文档管理制度

文档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司文档管理，确保文档的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，促进公司各项工作的规范化和标准化，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在工作过程中所形成的各类文档，包括但不限于文件、报告、合同、协议、会议纪要、工作计划、总结、报表、图纸、技术资料、电子文档等。

（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司文档管理工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导，确保文档管理工作的规范化和标准化。2.分级分类管理原则：根据文档的性质、重要程度和使用频率，对文档进行分级分类管理，明确各级各类文档的管理职责和权限，确保文档管理工作的高效有序。3.安全保密原则：加强文档的安全保密管理，采取必要的安全保密措施，确保文档的安全存储、传输和使用，防止文档泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：以方便公司内部各部门及员工查阅和利用文档为出发点，优化文档管理流程，提高文档管理效率，为公司各项工作提供有力的支持和保障。

二、文档管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司文档管理制度，并组织实施和监督检查。2.负责公司各类文档的集中统一管理，包括文档的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。3.负责建立和维护公司文档管理系统，实现文档的电子化管理和信息共享。4.负责组织开展公司内部文档管理培训工作，提高员工的文档管理意识和技能。5.负责与外部档案管理机构的沟通协调，确保公司文档管理工作符合国家相关法律法规和行业标准的要求。

（二）各部门职责1.负责本部门各类文档的收集、整理、归档和保管工作，并按照公司文档管理制度的要求，定期向综合管理部门移交归档。2.负责建立本部门文档管理台账，对本部门文档的种类、数量、存放位置等信息进行详细记录，并及时更新。3.负责本部门员工文档管理培训工作的组织实施，提高员工的文档管理意识和技能，确保本部门文档管理工作的规范有序。4.负责本部门文档的安全保密管理工作，采取必要的安全保密措施，防止文档泄露、丢失和损坏。5.负责按照公司文档管理制度的要求，及时查阅和利用本部门及其他部门的相关文档，为部门工作提供支持和保障。

（三）员工职责1.负责在工作过程中及时形成和收集各类文档，并按照公司文档管理制度的要求进行整理和分类。2.负责将整理好的文档及时提交给本部门文档管理人员，确保文档的及时归档和保管。3.负责妥善保管本人使用的文档，不得擅自将文档带出公司或转借他人，防止文档泄露、丢失和损坏。4.负责按照公司文档管理制度的要求，及时查阅和利用相关文档，为个人工作提供支持和保障。5.负责配合公司综合管理部门及其他部门开展文档管理工作，提供必要的协助和支持。

三、文档的分类与编号（一）文档分类公司文档按照其性质和用途分为以下几类：1.行政公文类：包括公司发布的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复等。2.合同协议类：包括公司签订的各类合同、协议、意向书等。3.会议纪要类：包括公司组织召开的各类会议的会议纪要。4.工作计划与总结类：包括公司各部门及员工制定的工作计划、总结、述职报告等。5.财务报表类：包括公司编制的各类财务报表、审计报告、税务报表等。6.技术资料类：包括公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。7.人事档案类：包括公司员工的个人档案、劳动合同、培训记录、绩效考核记录等。8.其他类：包括上述各类文档以外的其他文档，如宣传资料、活动策划方案、客户资料等。

（二）文档编号为了便于文档的管理和查找，对各类文档进行统一编号。文档编号由类别代码、年份代码、顺序号三部分组成，具体编号规则如下：1.类别代码：根据文档分类，用两位大写字母表示，具体如下：行政公文类：XG合同协议类：HT会议纪要类：JY工作计划与总结类：GZ财务报表类：CW技术资料类：JS人事档案类：RS其他类：QT2.年份代码：用四位阿拉伯数字表示文档形成的年份，如2023表示2023年形成的文档。3.顺序号：用四位阿拉伯数字表示该类文档在当年的顺序号，从0001开始编号。

例如，2023年第5号行政公文的编号为：XG20230005。

四、文档的收集与整理（一）收集范围公司各部门及员工在工作过程中形成的各类文档，包括纸质文档和电子文档，均属于文档收集的范围。

（二）收集要求1.各部门及员工应按照公司文档管理制度的要求，及时、准确地收集本部门及本人工作过程中形成的各类文档，确保文档的完整性和准确性。2.对于重要文档，应在形成后及时进行备份，防止文档丢失或损坏。3.对于外来文件，如政府部门文件、行业协会文件、合作单位文件等，应及时进行登记和签收，并按照公司文档管理制度的要求进行整理和归档。

（三）整理原则1.遵循文档的形成规律，保持文档之间的有机联系，便于查找和利用。2.按照文档的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保文档分类清晰、条理分明。3.对文档进行编号、编目、装订等处理，确保文档的规范化和标准化。

（四）整理方法1.纸质文档整理：对纸质文档进行分类，按照文档编号顺序排列，并在文档首页右上角加盖文档编号章。对每份文档进行编目，编目内容包括文档编号、文档名称、日期、来源、保管期限等，并填写《文档目录登记表》。对文档进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。2.电子文档整理：按照文档类别建立电子文件夹，每个文件夹下按照年份和文档编号顺序建立子文件夹。将电子文档按照类别、年份、文档编号进行命名，并存储在相应的文件夹中。对电子文档进行编目，编目内容包括文档编号、文档名称、日期、来源、保管期限等，并填写《电子文档目录登记表》。定期对电子文档进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。

五、文档的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的各类文档整理完毕，并向综合管理部门移交归档。2.对于紧急或重要文档，应在文档形成后及时移交归档。

（二）归档要求1.各部门移交归档的文档应符合公司文档管理制度的要求，包括文档的完整性、准确性、规范性等。2.移交归档的文档应填写《文档移交清单》，清单内容包括文档编号、文档名称、日期、来源、保管期限等，并由移交部门和接收部门双方签字确认。3.综合管理部门接收归档文档后，应按照文档管理制度的要求进行分类、编号、编目、装订等处理，并及时将文档入库保管。

（三）保管期限公司文档的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：1.永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的文档，如公司成立文件、公司章程、重要会议纪要、年度财务报告等。2.长期保管：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文档，如公司规章制度、合同协议、工作计划与总结、人事档案等，保管期限为10年至50年。3.短期保管：在较短时间内对公司工作有查考利用价值的文档，如一般性文件、报表、资料等，保管期限为1年至10年。

（四）保管方式1.纸质文档保管：综合管理部门应设立专门的文档库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质文档的安全保管。纸质文档应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立《纸质文档存放索引表》，便于查找和利用。定期对纸质文档进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。2.电子文档保管：综合管理部门应建立电子文档管理系统，对电子文档进行集中存储和管理。电子文档应按照类别、年度、保管期限等进行分类存储，并建立《电子文档存放索引表》，便于查找和利用。定期对电子文档进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。加强电子文档的安全保密管理，设置不同的用户权限，防止电子文档被非法访问、篡改或删除。

六、文档的借阅与利用（一）借阅范围公司内部各部门及员工因工作需要，可以借阅公司文档管理系统中已归档的各类文档。

（二）借阅流程1.填写申请表：借阅人应填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的编号、名称、借阅期限、用途等，并签字确认。2.部门负责人审批：借阅人所在部门负责人对借阅申请进行审批，签署意见并签字确认。3.综合管理部门审核：综合管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后予以办理借阅手续。4.借阅登记：综合管理部门对借阅的文档进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息，并由借阅人签字确认。5.文档借阅：借阅人凭《文档借阅申请表》和有效身份证件到综合管理部门领取借阅的文档。

（三）借阅期限1.一般文档的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要文档和保密文档的借阅期限由综合管理部门根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日，且一般不允许续借。

（四）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还借阅的文档，如有特殊情况需要延期归还，应提前向综合管理部门申请并说明原因。2.借阅人归还文档时，应确保文档的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应按照公司相关规定进行赔偿。3.综合管理部门在收到归还的文档后，应及时进行清点和检查，确认无误后在《文档借阅登记表》上注明归还日期，并将文档归还原位。

（五）利用要求1.公司员工应按照公司文档管理制度的要求，合理利用公司文档，不得擅自将文档用于与工作无关的目的。2.如需对借阅的文档进行复印、扫描、拍照等操作，应提前向综合管理部门申请并说明用途，经批准后方可进行。3.在利用文档过程中，应注意保护文档的安全和保密，不得泄露文档内容，不得擅自修改、删除文档信息。

七、文档的保密与安全（一）保密措施1.加强对文档管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任心，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要文档，应采取加密存储、访问控制、权限管理等安全保密措施，防止文档泄露。3.严格限制文档的查阅和使用范围，未经授权不得擅自查阅和使用公司重要文档。4.在文档的传递、存储和处理过程中，应采取必要的保密措施，如密封传递、加密存储、专人保管等，防止文档在流转过程中泄露。

（二）安全管理1.建立健全文档安全管理制度，加强对文档库房、电子文档管理系统等设施设备的安全管理，确保文档的安全存储和使用。2.配备必要的安全设备，如防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、防雷设备等，定期对设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.加强对文档管理人员的安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，制定应急预案，定期组织演练，确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行处理。4.对文档的借阅、归还、利用等环节进行严格管理，防止文档丢失、损坏或被盗。

八、文档的销毁（一）销毁范围1.已到保管期限且无继续保存价值的文档。2.因工作失误或其他原因形成的重复、多余、无效的文档。3.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要文档，在经过审批后需要销毁的。

（二）销毁流程1.填写申请表：由文档形成部门或保管部门填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档的编号、名称、数量、销毁原因等，并签字确认。2.部门负责人审批：部门负责人对销毁申请进行审批，签署意见并签字确认。3.综合管理部门审核：综合管理部门对销毁申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.公司领导审批：公司领导对销毁申请进行审批，签署意见并签字确认。5.销毁实施：经公司领导批准后，由综合管理部门负责组织实施文档销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并确保销毁彻底。6.销毁记录：综合管理部门应对文档销毁过程进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁文档的编号