劳保用品采购管理制度

劳保用品采购管理制度一、总则1.目的为加强公司劳保用品的采购管理，规范采购行为，确保采购的劳保用品符合质量要求，满足员工工作需要，保障员工的劳动安全与健康，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司范围内所有劳保用品的采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据员工实际工作岗位和劳动防护需求，合理确定劳保用品的种类、规格和数量，避免浪费。质量优先原则：优先采购质量可靠、符合国家标准和行业要求的劳保用品，确保其防护性能和安全性。性价比最优原则：在保证质量的前提下，通过比较不同供应商的价格、服务等因素，选择性价比最优的劳保用品和供应商。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和员工的监督。

二、职责分工1.采购部门负责劳保用品采购计划的制定与执行，根据各部门需求和库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。负责寻找、筛选、评估和确定劳保用品供应商，建立供应商档案。负责与供应商签订采购合同，确保合同条款符合公司要求和法律法规规定。负责跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责劳保用品的验收入库工作，确保采购的劳保用品数量准确、质量合格。2.使用部门负责根据本部门员工的工作性质和实际需求，提出劳保用品的需求计划。协助采购部门对新采购的劳保用品进行试用和评估，提供反馈意见。负责本部门劳保用品的领用、发放和管理，监督员工正确使用劳保用品。3.质量检验部门负责对采购的劳保用品进行质量检验，确保其符合相关标准和要求。对不合格的劳保用品提出处理意见，并跟踪处理结果。4.财务部门负责审核劳保用品采购计划和费用预算，确保采购资金的合理使用。负责办理劳保用品采购款项的支付手续，对采购费用进行核算和监督。5.人力资源部门负责根据公司劳动保护法规和政策，制定和完善劳保用品配备标准。协助采购部门和使用部门确定员工劳保用品的发放范围和标准。

三、采购计划管理1.需求调查每年[具体时间]，采购部门会同各使用部门对员工的劳保用品需求进行调查，了解员工工作环境、工作任务、劳动强度等因素对劳保用品的需求情况。使用部门应根据实际工作情况，详细填写《劳保用品需求调查表》，包括员工岗位、所需劳保用品名称、规格、数量等信息，并提交给采购部门。2.计划编制采购部门根据各使用部门提交的《劳保用品需求调查表》，结合库存情况，编制年度劳保用品采购计划。年度采购计划应明确采购的劳保用品种类、规格、数量、预计采购时间等内容。季度和月度采购计划应根据年度采购计划进行分解和细化，确保采购工作的有序进行。采购计划应报公司领导审批后执行。3.计划调整在采购计划执行过程中，如因工作任务变化、员工岗位调整、劳保用品质量问题等原因需要调整采购计划，使用部门应及时填写《劳保用品采购计划调整申请表》，说明调整的原因、内容和预计影响，并提交给采购部门。采购部门对《劳保用品采购计划调整申请表》进行审核后，报公司领导审批。经批准后，采购部门及时调整采购计划，并通知相关部门。

四、供应商管理1.供应商选择采购部门通过多种渠道寻找潜在的劳保用品供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其营业执照、生产许可证、产品质量认证、经营信誉等方面的情况，确定符合要求的供应商名单。采购部门组织相关人员对符合要求的供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制体系、售后服务等情况，并填写《供应商考察报告》。根据实地考察结果和综合评估情况，选择合适的供应商，并与其签订合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务、产品质量标准、价格条款、交货期、售后服务等内容。2.供应商评估采购部门定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估周期为[具体时间]。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时提出整改意见，如整改后仍不符合要求，应终止合作。3.供应商档案管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作协议、产品质量检验报告、交货记录、售后服务记录等内容。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。

五、采购流程1.采购申请使用部门根据实际工作需要，填写《劳保用品采购申请表》，详细说明采购的劳保用品名称、规格、数量、采购原因等信息，并提交给采购部门。《劳保用品采购申请表》应经部门负责人审核签字后生效。2.采购审批采购部门收到《劳保用品采购申请表》后，对其进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。审核通过后，将《劳保用品采购申请表》报公司领导审批。公司领导根据采购金额、采购项目的重要性等因素进行审批。3.采购实施采购部门根据审批通过的《劳保用品采购申请表》，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商沟通采购需求，明确产品质量标准、价格、交货期等条款，并签订采购合同。采购合同签订后，采购人员应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。4.验收入库劳保用品到货后，采购部门通知质量检验部门和使用部门共同进行验收。质量检验部门按照相关标准和合同要求对劳保用品的质量进行检验，填写《劳保用品质量检验报告》。使用部门对劳保用品的数量、规格、型号等进行核对，确保与采购合同一致。经检验和核对合格的劳保用品办理验收入库手续，填写《劳保用品入库单》。入库单应注明劳保用品的名称、规格、数量、供应商等信息。对验收不合格的劳保用品，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。

六、采购合同管理1.合同签订采购部门在与供应商达成采购意向后，应及时签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务、产品质量标准、价格条款、交货期、售后服务等内容。采购合同签订前，应报公司法律部门或法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规规定和公司利益。2.合同执行采购人员应严格按照采购合同的约定，跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如因供应商原因导致合同无法按时履行，采购人员应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，并协商解决办法。3.合同变更与解除在采购合同执行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关协议。合同变更或解除协议应报公司领导审批后生效。

七、采购费用管理1.预算编制财务部门根据公司年度经营计划和劳保用品采购计划，编制年度劳保用品采购费用预算。预算应明确采购的劳保用品种类、规格、数量、预计采购金额等内容。年度劳保用品采购费用预算应报公司领导审批后执行。2.费用控制采购部门应严格按照采购费用预算进行采购，控制采购成本。如因特殊原因需要超预算采购，应提前填写《劳保用品采购费用超预算申请表》，说明超预算的原因、金额和预计影响，并报公司领导审批。财务部门对劳保用品采购费用进行核算和监督，确保费用支出的合理性和合规性。3.费用报销采购人员凭采购合同、发票、验收单等相关凭证办理采购费用报销手续。报销凭证应真实、合法、有效，符合公司财务制度的规定。财务部门对报销凭证进行审核后，办理报销支付手续。

八、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对劳保用品采购管理情况进行审计，检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购费用的使用情况等。审计部门应及时发现问题，并提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。2.员工监督鼓励员工对劳保用品采购管理过程中