物资采购管理制度修订版

物资采购管理制度修订版一、总则1.目的为加强公司物资采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证物资质量，提高采购效率，满足公司生产经营需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的采购活动，包括生产用原材料、辅助材料、设备及备品备件、办公用品、劳保用品等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：采购物资应符合国家相关标准和公司要求，确保物资质量可靠，满足生产经营需要。价格合理原则：在保证物资质量的前提下，通过市场调研、招标采购、询价比较等方式，选择性价比高的物资供应商，降低采购成本。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保护供应商合法权益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁接受供应商贿赂和不正当利益，确保采购活动廉洁、透明。

二、采购组织与职责1.采购决策机构公司成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策等，对采购活动进行监督和指导。2.采购执行部门公司设立采购部，作为物资采购的执行部门。采购部负责制定采购计划、组织采购实施、供应商管理、采购合同签订与执行等工作。3.相关部门职责需求部门：负责提出物资需求计划，明确物资规格、型号、数量、质量要求等，并对需求的合理性和准确性负责。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保物资符合质量标准。财务部门：负责审核采购预算、采购合同，办理采购付款手续，对采购成本进行核算和控制。审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等。

三、采购计划管理1.采购计划的编制需求部门应根据公司生产经营计划、库存情况等，每月定期编制物资需求计划，并提交给采购部。采购部接到需求计划后，应进行汇总、分析和审核，结合库存情况，编制月度采购计划。月度采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等。对于紧急采购需求，需求部门应填写紧急采购申请表，说明紧急原因、物资名称、规格型号、数量等，经部门负责人审批后提交给采购部。采购部应优先安排紧急采购。2.采购计划的审批月度采购计划经采购部负责人审核后，报分管领导审批。重大采购项目的采购计划需经采购决策委员会审议批准。采购计划批准后，采购部应严格按照计划组织采购，不得擅自变更采购内容和采购数量。如因特殊原因需要变更采购计划，应重新履行审批手续。

四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。采购部应制定招标方案，明确招标范围、招标方式、评标标准等。招标方案经审批后，发布招标公告，邀请合格供应商参加投标。采购部应组织开标、评标、定标等工作，按照评标标准确定中标供应商，并签订采购合同。2.询价采购对于金额较小、技术简单、市场货源充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。采购部应向至少三家供应商发出询价单，要求供应商报价。采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购对于采购时间紧迫、采购需求规格和技术条件复杂、招标失败或无合格供应商投标的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。采购部应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判。谈判小组应根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部应填写单一来源采购申请表，说明采购理由、供应商名称等，经审批后与供应商签订采购合同。

五、供应商管理1.供应商选择采购部应建立供应商信息库，收集供应商的基本情况、资质证书、产品质量、价格水平、售后服务等信息。采购部根据采购需求，从供应商信息库中筛选出合格的供应商，并进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产能力、质量控制、管理水平、信誉状况等。采购部组织相关部门对考察合格的供应商进行综合评审，评审内容包括供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等。根据评审结果，确定合格供应商名单，并报分管领导审批。2.供应商评价与考核采购部应定期对供应商进行评价和考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等。采购部根据供应商的评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其合格供应商资格。3.供应商关系维护采购部应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量状况，协调解决合作过程中出现的问题。采购部应定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流，共同探讨如何提高产品质量、降低成本、优化服务等。

六、采购合同管理1.合同签订采购部应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购部应将合同草本提交给相关部门审核。相关部门应重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等。审核通过后，采购部方可签订采购合同。2.合同执行采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给相关部门，各部门应按照合同要求履行各自的职责。采购部应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如因供应商原因导致合同无法履行，采购部应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法继续履行，采购部应与供应商协商解除合同，并按照合同约定办理相关手续。4.合同归档采购合同签订后，采购部应及时将合同正本、副本及相关附件整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同签订审批表、合同草本、合同正本、合同变更协议、合同解除协议等。合同档案的保管期限应按照公司档案管理规定执行。保管期满后，经审批同意方可销毁。

七、采购预算管理1.预算编制财务部门应根据公司年度生产经营计划和物资采购计划，编制年度采购预算。年度采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等。采购部应根据年度采购预算，编制月度采购预算，并提交给财务部门审核。月度采购预算应与年度采购预算相衔接，确保采购活动在预算范围内进行。2.预算执行采购部应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要超预算采购，采购部应填写超预算采购申请表，说明超预算原因、采购项目、采购金额等，经审批后报财务部门追加预算。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控和分析，定期向公司领导汇报采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.预算调整在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、生产经营计划调整等原因需要调整采购预算，采购部应填写预算调整申请表，说明调整原因、调整项目、调整金额等，经审批后报财务部门调整预算。采购预算调整后，采购部应按照调整后的预算组织采购活动。

八、采购验收管理1.验收准备物资到货前，采购部应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。质量部门应制定验收标准和验收方案，明确验收方法、验收流程、验收人员等。验收标准应符合国家相关标准和公司要求。2.验收实施物资到货后，采购部应及时通知质量部门、需求部门等相关人员进行验收。验收人员应按照验收标准和验收方案进行验收，对物资的数量、规格型号、质量等进行检查。验收过程中，如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时填写验收报告，并要求供应商进行处理。供应商应在规定时间内对问题物资进行更换或补货。3.验收结果处理验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题。如供应商拒绝处理或处理后仍不合格，采购部可按照合同约定扣除供应商货款或要求供应商承担违约责任。

九、采购付款管理1.付款申请采购合同执行完毕，供应商提交付款申请后，采购部应审核付款申请的真实性、准确性、完整性等。审核内容包括合同编号、物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、验收情况等。采购部审核通过后，填写付款申请表，并附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交给财务部门审核。2.付款审核财务部门应按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请表及相关资料进行审核。审核内容包括付款金额、付款方式、付款时间等。财务部门审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部门方可办理付款手续。3.付款方式公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。具体付款方式应根据采购合同约定和实际情况确定。对于金额较大的采购项目，应采用银行承兑汇票或其他安全可靠的付款方式，以降低资金风险。

十、采购监督与审计1.内部监督采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购部负责人应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。公司审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。审计部门应及时发现和揭露采购活动中存在的违规违纪行为，并提出整改建议。2.外部监督公司应积极接受政