建筑工程有限公司材料采购管理制度54484

建筑工程有限公司材料采购管理制度54484一、总则1.目的为加强公司材料采购管理，规范采购行为，确保工程质量，控制采购成本，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目的材料采购活动，包括但不限于原材料、构配件、设备等。3.基本原则质量第一原则：所采购材料必须符合国家相关标准和工程设计要求，确保工程质量。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本。公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正的程序，确保所有供应商有平等的参与机会。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。

二、采购组织与职责1.采购部门设置采购部，负责公司所有工程项目的材料采购工作。制定采购计划，根据工程进度和设计要求，准确预估材料需求，编制详细的采购计划。选择供应商，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，建立合格供应商名录，选择优质供应商进行合作。签订采购合同，负责与供应商洽谈合同条款，起草、审核和签订采购合同，确保合同的合法性和有效性。采购执行，按照采购合同组织材料的采购、运输、验收等工作，确保材料按时、按质、按量供应到施工现场。采购成本控制，通过谈判、招标等方式降低采购价格，控制采购成本，对采购成本进行分析和评估，提出改进措施。供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案，维护与供应商的良好合作关系，处理供应商的投诉和纠纷。2.工程部门提供工程材料需求清单，根据工程设计文件和施工进度计划，准确计算并提供所需材料的品种、规格、数量等详细清单。参与供应商选择，协助采购部门对供应商的产品质量、供应能力等进行评估，提供专业意见。参与采购合同评审，对采购合同中涉及工程技术要求、交货时间等条款进行审核，确保合同符合工程实际需求。负责材料验收，在材料到货时，会同采购部门、质量部门等对材料的品种、规格、数量、质量等进行验收，填写验收报告。3.质量部门制定材料检验标准，根据国家相关标准和工程设计要求，制定材料的检验标准和检验方法。参与供应商评估，对供应商的质量管理体系进行审核，评估其产品质量稳定性。负责材料质量检验，在材料到货时，按照检验标准对材料进行质量检验，出具检验报告，对不合格材料提出处理意见。监督采购过程中的质量控制，对采购合同中质量条款的执行情况进行监督，确保采购材料符合质量要求。4.财务部门审核采购预算，对采购部门编制的采购预算进行审核，确保预算合理、准确。支付采购款项，根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请，办理付款手续。采购成本核算，对采购成本进行核算和分析，提供成本数据支持，协助采购部门控制采购成本。财务监督，对采购过程中的财务活动进行监督，防范财务风险。

三、采购流程1.采购计划编制工程部门根据工程进度计划和设计文件，在每个月[具体日期]前向采购部门提交下月材料需求清单。采购部门结合库存情况，对工程部门提交的材料需求清单进行汇总和分析，于每月[具体日期]前编制下月采购计划。采购计划应包括材料名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并经采购部门负责人审核后报公司主管领导审批。2.供应商选择与评估采购部门通过市场调研、供应商推荐、网络搜索等方式收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对于新采购的材料或重要材料，采购部门应组织工程部门、质量部门等相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产能力、产品质量、质量管理体系、供应能力、价格水平、售后服务等方面的情况。根据考察结果，采购部门对供应商进行综合评估，选择得分较高的供应商列入合格供应商名录。采购部门定期对合格供应商进行复审，对于不符合要求的供应商，及时从合格供应商名录中剔除。3.采购询价与报价采购部门向列入合格供应商名录的供应商发送询价函，询价函应明确材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。供应商收到询价函后，应在规定时间内回复报价，报价应包括材料单价、总价、运费、税费等内容。采购部门对供应商的报价进行整理和比较，分析价格差异原因，筛选出价格合理、质量可靠的供应商进行进一步谈判。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商进行谈判，就合同条款达成一致意见。采购合同应明确材料的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同起草后，由采购部门负责人审核，报公司主管领导审批。审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司合同专用章。5.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购材料的具体要求和交货时间。采购部门跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解材料生产进度、运输情况等，确保材料按时、按质、按量供应到施工现场。如因供应商原因导致交货延迟或材料质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如调整施工进度、更换材料等，减少对工程的影响。6.材料验收材料到货前，采购部门应通知工程部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。材料到货时，采购部门、工程部门、质量部门等相关人员共同对材料的品种、规格、型号、数量、质量等进行验收。验收人员按照材料检验标准对材料进行检验，填写验收报告。验收合格的材料，办理入库手续；验收不合格的材料，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。7.采购付款供应商根据采购合同约定，在材料交货并验收合格后，向公司提交付款申请。采购部门对供应商的付款申请进行审核，核对采购合同、验收报告等相关文件，确保付款金额准确无误。采购部门将审核通过的付款申请提交财务部门，财务部门按照公司财务制度进行审核和支付。

四、采购预算管理1.采购预算编制采购部门根据工程部门提供的材料需求清单和公司成本控制目标，结合市场价格行情，在每年[具体日期]前编制下一年度采购预算。采购预算应包括材料名称、规格、型号、数量、预计采购价格、采购总金额等内容，并按工程项目、采购类别等进行分类汇总。采购预算编制完成后，经采购部门负责人审核后报公司主管领导审批。2.采购预算执行采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超过预算金额。如因工程变更等原因导致采购预算需要调整，采购部门应及时编制预算调整报告，说明调整原因、调整内容、调整金额等，并报公司主管领导审批。3.采购预算分析与考核财务部门定期对采购预算执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算金额，分析差异原因，提出改进措施。公司将采购预算执行情况纳入对采购部门的绩效考核体系，对预算执行情况良好的部门和个人进行奖励，对预算执行不力的部门和个人进行处罚。

五、供应商管理1.供应商准入采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括企业资质、生产能力、产品质量、质量管理体系、供应能力、价格水平、售后服务等方面的要求。供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量检验报告、业绩证明等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，并组织相关人员对供应商进行实地考察，符合准入条件的供应商列入合格供应商名录。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。采购部门根据评估结果，对供应商进行评分，得分低于[具体分数]的供应商列为重点关注对象，得分低于[具体分数]的供应商从合格供应商名录中剔除。采购部门将供应商评估和考核结果反馈给供应商，并要求其限期整改。对整改不力的供应商，采购部门有权终止合作。3.供应商激励与淘汰公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、授予荣誉称号等。对不符合要求的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定时间内仍未达到要求，采购部门应将其从合格供应商名录中淘汰，并停止与其合作。4.供应商档案管理采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、评估考核结果、合作记录等进行详细记录。供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。采购部门应妥善保管供应商档案，以备查询和审计。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。采购部门根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施市场风险应对措施：密切关注市场价格变化，建立价格预警机制，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，严格按照检验标准进行验收，对不合格材料及时处理，要求供应商承担相应责任。供应商风险应对措施：建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和考核，选择优质供应商进行合作，加强与供应商的沟通和协调，降低供应商违约风险。合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷。付款风险应对措施：严格按照采购合同约定的付款方式和时间付款，加强对付款申请的审核，防范资金风