文件归档范围、分类方案和保管期限表

文件归档范围、分类方案和保管期限表一、引言为了确保公司文件资料的系统性、完整性和规范性管理，便于文件的查阅、利用和保存，特制定本文件归档范围、分类方案和保管期限表。本方案适用于公司各部门在日常工作中形成的各类文件资料。

二、文件归档范围

（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照的办理及变更资料。2.公司规章制度、章程、议事规则等文件。3.公司年度工作计划、总结、报告等综合性文件。4.公司行政会议纪要、决议等文件。5.公司对外发文、收文及内部文件流转记录。6.公司印章使用记录、介绍信存根等文件。7.公司办公用品采购、领用记录等文件。8.公司固定资产台账、购置及处置记录等文件。9.公司员工考勤记录、请假单等文件。10.公司安全保卫、消防等相关文件。

（二）人力资源类1.员工招聘、录用、离职等相关文件，包括招聘启事、简历筛选记录、面试评估表、录用通知、离职申请及审批等资料。2.员工培训计划、培训记录、培训效果评估等文件。3.员工绩效考核方案、考核结果记录等文件。4.员工薪酬福利方案、工资发放记录等文件。5.员工社保、公积金缴纳记录等文件。6.员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等文件。7.员工人事档案，包括个人简历、学历证书、资格证书、奖惩记录等资料。8.公司人才队伍建设规划、人才培养计划等文件。

（三）财务会计类1.公司财务预算、决算报告等文件。2.公司财务制度、会计核算办法等文件。3.公司各类财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.公司会计凭证、账簿、财务审计报告等文件。5.公司税务申报资料、纳税记录等文件。6.公司资金管理、成本控制等相关文件。7.公司财务分析报告、财务风险评估报告等文件。

（四）市场营销类1.市场调研报告、市场分析报告等文件。2.公司产品宣传资料、推广方案、广告策划等文件。3.公司客户信息管理资料，包括客户档案、客户需求分析等。4.公司销售合同、订单、销售发票等文件。5.公司销售业绩统计、销售数据分析等文件。6.公司参加展会、商务活动等相关资料。7.公司市场推广费用预算、支出记录等文件。

（五）研发技术类1.公司研发项目立项报告、可行性研究报告等文件。2.公司研发项目计划、进度报告、总结报告等文件。3.公司研发项目技术文档，包括设计图纸、技术方案、实验报告等。4.公司知识产权管理文件，包括专利申请、商标注册、著作权登记等资料。5.公司技术标准、规范、操作规程等文件。6.公司研发设备采购、使用记录等文件。7.公司与外部科研机构合作项目的相关文件。

（六）生产管理类1.公司生产计划、生产调度记录等文件。2.公司生产工艺流程、操作规程等文件。3.公司生产设备台账、维护保养记录、维修记录等文件。4.公司原材料采购合同、供应商信息管理资料等文件。5.公司产品质量检验报告、质量控制记录等文件。6.公司安全生产管理制度、安全检查记录、事故处理报告等文件。7.公司生产现场管理文件，包括5S管理记录等。

（七）项目管理类1.公司各类项目立项审批文件。2.公司项目管理计划、项目进度报告、项目总结报告等文件。3.公司项目预算、成本控制记录等文件。4.公司项目质量控制文件，包括质量计划、质量检验记录等。5.公司项目风险管理文件，包括风险识别、评估、应对措施等记录。6.公司项目文档管理资料，包括项目文档清单、文档整理归档记录等。

（八）其他类1.公司获得的荣誉证书、资质证书等文件。2.公司对外签订的战略合作协议、投资协议等文件。3.公司与政府部门、行业协会等往来文件。4.公司涉及的法律纠纷、诉讼案件等相关文件。5.公司认为需要归档保存的其他重要文件资料。

三、分类方案

（一）按年度分类将文件按形成年度进行分类，如20XX年度文件单独存放。

（二）按部门分类根据公司各部门职责，将文件分为行政管理部、人力资源部、财务部、市场营销部、研发技术部、生产管理部、项目管理部等不同部门类别。

（三）按文件类型分类在每个部门类别下，再按文件类型进一步细分，如行政管理类可分为制度文件、会议文件、发文收文等；人力资源类可分为招聘文件、培训文件、绩效考核文件等。

具体分类如下：1.行政管理类制度文件：公司规章制度、章程、议事规则等。会议文件：行政会议纪要、决议等。发文收文：公司对外发文、收文及内部文件流转记录。证照资料：公司设立、变更、注销等相关证照办理及变更资料。印章管理：印章使用记录、介绍信存根等。办公用品：办公用品采购、领用记录等。固定资产：固定资产台账、购置及处置记录等。员工考勤：员工考勤记录、请假单等。安全保卫：公司安全保卫、消防等相关文件。2.人力资源类招聘录用：员工招聘、录用、离职等相关文件。培训发展：员工培训计划、培训记录、培训效果评估等。绩效考核：员工绩效考核方案、考核结果记录等。薪酬福利：员工薪酬福利方案、工资发放记录等。社保公积金：员工社保、公积金缴纳记录等。劳动合同：员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等。人事档案：员工人事档案，包括个人简历、学历证书、资格证书、奖惩记录等。人才建设：公司人才队伍建设规划、人才培养计划等。3.财务会计类预算决算：公司财务预算、决算报告等。财务制度：公司财务制度、会计核算办法等。财务报表：公司各类财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。会计凭证：公司会计凭证、账簿、财务审计报告等。税务管理：公司税务申报资料、纳税记录等。资金成本：公司资金管理、成本控制等相关文件。财务分析：公司财务分析报告、财务风险评估报告等。4.市场营销类市场调研：市场调研报告、市场分析报告等。宣传推广：公司产品宣传资料、推广方案、广告策划等。客户管理：公司客户信息管理资料，包括客户档案、客户需求分析等。销售业务：公司销售合同、订单、销售发票等。销售业绩：公司销售业绩统计、销售数据分析等。市场活动：公司参加展会、商务活动等相关资料。推广费用：公司市场推广费用预算、支出记录等。5.研发技术类项目立项：公司研发项目立项报告、可行性研究报告等。项目管理：公司研发项目计划、进度报告、总结报告等。技术文档：公司研发项目技术文档，包括设计图纸、技术方案、实验报告等。知识产权：公司知识产权管理文件，包括专利申请、商标注册、著作权登记等资料。技术标准：公司技术标准、规范、操作规程等文件。研发设备：公司研发设备采购、使用记录等文件。合作项目：公司与外部科研机构合作项目的相关文件。6.生产管理类生产计划：公司生产计划、生产调度记录等。工艺流程：公司生产工艺流程、操作规程等文件。设备管理：公司生产设备台账、维护保养记录、维修记录等文件。采购供应：公司原材料采购合同、供应商信息管理资料等文件。质量控制：公司产品质量检验报告、质量控制记录等文件。安全生产：公司安全生产管理制度、安全检查记录、事故处理报告等文件。现场管理：公司生产现场管理文件，包括5S管理记录等。7.项目管理类立项审批：公司各类项目立项审批文件。项目计划：公司项目管理计划、项目进度报告、项目总结报告等。项目预算：公司项目预算、成本控制记录等文件。项目质量：公司项目质量控制文件，包括质量计划、质量检验记录等。项目风险：公司项目风险管理文件，包括风险识别、评估、应对措施等记录。文档管理：公司项目文档管理资料，包括项目文档清单、文档整理归档记录等。8.其他类荣誉资质：公司获得的荣誉证书、资质证书等文件。合作协议：公司对外签订的战略合作协议、投资协议等文件。对外往来：公司与政府部门、行业协会等往来文件。法律纠纷：公司涉及的法律纠纷、诉讼案件等相关文件。其他：公司认为需要归档保存的其他重要文件资料。

四、保管期限表

（一）永久保管1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照的办理及变更资料。2.公司规章制度、章程、议事规则等文件。3.公司年度工作计划、总结、报告等综合性文件。4.公司财务预算、决算报告等文件。5.公司财务审计报告。6.公司获得的荣誉证书、资质证书等文件。7.公司对外签订的战略合作协议、投资协议等文件。8.公司涉及的法律纠纷、诉讼案件等相关文件。

（二）30年保管1.公司行政会议纪要、决议等文件。2.公司对外发文、收文及内部文件流转记录。3.公司员工人事档案，包括个人简历、学历证书、资格证书、奖惩记录等资料。4.公司会计凭证、账簿。5.公司各类项目立项审批文件。6.公司项目管理计划、项目进度报告、项目总结报告等文件。

（三）10年保管1.公司印章使用记录、介绍信存根等文件。2.公司办公用品采购、领用记录等文件。3.公司固定资产台账、购置及处置记录等文件。4.公司员工考勤记录、请假单等文件。5.公司安全保卫、消防等相关文件。6.公司员工招聘、录用、离职等相关文件，包括招聘启事、简历筛选记录、面试评估表、录用通知、离职申请及审批等资料。7.公司员工培训计划、培训记录、培训效果评估等文件。8.公司员工绩效考核方案、考核结果记录等文件。9.公司员工薪酬福利方案、工资发放记录等文件。10.公司员工社保、公积金缴纳记录等文件。11.公司员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等文件。12.公司市场调研报告、市场分析报告等文件。13.公司产品宣传资料、推广方案、广告策划等文件。14.公司客户信息管理资料，包括客户档案、客户需求分析等。15.公司销售合同、订单、销售发票等文件。16.公司销售业绩统计、销售数据分析等文件。17.公司参加展会、商务活动等相关资料。18.公司市场推广费用预算、支出记录等文件。19.公司研发项目立项报告、可行性研究报告等文件。20.公司研发项目计划、进度报告、总结报告等文件。21.公司研发项目技术文档，包括设计图纸、技术方案、实验报告等。22.公司知识产权管理文件，包括专利申请、商标注册、著作权登记等资料。23.公司技术标准、规范、操作规程等文件。24.公司研发设备采购、使用记录等文件。25.公司与外部科研机构合作项目的相关文件。26.公司生产计划、生产调度记录等文件。27.公司生产工艺流程、操作规程等文件。28.公司生产设备台账、维护保养记录、维修记录等文件。29.公司原材料采购合同、供应商信息管理资料等文件。30.公司产品质量检验报告、质量控制记录等文件。31.公司安全生产管理制度、安全检查记录、事故处理报告等文件。32.公司生产现场管理文件，包括5S管理记录等。33.公司项目预算、成本控制记录等文件。34.公司项目质量控制文件，包括质量计划、质量检验记录等。35.公司项目风险管理文件，包括风险识别、评估、应对措施等记录。36.公司项目文档管理资料，包括项目文档清单、文档整理归档记录等。37.公司与政府部门、行业协会等往来文件。

（四）短期保管（5年