通融地产集团项目工程设计档案管理制度

通融地产集团项目工程设计档案管理制度一、总则（一）目的为加强通融地产集团项目工程设计档案的科学管理，确保设计档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥设计档案在项目建设、运营及后续维护中的重要作用，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于通融地产集团所有开发项目的工程设计档案管理，包括但不限于项目规划设计、建筑设计、结构设计、给排水设计、电气设计、景观设计等各类设计文件及相关资料。

（三）基本原则1.集中统一管理原则集团设立专门的档案管理部门，对项目工程设计档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.全程跟踪原则从设计项目启动开始，对设计过程中产生的各类文件和资料进行全程跟踪管理，确保档案的完整性。3.分类归档原则按照设计文件的类别、性质和形成时间等进行分类归档，便于查询和利用。4.安全保密原则严格保密设计档案内容，确保档案信息不泄露，保障集团利益和项目安全。

二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善制度负责制定和修订项目工程设计档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.收集与整理组织并指导各项目公司及相关部门收集、整理项目工程设计档案，确保档案的齐全、完整。3.分类与归档对收集到的设计档案进行分类、编号、装订，按照规定的归档要求进行妥善保管。4.保管与维护负责设计档案的存储环境管理，确保档案的安全保存，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。5.提供利用服务根据集团内部各部门及外部相关单位的合理需求，及时提供设计档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.档案鉴定与销毁定期对设计档案进行鉴定，提出档案存毁意见，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。

（二）项目公司职责1.项目对接与协调指定专人负责与设计单位进行对接，协调设计工作的开展，确保设计文件的及时提交。2.资料收集与初审负责收集本项目工程设计过程中产生的各类文件和资料，对收集到的资料进行初步审核，保证资料的真实性和完整性，初审合格后移交集团档案管理部门。3.配合档案管理工作积极配合集团档案管理部门的各项工作，提供必要的协助和信息，确保项目工程设计档案管理工作的顺利进行。

（三）设计单位职责1.文件编制与整理按照合同要求和相关规范，及时、准确地编制项目工程设计文件，并对设计过程中形成的各类文件和资料进行整理，确保其符合档案管理要求。2.提交归档资料在设计项目完成后，按照规定的时间和内容要求，向项目公司提交完整的设计归档资料，同时协助项目公司做好资料的审核和移交工作。

三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地出让合同等。2.设计合同文件设计委托合同、设计任务书、设计变更洽商记录等。3.设计基础资料工程地质勘察报告、水文资料、气象资料、地形地貌测绘图等。4.各阶段设计文件方案设计文件（包括设计说明书、图纸、效果图等）、初步设计文件（设计说明书、图纸、概算书等）、施工图设计文件（施工图纸、设计计算书、设计变更通知单等）。5.设计审查意见及回复政府主管部门、相关专家对设计文件的审查意见以及设计单位的回复文件。6.其他相关资料与项目工程设计有关的会议纪要、来往函件、技术交流资料等。

（二）收集时间1.项目公司应在设计合同签订后，及时向设计单位明确档案收集要求，并跟踪设计进度，督促设计单位按阶段及时提交设计文件和相关资料。2.设计单位应在每个设计阶段完成后的[X]个工作日内，将该阶段的设计文件及资料提交给项目公司。项目公司在收到资料后的[X]个工作日内完成初审，并移交集团档案管理部门。3.项目竣工验收后[X]个月内，项目公司应将项目工程设计档案的全套资料整理齐全并移交集团档案管理部门。

（三）收集要求1.完整性要求收集的设计档案应涵盖项目从前期到竣工全过程的各类文件和资料，确保档案内容完整无缺。2.准确性要求文件和资料应真实反映项目设计情况，数据准确、文字清晰、图表规范，签字盖章齐全。3.载体要求纸质文件应使用A4规格纸张，书写工整、字迹清晰；电子文件应采用通用格式，如PDF、DWG等，并确保文件内容可正常读取。对于重要的设计图纸，应同时提交纸质版和电子版。

四、档案整理（一）分类标准1.按项目阶段分类分为项目前期文件、方案设计文件、初步设计文件、施工图设计文件、设计审查文件、竣工验收文件等类别。2.按专业分类分为建筑、结构、给排水、电气、暖通、景观等专业类别，每个专业再根据具体文件内容进一步细分。3.按文件性质分类分为设计说明书、设计图纸、计算书、变更文件、会议纪要、来往函件等不同性质的文件类别。

（二）编号规则1.项目编号以集团项目代码作为项目编号，如"TRDC[项目名称缩写][项目序号]"。2.档案分类编号在项目编号后，按照分类标准进行编号。例如，建筑专业的方案设计文件编号为"TRDC[项目名称缩写][项目序号]JZFAS[文件顺序号]"，其中"JZ"表示建筑专业，"FAS"表示方案设计阶段。

（三）装订要求1.纸质文件应左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.图纸应折叠成A4规格，图签外露，便于查阅和识别。3.电子文件应按照分类编号规则进行命名，并存储在专用的档案存储介质中，同时建立相应的电子目录索引，便于查找。

（四）编目与著录1.档案整理完成后，应编制档案目录。目录内容包括档案编号、文件题名、日期、页数、保管期限等。2.对重要的设计档案进行著录，著录内容应包括项目名称、档案编号、文件题名、责任者、日期、密级、保管期限等，以便更全面地揭示档案信息。

五、档案归档（一）归档流程1.项目公司在完成设计文件及资料的收集和初审后，填写《工程设计档案移交清单》，注明档案的类别、数量、移交时间等信息，并将清单及档案一并移交集团档案管理部门。2.集团档案管理部门接收档案后，对移交的档案进行核对，确认无误后在移交清单上签字盖章，并将档案按照分类归档要求进行存放。3.对于不符合归档要求的档案，档案管理部门应及时退回项目公司，要求其补充或修正后重新移交。

（二）归档期限项目竣工验收后[X]个月内，必须完成项目工程设计档案的归档工作。对于因特殊原因未能按时归档的项目，项目公司应向集团档案管理部门提交书面说明，并明确归档时间，但最长不得超过竣工验收后[X]年。

（三）归档质量要求1.归档的设计档案应分类准确、编号清晰、装订整齐、编目规范，确保档案的系统性和完整性。2.电子档案应与纸质档案内容一致，存储介质应可靠，存储环境应符合要求，同时应做好电子档案的备份工作。

六、档案保管（一）保管场所1.集团档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全存储。2.库房应配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等，满足档案保管的要求。

（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和利用。对于重要的纸质档案，可采用复印件与原件分开保管的方式，原件妥善保存，复印件供日常查阅使用。2.电子档案应按照存储介质的类型进行分类存放，建立电子档案数据库，并定期进行数据备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。

（三）保管期限1.短期保管对于一些时效性较强、仅在项目建设或运营初期具有参考价值的设计档案，保管期限为[X]年。2.中期保管涉及项目工程一般性技术资料、设计变更记录等档案，保管期限为[X]年。3.长期保管包括项目规划设计文件、重要的技术文件、竣工验收资料等对集团具有长期参考价值的档案，保管期限为[X]年以上，甚至永久保存。

（四）档案检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、存储环境、借阅登记等。一般每季度进行一次全面检查，对重点档案可增加检查频次。2.如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。同时，根据档案保管期限和实际情况，对超过保管期限且已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。

七、档案利用（一）利用范围1.集团内部各部门因项目建设、运营管理、技术咨询、成本核算等工作需要，可查阅项目工程设计档案。2.项目公司因项目维护、改造、后续开发等工作需要，可查阅本项目的设计档案。3.外部相关单位（如政府主管部门、合作单位等）因工作需要，经集团批准后可查阅相关项目的设计档案。

（二）利用流程1.内部查阅集团内部各部门如需查阅设计档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经部门负责人签字同意后，提交集团档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、损坏等行为。2.借阅因工作需要借阅设计档案的，除填写《档案查阅申请表》外，还应经集团分管领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。3.外部查阅外部相关单位如需查阅设计档案，应提交正式的查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围等信息，并加盖单位公章。经集团领导批准后，由档案管理部门按照规定提供查阅服务，并做好相关记录。

（三）利用限制1.涉及集团商业秘密、技术秘密等敏感信息的设计档案，查阅和借阅时应严格按照集团保密制度的规定执行，限制知悉范围，并要求查阅和借阅人员签署保密协议。2.重要的设计档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应报集团领导批准，并采取严格的保密措施，确保档案安全。

八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由集团档案管理部门负责人担任组长，成员包括项目公司代表、相关专业技术人员等。鉴定小组负责对到期的设计档案进行鉴定，提出存毁意见。

（二）鉴定标准1.依据档案保管期限对已达到保管期限的档案进行重点鉴定，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案利用价值考虑档案在项目建设、运营及后续管理中的实际利用情况，对于很少被利用或已无利用价值的档案，可考虑销毁。3.结合集团发展战略根据集团的发展战略和业务需求，判断档案对未来工作的参考意义，确保档案鉴定工作与集团整体发展相适应。

（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成鉴定报告，明确档案的存毁意见。2.对于确定销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，经集团分管领导批准后，方可进行销毁处理。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案被彻底销毁。销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案