印章使用审批制度

印章使用审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用审批流程，维护公司合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等的使用审批管理。

（三）印章管理原则1.印章保管与使用分离原则，确保印章使用的安全性和可追溯性。2.严格审批原则，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。3.依法依规原则，印章使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。

二、印章的种类与用途（一）公章1.用于以公司名义对外发出的各类公文、函件、证明、介绍信等。2.代表公司签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.其他需加盖公章的事项。

（二）合同专用章专门用于签订公司各类经济合同、业务合同等，明确合同的法律效力。

（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。2.在银行预留印鉴，作为办理银行结算业务的重要印章。

（四）法人章1.代表公司法定代表人行使职权，在一些重要文件、合同等上加盖，具有特定的法律效力。2.用于办理涉及法定代表人授权的相关业务。

（五）部门章1.各部门根据工作需要自行刻制的印章，仅限在本部门职责范围内使用。2.主要用于部门内部文件、资料的确认，业务联系函等，不得对外签订合同或具有法律效力的文件。

三、印章的保管（一）保管职责划分1.公章、合同专用章、财务专用章、法人章由公司办公室指定专人负责保管。2.部门章由各部门负责人指定专人保管，并报办公室备案。

（二）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，设立专门的印章保管箱（柜），确保印章存放安全。2.不得将印章随意放置或交予他人代管，因特殊原因需临时交接的，必须办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。3.印章保管人员应保持印章的清洁，如有损坏或遗失，应及时向公司报告，并采取相应措施。

四、印章使用审批流程（一）一般流程1.用印申请用印申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息。对于涉及合同签订的，还需附上合同文本及相关业务背景资料。2.部门审核用印申请所属部门负责人对用印事项进行审核，确认事项的真实性、合理性和必要性，并签署审核意见。对于涉及重大事项或金额较大的合同等用印，部门负责人应组织相关人员进行专题讨论，形成审核意见。3.法务审核（如需）对于涉及法律风险的合同、协议等文件，由公司法务部门进行审核。法务人员根据法律法规及公司规定，对文件条款、内容等进行审查，提出法律意见，并签署审核意见。4.财务审核（如需）对于涉及财务事项的用印，如财务报表盖章、费用报销单据盖章等，由公司财务部门进行审核。财务人员根据财务制度和相关规定，对用印事项的财务合规性进行审查，签署审核意见。5.分管领导审批用印申请经部门审核和相关专业审核后，提交公司分管领导审批。分管领导根据公司整体工作安排和相关规定，对用印事项进行全面审查，签署审批意见。如遇重大事项，需报总经理审批。6.印章使用印章保管人员根据审批通过的《印章使用申请表》，在用印文件上准确加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。加盖印章应确保位置恰当、清晰端正，不得模糊、歪斜或重叠。

（二）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行审批，但又必须立即用印的，用印申请人应通过电话等方式向相关领导汇报，经同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于异地文件需要加盖印章的情况，原则上应将文件邮寄回公司按正常流程审批用印。如遇特殊紧急情况且符合公司相关规定的，可由用印申请人将文件扫描件发送至相关审批人员进行线上审批，审批通过后，通过传真等方式将加盖印章的文件发送至指定地点，但事后需及时补寄纸质文件办理正式用印手续。

五、印章使用登记与档案管理（一）印章使用登记1.印章保管人员应建立《印章使用登记表》，对每一次印章使用情况进行详细记录。2.登记内容包括用印日期、文件名称、文号、用印份数、用印事项、审批人、用印人等信息。3.《印章使用登记表》应妥善保存，以备查阅和追溯。

（二）档案管理1.对于加盖印章的文件、合同等资料，应按照公司档案管理规定进行归档保存。2.档案管理人员应对归档的印章使用相关资料进行整理、分类和编号，确保档案的完整性和规范性。3.涉及重要合同、协议等文件的印章使用档案，应长期保存，以便在需要时进行查阅和审计。

六、监督与检查（一）内部监督1.公司办公室定期对印章使用情况进行检查，包括印章保管是否安全、使用审批流程是否规范、登记记录是否完整等。2.财务部门定期对涉及财务事项的印章使用情况进行检查，确保财务印章使用符合财务制度和相关规定。3.法务部门不定期对涉及法律风险的印章使用事项进行抽查，审查文件的合法性和合规性。

（二）违规处理1.对于发现的印章使用违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对未经审批擅自使用印章的，责令立即停止违规行为，并对责任人进行批评教育；造成公司损失的，由责任人承担相应的赔偿责任。3.对印章保管不善导致印章遗失、被盗用等情况的，追究保管人员的责任；如给公司造成损失的，依法依规要求保管人员进行赔偿，并根据情节给予相应的纪律处分。4.对于违规使用印章构成违