某公司快递收发管理制度

某公司快递收发管理制度一、总则1.目的为了规范公司快递收发管理工作，确保快递包裹的及时、准确、安全收发，提高工作效率，保障公司和员工的利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在工作过程中涉及的快递收发业务。3.职责分工行政部门负责制定、修订和完善公司快递收发管理制度，并监督制度的执行情况。统一管理公司快递收发工作，包括快递费用的结算、快递供应商的选择与管理等。设立专门的快递收发区域，配备必要的快递收发设备，如快递柜、货架等，并负责维护和管理。负责接收外部快递，并及时通知收件人领取。对于重要或紧急的快递，应优先处理并及时传达相关信息。定期对快递收发情况进行统计分析，向上级领导汇报，并根据实际情况提出改进建议。各部门负责本部门快递收发的具体管理工作，指定专人负责与行政部门对接快递业务。提前告知行政部门本部门预计收到和发出的快递数量及大致时间，以便行政部门合理安排工作。对本部门收到的快递进行及时处理，如有异常情况（如包裹破损、丢失等），应及时与行政部门沟通并协助处理。负责本部门发出快递的物品准备、包装等工作，确保符合快递运输要求，并在快递单上准确填写收件人信息、寄件人信息、物品清单等内容。员工个人遵守公司快递收发管理制度，配合行政部门及本部门做好快递收发工作。及时领取个人快递，如有特殊情况无法及时领取，应提前与行政部门沟通说明。在寄发快递时，应按照公司规定填写快递单，并确保提供的信息真实、准确、完整。对于因个人原因导致的快递延误、丢失等问题，承担相应责任。

二、快递收发流程

（一）收件流程1.快递到达通知行政部门快递收发人员收到快递后，应立即进行核对和登记。核对内容包括快递单号、寄件人信息、收件人信息等。确认无误后，根据收件人所属部门，通过公司内部通讯工具（如企业微信、钉钉等）或电话等方式通知收件人领取快递。2.收件人领取收件人在接到领取通知后，应在规定时间内前往行政部门快递收发区域领取快递。领取时，需出示有效身份证件，并在快递签收登记簿上签字确认。如有代领情况，代领人需提供收件人授权委托书及双方有效身份证件。3.特殊情况处理如收件人无法在规定时间内领取快递，行政部门快递收发人员应再次联系收件人，确定新的领取时间。若多次联系仍无法取得联系，对于重要或紧急的快递，行政部门应及时向上级领导汇报，并根据领导指示采取相应措施，如尝试通过寄件人联系收件人、将快递退回寄件人等。若发现快递包裹有破损、丢失或其他异常情况，收件人应当场与行政部门快递收发人员共同检查，并填写快递异常情况登记表。行政部门应及时与快递公司联系，协商解决赔偿等问题，并将处理结果告知收件人。

（二）发件流程1.寄件申请员工因工作需要寄发快递时，应提前填写《快递寄件申请表》，详细注明寄件人信息、收件人信息、寄件物品清单、寄件原因、预计寄件时间等内容，并提交给本部门负责人审批。审批通过后，将申请表交至行政部门。2.物品准备与包装寄件人按照申请表上填写的物品清单准备好寄件物品，并进行妥善包装。包装应符合快递运输要求，确保物品在运输过程中不受损坏。对于易碎、易损、贵重物品等，应采取相应的防护措施，如使用泡沫、气泡垫等进行填充，或选择保价服务。3.快递单填写寄件人在行政部门领取快递单后，应按照快递单上的格式要求准确填写收件人信息、寄件人信息、寄件物品清单等内容。填写的信息应清晰、准确、完整，避免因信息错误导致快递延误、丢失等问题。4.交寄与费用结算寄件人将包装好的快递及填写完整的快递单一并交至行政部门快递收发人员。行政部门快递收发人员对快递单信息进行再次核对，确认无误后，选择合适的快递公司进行交寄，并记录快递单号、交寄时间等信息。每月末，行政部门负责统计当月公司快递费用，按照公司规定的结算方式与快递公司进行费用结算。

三、快递费用管理1.费用标准公司根据快递业务的实际情况，制定合理的快递费用标准。费用标准应包括不同快递公司的收费标准、不同重量段和距离段的收费参考等内容。行政部门应定期对快递费用标准进行评估和调整，确保其合理性和适用性。2.费用报销员工因工作需要寄发快递产生的费用，按照公司费用报销制度进行报销。报销时，需提供有效的快递发票和填写完整的费用报销单，并在报销单上注明寄件人信息、收件人信息、寄件物品清单、寄件原因等内容。经部门负责人审批后，交至财务部门审核报销。3.费用控制行政部门应加强对快递费用的控制和管理，定期对快递费用支出情况进行统计分析，与预算进行对比，及时发现异常情况并采取措施进行调整。鼓励员工在保证快递服务质量的前提下，选择性价比高的快递公司，降低快递费用支出。对于超过快递费用预算的部门，行政部门应及时与其沟通，查找原因并制定改进措施。

四、快递供应商管理1.供应商选择行政部门负责快递供应商的选择和管理工作。在选择快递供应商时，应综合考虑快递公司的服务质量、价格水平、信誉度、网络覆盖范围等因素。通过招标、询价、试用等方式，选择几家优质的快递公司作为公司的快递供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。2.服务质量考核行政部门应建立快递供应商服务质量考核机制，定期对快递供应商的服务质量进行考核评估。考核内容包括快递的及时送达率、包裹破损率、丢失率、客户投诉率等指标。根据考核结果，对服务质量优秀的快递供应商给予适当奖励，对服务质量不达标的快递供应商进行警告、限期整改，如整改后仍不符合要求，可终止合作协议。3.合作协议管理行政部门应与快递供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，包括快递服务的价格、服务标准、结算方式、违约责任等内容。在合作过程中，如遇快递服务价格调整、服务标准变更等情况，行政部门应及时与快递供应商协商，并签订补充协议。同时，行政部门应定期对合作协议的执行情况进行检查，确保双方严格履行协议条款。

五、快递收发区域管理1.区域设置与布局行政部门应根据公司实际情况，合理设置快递收发区域。快递收发区域应相对独立，便于快递的集中管理和收发操作。区域内应划分收件区、发件区、暂存区、办公区等功能区域，并配备必要的快递收发设备，如快递柜、货架、电子秤、包装工具等，确保快递收发工作的顺利进行。2.安全管理快递收发区域应加强安全管理，确保快递包裹的安全。安装监控设备，对快递收发区域进行实时监控，防止快递包裹被盗、丢失等情况发生。同时，应做好防火、防盗、防潮等工作，定期对快递收发区域的消防设施、电器设备等进行检查和维护，确保其正常运行。3.环境卫生管理保持快递收发区域的环境卫生整洁，定期进行清扫和消毒。对快递包装废弃物等应进行分类收集，按照环保要求进行处理，避免造成环境污染。

六、附则1.本制度自发布之日起