项目部公章使用管理制度

项目部公章使用管理制度一、总则1.目的为加强项目部公章的使用管理，规范公章使用行为，维护项目部的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于项目部在工程建设、经营管理等活动中涉及的公章使用管理。3.定义项目部公章是指项目部在对外联系、签订合同、文件发布等公务活动中使用的具有法律效力的印章。

二、公章的刻制、启用与保管1.公章刻制项目部公章由项目经理根据工作需要，按照相关规定向公司行政管理部门申请刻制。刻制公章必须选择具有合法资质的印章制作单位，并严格按照公安机关的要求进行刻制。2.公章启用新刻制的公章在启用前，由项目经理指定专人负责将公章印模报公司行政管理部门备案，并填写《公章启用登记表》。登记表应包括公章名称、启用日期、保管人等信息。公章启用时，应在《公章使用登记簿》上记录首次使用的日期、用途、使用人等情况。3.公章保管项目部公章由项目经理指定专人负责保管，保管人必须具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用管理制度。公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保公章的安全。保管人因特殊原因不能履行保管职责时，应提前向项目经理报告，并办理交接手续。交接时，双方应在《公章交接登记表》上签字确认。

三、公章使用范围1.对外签订合同、协议项目部在与外部单位签订各类合同、协议时，必须加盖项目部公章。合同、协议内容应符合法律法规和公司规定，经项目经理审核批准后，方可加盖公章。2.文件发布项目部发布的各类文件、通知、报告等，涉及重要事项或需要对外传达的，应加盖项目部公章。文件内容应经项目经理审核签字后，方可加盖公章。3.授权委托书项目部因工作需要，委托外部单位或个人办理相关事项时，应出具授权委托书，并加盖项目部公章。授权委托书应明确委托事项、权限、期限等内容，经项目经理审核批准后，方可加盖公章。4.证明材料项目部为外部单位或个人出具的各类证明材料，如资信证明、业绩证明等，应加盖项目部公章。证明材料内容应真实、准确、完整，经项目经理审核签字后，方可加盖公章。5.其他事项项目部在其他涉及对外联系、具有法律效力的事项中，需要加盖项目部公章的，应按照本制度规定办理审批手续后，方可加盖公章。

四、公章使用审批流程1.填写申请表凡需要使用项目部公章的部门或个人，应填写《公章使用申请表》。申请表应包括申请日期、申请部门或个人、申请事项、使用期限、附件清单等内容。2.部门负责人审核申请部门负责人对申请事项的真实性、必要性进行审核，并签署审核意见。3.项目经理审批项目经理对申请事项进行全面审查，根据工作需要和相关规定，决定是否批准使用公章。如批准使用，应在申请表上签署审批意见。4.盖章登记经项目经理批准后，公章保管人凭申请表在《公章使用登记簿》上进行登记，记录盖章日期、盖章事项、盖章文件名称、盖章份数、使用人等信息，并加盖公章。

五、公章使用要求1.严格按照审批意见使用公章使用人必须严格按照项目经理的审批意见使用公章，不得擅自扩大使用范围或更改使用内容。2.确保盖章文件真实有效盖章文件必须内容真实、准确、完整，符合法律法规和公司规定。使用人应对盖章文件的真实性负责，如因盖章文件问题给项目部造成损失的，应承担相应的赔偿责任。3.当面盖章公章使用人在盖章时，应确保盖章过程在自己的视线范围内，不得将公章交予他人代盖。4.做好盖章记录公章保管人应认真做好公章使用记录，详细记录每次盖章的日期、事项、文件名称、份数、使用人等信息。记录应妥善保存，以备查阅。5.盖章后文件管理盖章后的文件应及时整理归档，按照公司档案管理规定进行妥善保管。需要对外发送的文件，应按照规定的程序进行传递和签收。

六、公章的停用、更换与销毁1.公章停用因项目部机构调整、名称变更、业务范围变化等原因，导致项目部公章不再使用时，项目经理应及时通知公章保管人，并办理公章停用手续。公章保管人应在《公章使用登记簿》上注明公章停用日期，并将停用的公章交回公司行政管理部门。2.公章更换项目部因工作需要更换公章时，应按照本制度规定的公章刻制程序重新刻制公章，并办理新公章的启用手续。同时，将旧公章交回公司行政管理部门统一销毁。3.公章销毁对于停用或更换下来的公章，由公司行政管理部门统一组织销毁。销毁时，应填写《公章销毁登记表》，记录销毁日期、公章名称、销毁方式等信息，并由监销人、销毁人签字确认。销毁过程应进行拍照或录像，以备查考。

七、监督检查与责任追究1.监督检查公司行政管理部门负责对项目部公章使用管理情况进行定期或不定期的监督检查。检查内容包括公章保管情况、使用审批流程执行情况、盖章记录等。项目部应积极配合公司行政管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.责任追究对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究其法律责任。如因公章使用不当给项目部造成经济损失或其他不良影响的，相关责任