物资管理制度

物资管理制度一、总则1.目的为了加强公司物资管理，规范物资采购、验收、储存、发放、使用、盘点等环节的工作流程，确保物资的安全、完整、合理使用，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、生产原材料、生产设备、劳保用品等。3.职责分工采购部门根据各部门物资需求计划，负责物资的采购工作，包括寻找供应商、询价、比价、议价、签订采购合同等。确保所采购物资的质量、规格、型号等符合公司要求，按时、按质、按量完成采购任务。建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，维护良好的合作关系。仓库管理部门负责物资的验收、入库、储存、保管、发放等工作。对物资进行分类存放，做好标识，确保物资的安全和完好。定期对物资进行盘点，及时掌握物资的库存情况，做到账实相符。做好仓库的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保仓库环境安全。使用部门根据实际工作需要，定期提交物资需求计划，明确物资的名称、规格、型号、数量等。负责本部门领用物资的使用和管理，合理使用物资，避免浪费。配合采购部门和仓库管理部门做好物资的采购、验收、盘点等工作。财务部门负责物资采购资金的审核和支付，对物资采购成本进行核算和控制。参与物资采购合同的审核，监督物资采购资金的使用情况。定期对物资管理情况进行财务审计，确保物资管理工作的合规性。

二、物资采购管理1.采购计划各部门应根据工作实际需求，每月末提交次月的物资需求计划。需求计划应详细列出物资的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。采购部门汇总各部门的物资需求计划后，结合库存情况进行综合分析，制定月度采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容。对于临时性、紧急性的物资需求，使用部门应填写《紧急物资采购申请表》，经部门负责人审批后，交采购部门及时采购。2.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，建立合格供应商名录。采购物资时，应优先从合格供应商名录中选择供应商。对于新的供应商，需进行严格的考察和审批，确保其符合公司要求。定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括交货期、产品质量、价格、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。3.采购流程采购部门根据采购计划或紧急物资采购申请表，向供应商发送询价单，要求供应商提供物资的报价、规格、型号、交货期等信息。采购部门收到供应商的报价后，进行比价、议价，选择合适的供应商。对于金额较大的采购项目，应组织相关部门进行招标采购。确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购部门跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量到货。对于因供应商原因导致的交货延迟、质量问题等，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。4.采购审批采购金额在[X]元以下的物资采购，由采购部门负责人审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的物资采购，由分管领导审批。采购金额在[X]元以上的物资采购，由总经理审批。

三、物资验收管理1.验收标准物资到货后，仓库管理部门应按照采购合同约定的质量标准、规格、型号、数量等进行验收。对于有国家标准或行业标准的物资，应按照相应标准进行验收。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉物资的验收流程和方法。验收过程中，应认真核对物资的相关证明文件，如质量检验报告、合格证等。2.验收流程物资到货前，仓库管理部门应提前做好验收准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。物资到货时，仓库管理部门通知采购部门和使用部门共同参与验收。验收人员应按照验收标准对物资进行逐一检查，核对物资的名称、规格、型号、数量、外观质量等是否符合要求。对于需要进行检验检测的物资，应按照规定的程序进行送检。检验检测合格后，方可办理入库手续。验收合格的物资，验收人员应在送货单或验收单上签字确认，并注明验收情况。验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.验收记录仓库管理部门应建立物资验收记录台账，详细记录物资的到货日期、名称、规格、型号、数量、供应商、验收情况、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。

四、物资储存管理1.仓库规划与布局根据物资的类别、特性、用途等，对仓库进行合理规划和布局。设置不同的储存区域，如办公用品区、办公设备区、生产原材料区、生产设备区、劳保用品区等。物资应按照类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰。对于有特殊储存要求的物资，如易燃易爆物资、有毒有害物资等，应设置专门的储存区域，并采取相应的防护措施。2.库存管理仓库管理部门应建立物资库存明细账，详细记录物资的出入库情况，包括物资名称、规格、型号、数量、出入库日期、凭证号码等信息。定期对物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，由仓库管理部门组织实施，财务部门派人监盘。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和说明，并提出处理意见。根据物资的库存情况和使用部门的需求，合理安排物资的补货计划。对于库存积压物资，应及时与采购部门和使用部门沟通协调，采取促销、报废、调剂等措施进行处理。3.仓库安全管理仓库应配备必要的消防器材、安全设施等，确保仓库环境安全。仓库管理人员应熟悉消防器材的使用方法，定期进行消防演练。做好仓库的防火、防潮、防虫、防盗等工作。仓库内严禁吸烟和使用明火，保持通风良好，防止物资受潮、霉变、虫蛀。加强仓库的门禁管理，防止无关人员进入仓库。对仓库设施设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。如发现设施设备存在故障或安全隐患，应及时维修或更换。

五、物资发放管理1.发放原则物资发放应遵循"先进先出、按需发放"的原则。确保库存物资的合理周转，避免物资积压和浪费。严格按照审批后的物资需求计划发放物资，不得超计划发放。对于特殊情况需要超计划发放的物资，应经相关部门负责人审批同意。2.发放流程使用部门填写《物资领用申请表》，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。将审批后的《物资领用申请表》交仓库管理部门，仓库管理人员根据申请表上的信息进行物资发放。发放时，应核对物资的名称、规格、型号、数量等是否与申请表一致，并在申请表上签字确认。对于贵重物资、限量物资等，应实行限额领用制度。仓库管理部门应建立相应的台账，记录领用情况，严格控制发放数量。3.发放记录仓库管理部门应建立物资发放记录台账，详细记录物资的领用日期、名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人等信息。发放记录应妥善保存，以备查阅。

六、物资使用管理1.使用部门职责使用部门应合理使用领用的物资，制定物资使用计划，提高物资的使用效率。加强对物资使用过程的管理，确保物资的安全和正常使用。对于因使用不当导致物资损坏或丢失的，应追究相关人员的责任。定期对本部门领用的物资进行清理和盘点，及时将闲置或报废的物资交回仓库管理部门。2.物资节约与回收全体员工应树立节约意识，养成节约使用物资的良好习惯。在物资使用过程中，应尽量减少浪费，降低物资消耗。对于可回收利用的物资，如纸张、塑料瓶、金属等，应进行分类回收，交仓库管理部门统一处理。仓库管理部门应建立物资回收台账，记录回收物资的名称、规格、型号、数量、回收日期等信息。

七、物资盘点与清查1.盘点计划仓库管理部门应制定年度物资盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员安排等。盘点计划应报财务部门备案。每月末，仓库管理部门应根据库存情况，制定月度盘点计划，对重点物资进行盘点。月度盘点计划应提前通知各相关部门。2.盘点实施盘点人员应认真核对物资的实际数量与库存明细账上的数量是否一致，检查物资的质量状况、存放位置等是否符合要求。对于盘点过程中发现的盘盈、盘亏情况，应详细记录，并及时查明原因。盘盈物资应查明是入账错误还是其他原因导致的，盘亏物资应查明是丢失、损坏还是其他原因导致的。3.盘点报告盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告。盘点报告应包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、盘盈盘亏原因分析、处理意见等内容。盘点报告经仓库管理部门负责人审核后，报财务部门。财务部门根据盘点报告进行账务处理，调整库存明细账和总账。4.清查审计公司定期对物资管理情况进行清查审计，检查物资采购、验收、储存、发放、使用等环节的工作是否符合规定，物资管理是否存在漏洞和风险。清查审计结束后，应出具清查审计报告，针对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。

八、物资报废管理1.报废条件物资因使用年限到期、损坏无法修复、技术淘汰等原因，已无法正常使用的，可申请报废。物资虽未达到使用年限，但因质量问题、安全隐患等原因，经相关部门鉴定确需报废的，也可申请报废。2.报废申请与审批使用部门填写《物资报废申请表》，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并附上相关证明材料，如维修记录、质量检测报告等。《物资报废申请表》经部门负责人审核后，交仓库管理部门核实物资的实际情况。仓库管理部门核实无误后，签字确认并报财务部门。财务部门对物资报废申请进行审核，主要审核物资的账面价值、报废原因的合理性等。审核通过后，报分管领导和总经理审批。3.报废处理经审批同意报废的物资，由仓库管理部门负责组织处理。对于有回收价值的报废物资，如废旧金属、废旧设备等，应进行回收处理，回收款项交财务部