物资采购管理制度55644

物资采购管理制度55644一、总则1.目的为规范公司物资采购管理工作，确保物资采购活动合法、合规、高效进行，满足公司生产经营需求，降低采购成本，保证物资质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资采购活动，包括生产物资、办公用品、设备及配件、工程物资等各类物资的采购。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：确保所采购物资的质量符合相关标准和公司要求，优先选择优质供应商和产品。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。合规合法原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保采购活动的合法性和规范性。公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。

二、采购组织与职责1.采购决策机构公司成立采购管理委员会，作为物资采购的决策机构。采购管理委员会由公司高层领导、相关部门负责人组成。其职责包括：审议公司物资采购战略和年度采购计划。审批重大采购项目、采购预算和采购合同。协调解决采购过程中的重大问题和争议。2.采购执行部门公司设立采购部门，作为物资采购的执行机构。采购部门负责具体的物资采购工作，其职责包括：根据公司需求，制定和执行物资采购计划。寻找、筛选、评估和选择供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购物资的催交、验收、付款等工作。定期统计分析采购数据，为公司决策提供支持。3.需求部门公司各需求部门负责提出物资需求计划，并配合采购部门完成物资采购相关工作。其职责包括：根据本部门生产经营任务和实际需求，准确、及时地提交物资需求计划。参与供应商评估和选择，提供技术支持和质量标准要求。负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。反馈物资使用过程中的问题和改进建议。

三、采购流程1.需求计划提报各需求部门应在每月[具体日期]前，根据下月生产经营计划和实际需求，填写《物资需求计划表》，详细列出物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。对于临时需求，需求部门应及时填写《临时物资需求申请表》，经部门负责人审批后提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门收到需求部门提交的需求计划后，进行汇总、分析和审核。根据需求计划和库存情况，结合采购周期和市场供应情况，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并提交采购管理委员会审批。3.供应商选择与管理采购部门根据采购物资的类别和特点，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察，了解其企业规模、生产工艺、质量管理体系等情况，形成考察报告。根据考察结果和综合评估，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明文件、合作记录、评估报告等内容。采购部门定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商名单，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格供应商进行淘汰。4.采购谈判与合同签订采购部门根据采购计划，向选定的供应商发送《采购询价单》，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行分析和比较，选择报价合理、产品质量可靠、售后服务良好的供应商进行采购谈判。在采购谈判过程中，采购部门应明确采购物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，并与供应商达成一致意见。采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交公司法律部门审核。法律部门审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。5.采购执行与跟踪采购部门根据采购合同，及时向供应商下达《采购订单》，明确采购物资的具体要求和交货时间。采购部门跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等信息，确保物资按时、按质、按量供应。对于重要物资或紧急采购项目，采购部门应安排专人驻厂监造或催货，确保物资质量和交货期。6.物资验收物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。物资到货后，需求部门应按照采购合同和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。对于验收合格的物资，需求部门应在《物资验收单》上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。7.付款管理采购部门根据采购合同和物资验收情况，填写《付款申请单》，并附上采购合同、发票、验收单等相关凭证，提交财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。采购部门应跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款，维护公司良好的商业信誉。

四、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据公司年度生产经营计划和物资采购计划，结合历史采购数据和市场价格变化趋势，编制年度采购预算。年度采购预算应明确各类物资的采购金额、采购数量、采购时间等内容，并提交采购管理委员会审批。在预算执行过程中，采购部门应根据实际需求和市场变化情况，对采购预算进行动态调整。调整后的采购预算应重新提交采购管理委员会审批。2.预算执行与控制采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，确保采购支出控制在预算范围内。对于超出预算的采购项目，采购部门应提前提交《采购预算调整申请》，说明原因和调整金额，经采购管理委员会审批后执行。财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向采购管理委员会汇报预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。

五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施市场价格波动风险：采购部门应密切关注市场价格变化趋势，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。供应商违约风险：在选择供应商时，应充分考察其信誉和实力，要求供应商提供履约保证金或担保。同时，加强对采购合同的管理，跟踪供应商履约情况，及时采取措施应对供应商违约行为。质量风险：加强对采购物资的质量检验和验收工作，严格按照质量标准进行验收。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和违约责任。定期对供应商进行质量评估，对质量不合格的供应商进行整改或淘汰。法律风险：采购部门应加强对法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在签订采购合同前，应提交公司法律部门审核，避免合同纠纷和法律风险。

六、监督与考核1.内部监督公司审计部门定期对物资采购活动进行审计监督，检查采购流程是否规范、采购合同是否合法有效、采购成本是否合理、物资验收是否严格等情况。审计部门对审计过程中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.供应商监督采购部门定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行监督和评估，及时反馈供应商存在的问题，并要求供应商进行整改。对于供应商的违规行为，采购部门应按照采购合同约定采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。3.考核机制建立采购部门和采购人员的绩效考核机制，对采购工作的质量、效率、成本控制等方面进行考核评价。绩效考核指标包括采购计划完成