建筑工程合同管理制度

建筑工程合同管理制度一、总则1.目的为加强公司建筑工程合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目合同的管理，包括工程总承包合同、勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，确保合同的合法性和有效性。平等互利原则：合同双方的权利和义务应平等对等，不得损害对方的合法权益。协商一致原则：合同条款应经双方充分协商，达成一致意见后签订。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。

二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规要求进行把关。参与重大合同的谈判和起草工作，提供法律专业意见。负责处理合同纠纷，维护公司的合法权益。工程管理部负责组织工程合同的谈判、起草工作，对合同的技术条款、质量标准、工期要求等进行审核。负责监督合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。负责工程变更、签证等事项的管理，并对相关费用进行审核。财务部负责审核合同的价款、支付方式、结算办法等财务条款，确保合同的财务风险可控。负责监督合同款项的收付情况，及时进行账务处理。采购部负责材料设备采购合同的谈判、起草工作，对合同的采购条款、质量标准、交货期等进行审核。负责组织材料设备的采购、验收等工作，确保合同的顺利履行。2.合同承办人职责负责合同的具体洽谈、起草、送审等工作。及时向合同管理部门通报合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责整理、保管合同相关资料，建立合同台账。

三、合同签订管理1.合同签订流程项目启动：项目立项后，由工程管理部确定项目负责人，负责合同的签订工作。合同起草：合同承办人根据项目要求，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。部门审核：合同承办人将起草好的合同文本提交给相关部门进行审核。审核部门应在[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。修改完善：合同承办人根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同条款符合公司要求和法律法规规定。领导审批：修改后的合同文本提交给公司领导审批。公司领导应在[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。合同签订：经公司领导审批同意后，合同承办人代表公司与对方签订合同。合同签订后，应加盖公司合同专用章。2.合同签订注意事项合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。合同条款应明确、具体，具有可操作性，避免出现漏洞和隐患。合同中应明确约定双方的权利和义务，特别是违约责任条款，应具有足够的威慑力。合同签订前，应对对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行调查了解，确保对方具有签订合同的能力和信誉。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门了解合同内容，做好合同履行的准备工作。

四、合同履行管理1.合同履行原则全面履行原则：合同双方应按照合同约定的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等条款，全面履行自己的义务。诚实信用原则：合同双方在履行合同过程中应诚实守信，相互协作，不得擅自变更或解除合同。2.合同履行跟踪与监督合同承办人应定期对合同的履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行的进展情况。工程管理部、采购部等相关部门应按照各自的职责，对合同履行过程中的工程进度、质量、材料设备供应等情况进行监督检查，确保合同的顺利履行。财务部应加强对合同款项收付情况的监督，确保合同款项的及时、足额收付。3.合同变更管理合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办人应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，合同承办人应及时将变更协议副本分发给相关部门，并按照变更后的合同条款履行义务。4.合同终止管理合同履行完毕后，合同承办人应及时办理合同终止手续。合同终止后，合同承办人应将合同相关资料整理归档，妥善保管。合同终止后，如因合同履行过程中产生的纠纷或遗留问题，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。

五、合同风险管理1.风险识别与评估合同管理部门应定期对合同履行过程中的风险进行识别和评估，确定风险的等级和影响程度。风险识别和评估应包括合同条款的合法性、完整性、可操作性，对方的履约能力、信誉状况，合同履行过程中的不可抗力、政策法规变化等因素。2.风险应对措施根据风险识别和评估的结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。对于重大风险，应制定专项的风险应对方案，并报公司领导批准后实施。在合同签订前，应通过合同条款的约定，合理转移风险，如约定违约责任、担保条款、保险条款等。

六、合同纠纷处理1.纠纷处理原则协商解决原则：合同纠纷发生后，应首先通过协商的方式解决，尽量避免纠纷的扩大化。依法处理原则：合同纠纷的处理应遵守国家法律法规的规定，确保处理结果的合法性和公正性。2.纠纷处理流程纠纷发生：合同履行过程中，如发生纠纷，合同承办人应及时向合同管理部门报告，并提供相关的证据材料。调查了解：合同管理部门接到报告后，应及时对纠纷的情况进行调查了解，分析纠纷产生的原因和责任。协商解决：合同管理部门组织合同双方进行协商，争取通过协商的方式解决纠纷。协商过程中，应做好记录，并形成协商纪要。提起诉讼或仲裁：如协商不成，合同管理部门应根据合同约定的争议解决方式，及时提起诉讼或仲裁。在提起诉讼或仲裁前，应做好充分的准备工作，包括收集证据、撰写法律文书等。执行判决或裁决：如通过诉讼或仲裁获得胜诉，应及时申请强制执行，确保公司的合法权益得到实现。

七、合同档案管理1.档案管理职责合同承办人负责收集、整理合同履行过程中形成的各种资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。公司档案室负责合同档案的集中保管，建立合同档案台账，对合同档案的借阅、查阅等情况进行登记。2.档案保管期限合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司的相关规定确定。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》或《合同档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到公司档案室办理查阅或借阅手续。查阅或借阅合同档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出档案室。查阅或借阅合同档案后，应及时归还档案