据煤矿生产计划、维修计划及其他实际需求，合理确定物资采购数量和规格，避免盲目采购。质量优先原则：确保所采购物资符合国家相关标准和煤矿安全生产要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。成本控制原则：通过科学的采购策略、合理的价格谈判和有效的供应商管理，降低采购成本，提高资金使用效益。阳光采购原则：采购过程公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计，防止腐败行为发生。

二、采购管理组织与职责1.采购管理委员会组成：由矿长担任主任，总工程师、财务总监、物资管理部门负责人等为成员。职责审议物资采购管理制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目、采购方式及供应商选择等事项。协调解决采购过程中的重大问题。2.物资管理部门职责负责编制物资采购计划，报采购管理委员会审批。组织实施物资采购活动，包括供应商选择、采购合同签订、采购订单跟踪等。建立物资采购档案，做好采购记录和统计分析工作。负责物资验收、入库、保管和发放等工作，确保物资质量和安全。定期对库存物资进行盘点，及时清理积压物资，提出处理建议。3.使用部门职责根据生产经营需要，提出物资需求计划，明确物资规格、型号、数量等要求。参与物资采购的技术谈判和质量验收工作，提供技术支持和质量反馈。负责本部门领用物资的管理和使用，做好物资消耗统计和分析工作。4.财务部门职责参与物资采购预算的编制和审核工作，提供财务支持和建议。负责采购资金的筹措、支付和核算工作，严格执行财务管理制度和审批流程。对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。

三、采购计划管理1.采购计划的编制依据煤矿年度生产计划、月度生产作业计划。设备维修计划、安全技术措施计划。物资库存情况，包括现有库存数量、库存结构、积压物资情况等。物资消耗定额和储备定额。2.采购计划的编制流程使用部门申报：各使用部门每月[具体时间]前，根据本部门物资需求情况，填写《物资需求计划表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，报物资管理部门。物资管理部门汇总审核：物资管理部门收到各使用部门的《物资需求计划表》后，进行汇总整理，并结合库存情况进行审核。对于需求不合理或库存充足的物资，提出调整意见；对于确实需要采购的物资，编制《物资采购计划表》，报采购管理委员会审批。采购管理委员会审批：采购管理委员会定期召开会议，对物资管理部门提交的《物资采购计划表》进行审议。根据煤矿生产经营实际情况和资金状况，审批采购计划，确定采购项目、采购数量和采购时间等。3.采购计划的调整因生产计划变更、设备突发故障等原因需要调整采购计划的，使用部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，经物资管理部门审核后，报采购管理委员会审批。采购管理委员会批准后，物资管理部门按照调整后的采购计划组织实施采购。

四、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证件齐全有效。生产经营状况良好，信誉度高，无不良记录。具备较强的生产能力和质量保证能力，能够提供符合国家标准和煤矿要求的物资。价格合理，能够提供有竞争力的产品价格和售后服务。具有良好的售后服务体系，能够及时响应客户需求，解决产品质量问题。2.供应商开发与评估供应商开发：物资管理部门根据煤矿物资采购需求，通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，收集潜在供应商信息。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单，并组织相关人员对其进行实地考察。考察内容包括企业规模、生产设备、生产工艺、质量管理体系、售后服务等方面。供应商评估：物资管理部门建立供应商评估档案，定期对供应商进行评估。评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，将供应商分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为不合格供应商。对于A类供应商，给予优先合作机会；对于C类供应商，及时淘汰。3.供应商日常管理合同管理：物资管理部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。合同签订后，及时将合同副本交财务部门备案。交货期管理：物资管理部门根据采购合同要求，提前与供应商沟通交货期，并跟踪供应商的生产进度。对于因供应商原因导致交货延迟的，按照合同约定追究其违约责任。质量跟踪：物资管理部门对采购物资的质量进行跟踪，定期收集使用部门的质量反馈信息。对于出现质量问题的物资，及时与供应商沟通，要求其采取整改措施，并按照合同约定进行处理。供应商激励与约束：建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先支付货款等。同时，建立供应商约束机制，对违反合同约定的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合作等措施。

五、采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的物资采购项目。物资管理部门按照国家有关法律法规和煤矿内部招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。2.邀请招标对于技术规格相对固定、潜在供应商数量有限的物资采购项目，可以采用邀请招标方式。物资管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。邀请招标的程序与公开招标基本相同。3.竞争性谈判适用于采购时间紧迫、采购项目规格和技术要求复杂、市场竞争不充分的物资采购项目。物资管理部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过比较供应商的报价、技术方案、售后服务等方面，选择最优供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，物资管理部门应填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由和供应商情况，报采购管理委员会审批。审批通过后，与供应商进行协商谈判，签订采购合同。5.询价采购适用于采购金额较小、采购项目规格和技术要求简单、市场货源充足的物资采购项目。物资管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。物资管理部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商签订采购合同。

六、采购流程1.采购申请使用部门根据生产经营需要，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、用途、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认后，报物资管理部门。2.采购审批物资管理部门收到使用部门的《物资采购申请表》后，对其进行审核。审核内容包括物资需求的合理性、库存情况、采购方式等。对于符合采购条件的申请，物资管理部门填写《物资采购审批表》，报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据审批权限进行审批，审批通过后，物资管理部门组织实施采购。3.采购实施选择供应商：物资管理部门根据采购项目的特点和要求，按照供应商选择标准，从合格供应商名单中选择合适的供应商。对于采用招标、竞争性谈判等采购方式的项目，按照相应的采购程序确定供应商。签订合同：物资管理部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订前，应进行合同评审，确保合同条款合法合规、公平合理。合同签订后，及时将合同副本交财务部门备案。下达采购订单：物资管理部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确物资规格、数量、交货期、交货地点等要求。采购订单下达后，跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。4.物资验收到货通知：物资管理部门在物资到货前，通知使用部门做好验收准备工作。验收标准：物资验收应按照国家相关标准、行业标准、采购合同约定的质量标准进行。对于特殊物资，还应按照相关技术规范和操作规程进行验收。验收程序：物资到货后，物资管理部门组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量证明文件等信息，并对物资的外观、性能等进行检验。对于验收合格的物资，填写《物资验收单》，办理入库手续；对于验收不合格的物资，及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。5.付款结算发票审核：物资验收合格并办理入库手续后，供应商应及时开具发票。财务部门收到发票后，按照财务管理制度进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性等。付款申请：物资管理部门根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、采购金额、已付款金额、应付款金额等信息，并经部门负责人签字确认后，报财务部门。付款审批：财务部门收到物资管理部门的《付款申请表》后，进行付款审批。付款审批应严格按照财务管理制度和审批流程进行，确保付款安全。审批通过后，财务部门办理付款手续。

七、采购监督与审计1.内部监督物资管理部门应建立健全内部监督机制，对采购计划编制、供应商选择、采购合同签订、采购订单跟踪、物资验收、付款结算等采购环节进行全过程监督。定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时整改，确保采购工作规范、有序进行。接受煤矿内部审计部门的监督检查，积极配合审计部门开展采购审计工作，提供相关资料和信息。2.外部审计煤矿企业应定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括物资采购管理制度的执行情况、采购计划的合理性、采购方式的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于审计发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告审计机构。

八、采购风险管理1.风险识别市场风险：包括物资价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险。质量风险：采购物资质量不符合要求，影响煤矿生产安全和正常运行。合同风险：采购合同条款不完善、合同执行不到位、供应商违约等风险。廉政风险：采购过程中存在的腐败行为，给企业造成经济损失和不良影响。2.风险评估定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。3.风险应对措施市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握物资价格动态和市场供应情况。建立物资价格预警机制，当物资价格波动较大时，及时调整采购策略。与供应商建立长期稳定的合作关系，确保物资供应渠道畅通。质量风险应对：严格供应商选择标准，加强对供应商的质量管理。签订质量保证协议，明确质量责任和违约责任。加强物资验收环节的管理，确保采购物资质量合格。合同风险应对：加强合同管理，规范合同签订流程，确保合同条款合法合规、公平合理