建筑施工企业工程合同管理制度

建筑施工企业工程合同管理制度一、总则1.目的为加强建筑施工企业工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，提高企业经济效益，结合本企业实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内部各部门及所属各项目在工程建设活动中签订的各类工程合同，包括但不限于工程总承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料设备采购合同、租赁合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得签订违法违规合同。平等自愿原则：合同双方当事人在签订合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，不得强迫或欺诈对方。风险防范原则：合同管理应注重风险防范，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行充分评估，并采取有效的防范措施。统一管理原则：工程合同实行统一管理，企业设立专门的合同管理部门，负责合同的审核、签订、履行、监督等工作，确保合同管理的规范化、标准化。

二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组成立以企业法定代表人为组长，各相关部门负责人为成员的合同管理领导小组，负责领导和决策企业合同管理工作中的重大事项，协调解决合同管理工作中的重大问题。2.合同管理部门企业设立合同管理部门，作为合同管理的专门机构，负责合同管理的日常工作，其主要职责包括：制定和完善合同管理制度，规范合同管理流程；参与合同的起草、审核、谈判、签订等工作，提出法律意见和风险防范建议；建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪管理；监督检查合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；负责合同纠纷的处理，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等活动；定期对合同管理工作进行总结分析，提出改进措施和建议。3.合同承办部门合同承办部门是指具体负责合同签订、履行等工作的部门，其主要职责包括：负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作，提出合同签订的必要性和可行性建议；组织合同的起草、谈判、评审等工作，确保合同条款符合企业利益和法律法规要求；负责合同的签订、履行、变更、终止等具体工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况；配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作，提供相关证据和资料。4.其他部门职责财务部门：负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付情况，确保企业资金安全；法务部门：负责对合同进行法律审查，提供法律意见和风险防范建议，参与合同纠纷的处理；审计部门：负责对合同的签订、履行情况进行审计监督，确保合同的合法性、合规性和有效性。

三、合同签订管理1.合同签订流程合同承办部门根据项目需要，开展前期调研、可行性分析等工作，确定合同相对方，并起草合同草案。合同草案提交合同管理部门进行审核，合同管理部门对合同草案的合法性、合规性、完整性等进行审查，提出修改意见和建议。合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同草案进行修改完善，并将修改后的合同草案提交企业分管领导审批。企业分管领导对合同草案进行审批，审批通过后，合同承办部门与合同相对方进行谈判，协商确定合同条款。合同承办部门将谈判达成一致的合同条款提交合同管理部门进行审核，合同管理部门审核通过后，报企业法定代表人或其授权代表签字盖章。合同签订后，合同承办部门将合同文本副本一份交合同管理部门存档，一份交财务部门作为付款依据，一份由本部门留存。2.合同签订要求合同签订前，合同承办部门应对合同相对方的主体资格、资质信誉、经营状况等进行调查了解，确保合同相对方具备签订和履行合同的能力。合同文本应使用规范的格式和语言，条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。合同中应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字盖章确认。合同签字盖章应符合法律法规和企业内部规定的要求。禁止签订阴阳合同、倒签合同等违规合同。如因特殊情况需要签订补充协议或变更合同条款的，应按照合同签订流程进行审批。3.合同授权委托企业法定代表人可以根据工作需要，授权其他人员作为代理人签订合同。授权委托应采用书面形式，明确授权范围、期限、代理人的权限等内容。代理人在授权范围内签订的合同，对企业具有法律效力。代理人应严格按照授权范围行使代理权，不得超越授权范围签订合同。合同签订后，代理人应及时将合同文本交回企业，并办理相关交接手续。如因代理人原因导致合同纠纷或给企业造成损失的，代理人应承担相应的法律责任。

四、合同履行管理1.合同履行责任合同签订后，合同承办部门应负责组织实施合同的履行工作，确保合同约定的各项义务得到全面履行。合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项情况，包括合同执行进度、款项收付、质量验收、变更事项等。合同履行过程中，如出现不可抗力、政策调整、市场变化等原因导致合同无法正常履行的，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并采取有效的应对措施，尽量减少损失。合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。如发现合同相对方存在违约行为的，应及时向合同管理部门报告，并按照合同约定追究其违约责任。2.合同款项收付管理财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时办理款项收付手续。付款前，财务部门应审核合同承办部门提交的付款申请及相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。合同承办部门应及时跟踪合同款项的收付情况，如发现款项未按时到账或存在其他异常情况的，应及时与财务部门沟通协调，并查明原因。企业应建立健全合同款项收付管理制度，加强对合同款项收付的监督和管理，确保企业资金安全。3.合同变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更情况通知合同管理部门和相关部门。合同变更涉及到合同价款、工期、质量标准等重要条款的，应按照合同签订流程进行审批。未经审批同意，不得擅自变更合同。4.合同终止管理合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，合同承办部门应及时通知合同相对方，并办理合同终止手续。合同终止后，合同承办部门应清理合同履行过程中的各项资料，包括合同文本、往来函件、结算凭证等，并将相关资料交合同管理部门存档。合同终止后，如双方存在未了事项或纠纷的，应按照合同约定或法律法规的规定进行处理。

五、合同监督检查1.监督检查内容合同管理制度的执行情况，包括合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合制度规定；合同签订的合法性、合规性、完整性，合同条款是否明确、具体、可行；合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付、质量验收、变更事项等是否符合合同约定；合同纠纷的处理情况，是否及时、有效，是否维护了企业的合法权益；合同台账的建立和管理情况，是否真实、准确、完整。2.监督检查方式定期检查：合同管理部门定期对合同签订、履行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并形成检查报告。不定期抽查：合同管理部门不定期对合同承办部门的合同管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。专项检查：针对合同管理工作中的重点、难点问题，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施和建议。3.监督检查结果处理对监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时下达整改通知书，要求合同承办部门限期整改。合同承办部门应认真落实整改措施，按时将整改情况报告合同管理部门。合同管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对违反合同管理制度的行为，企业将按照相关规定追究责任部门和责任人的责任。对因合同管理不善给企业造成损失的，相关责任部门和责任人应承担相应的赔偿责任。

六、合同纠纷处理1.纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应严格按照合同约定和法律法规的要求，认真履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。合同管理部门应加强对合同签订和履行情况的监督检查，及时发现和解决潜在的问题，预防合同纠纷的发生。企业应加强对员工的法律知识培训，提高员工的法律意识和风险防范能力，确保员工在合同管理工作中依法依规办事。2.纠纷处理程序合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。合同管理部门接到报告后，应立即组织相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。根据纠纷处理方案，合同承办部门与合同相对方进行协商沟通，争取通过协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或法律法规的规定，选择仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合合同管理部门和法务部门，提供必要的支持和协助。纠纷处理结束后，合同承办部门应及时将纠纷处理情况报告合同管理部门，并对纠纷处理结果进行总结分析，提出改进措施和建议。3.纠纷处理原则依法处理原则：合同纠纷的处理应严格遵守国家法律法规的规定，确保处理结果合法有效。维护企业利益原则：在纠纷处理过程中，应始终以维护企业合法权益为出发点和落脚点，争取最有利的处理结果。妥善解决原则：应采取积极有效的措施，妥善解决合同纠纷，避免纠纷升级扩大，给企业造成更大的损失。

七、合同档案管理1.档案收集合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各种文件资料，包括合同文本、往来函件、谈判记录、结算凭证、验收报告等，均应及时收集整理，并移交合同管理部门存档。2.档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同文件资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的整齐、规范。3.档案保管合同管理部门应建立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行妥善保管。合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。4.档案查阅企业内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案资料的，应经合同管理部门负责人批准，并办理相关手续