学生档案管理制度

学生档案管理制度一、总则1.目的为了加强学生档案管理，确保学生档案的真实、完整、安全和有效利用，全面反映学生在校期间的学习、生活、成长情况，为学校教育教学管理、学生综合素质评价、就业指导以及社会用人单位提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校全体学生的档案管理工作，包括全日制普通本专科生、研究生等各类在校学生。3.管理原则真实性原则：档案内容必须真实反映学生的实际情况，严禁任何形式的虚假信息。完整性原则：全面收集学生在校期间形成的各类材料，确保档案材料齐全完整。保密性原则：严格遵守档案管理的保密规定，保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和学校的相关规定，做到档案整理、分类、保管、利用等环节规范有序。

二、档案内容学生档案主要包括以下内容：1.招生录取材料招生报名登记表高考（或其他入学考试）成绩单录取通知书体检表2.学籍材料学生学籍登记表学年学习成绩表补考、重修成绩记录学籍异动材料（如转学、休学、复学、退学等审批表）3.党团组织材料入党（团）申请书入党（团）志愿书转正申请书思想汇报党（团）组织关系介绍信及回执4.奖惩材料三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生等各类荣誉证书及审批表违纪处分决定书及解除处分证明5.社会实践与志愿服务材料社会实践活动报告志愿服务记录及证明6.毕业鉴定材料毕业生登记表毕业实习报告毕业论文（设计）及成绩评定7.就业材料就业推荐表就业协议书毕业生就业情况登记表8.其他材料学生在校期间获得的各类技能证书、竞赛获奖证书等复印件学生认为有必要归入档案的其他材料

三、档案建立与收集1.档案建立新生入学后，学校按照招生录取有关规定，为每位学生建立个人档案。档案建立时，应确保档案信息准确无误，档案袋内材料齐全完整。2.材料收集各学院（系）负责组织收集本学院学生的档案材料。在学生入学、学期开学、毕业等关键时间节点，及时通知学生提交相关材料，并对收集到的材料进行初步审核。招生部门负责提供招生录取材料，并及时移交至学生档案管理部门。教学部门负责提供学生的学籍材料、学习成绩等相关材料。党团组织负责提供学生的党团组织材料。学生工作部门负责提供学生的奖惩材料、社会实践与志愿服务材料、毕业鉴定材料等。就业部门负责提供学生的就业材料。其他相关部门按照职责分工，及时将涉及学生的有关材料移交至学生档案管理部门。

四、档案整理与归档1.整理原则遵循档案形成规律，保持材料之间的有机联系，按照档案内容的性质和时间顺序进行分类整理。每份档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，破损或褪色的材料应进行修复或复制。对于重复的材料，应保留一份原件，其他可留存复印件，并注明原件存放处。2.整理方法将档案材料按照上述档案内容分类顺序依次排列，每类材料内部按照时间先后顺序排列。为每份材料编写页码，页码编写应规范、准确，便于查找和核对。填写档案目录，目录应包括序号、材料名称、日期、页数等内容，确保目录与档案材料一一对应。3.归档要求档案整理完成后，应及时进行归档。归档时，将整理好的档案材料装入档案袋，并在档案袋封面填写学生姓名、学号、学院、专业、入学时间、毕业时间等基本信息。档案管理人员应对归档的档案进行认真核对，确保档案材料齐全、整理规范，符合归档要求。核对无误后，将档案存入档案库房，并建立档案检索系统，便于档案的查询和利用。

五、档案保管1.保管机构学校设立专门的学生档案管理部门，负责学生档案的集中统一保管。档案管理部门应配备必要的档案保管设施设备，确保档案安全存放。2.保管环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案安全。3.档案存放档案应按照类别、年级、专业等进行分类存放，并建立档案存放索引，便于查找和管理。对于电子档案，应进行备份，并采用安全可靠的存储方式进行保管。4.档案借阅严格控制档案借阅范围，除学校内部有关部门因工作需要查阅学生档案外，其他单位或个人一般不得查阅学生档案。确因特殊情况需要查阅的，须经学校档案管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。借阅档案时，借阅人应填写档案借阅登记表，注明借阅时间、借阅原因、借阅档案内容等信息。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、伪造、损毁、丢失档案材料。借阅完毕后，应及时归还档案，并在档案管理人员的监督下对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。5.档案转递学生毕业时，档案管理部门应按照就业派遣方案，及时将学生档案转递至就业单位或毕业生就业主管部门指定的档案接收机构。档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。转递档案时，应填写档案转递通知单，并密封档案袋，在封口处加盖档案管理部门公章。档案接收单位收到档案后，应在档案转递通知单回执上签字盖章，并及时反馈给学校档案管理部门。对于退学、转学等学籍异动的学生，档案管理部门应按照学校有关规定，及时将档案转递至相关单位或个人。

六、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的学生档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和统计分析，提高档案管理工作效率和服务质量。2.信息化管理内容将学生档案中的各类材料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行分类存储，便于查询和管理。开发学生档案信息化管理系统，实现档案信息的录入、审核、查询、统计、转递等功能。系统应具备权限管理功能，不同人员根据工作职责具有相应的操作权限。建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全可靠。定期对信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。3.信息化利用与服务学校内部有关部门可通过学生档案信息化管理系统查询学生档案信息，为教学管理、学生管理、就业指导等工作提供支持。逐步实现为学生提供网上查询档案信息服务，方便学生了解自己的档案情况。同时，为毕业生提供档案转递状态查询服务，及时向学生反馈档案转递信息。

七、档案查阅与利用1.查阅范围学校内部有关部门因以下工作需要可查阅学生档案：招生录取工作学籍管理学生奖惩评定就业指导与服务学生思想政治教育其他涉及学生个人权益及学校管理工作需要查阅档案的情况2.查阅程序查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。将申请表提交至学校档案管理部门，档案管理部门负责人对查阅申请进行审核，审核通过后安排专人负责提供档案查阅服务。查阅人在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案。查阅过程中，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字确认。3.利用规定学生档案仅供学校内部有关部门在规定的工作范围内查阅和使用，未经学校批准，不得向外单位或个人提供学生档案信息。查阅和利用学生档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对于涉及学生个人隐私的信息，应予以严格保密。因工作需要摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人同意，并在摘录内容上注明出处。摘录的档案材料应妥善保管，不得随意传播。

八、档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对学生档案进行鉴定，根据国家有关规定和学校实际情况，确定档案的存毁期限。鉴定工作应坚持全面、客观、准确的原则，确保档案鉴定结果真实可靠。2.鉴定组织成立学生档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。3.鉴定内容对档案材料的完整性、真实性、准确性进行审查。根据档案的保存价值，确定档案的存毁期限。一般情况下，学生档案应长期保存，但对于已失去保存价值的档案材料，可按照规定进行销毁。4.销毁程序经鉴定确定需要销毁的档案材料，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案材料的名称、数量、销毁原因等信息。档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核签字后，报学校分管领导批准。按照批准的档案销毁清册，由档案管理部门会同相关部门共同组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。档案销毁工作完成后，档案管理部门应在档案销毁清册上注明销毁日期，并将档案销毁清册存档备查。

九、监督与检查1.监督机制学校建立学生档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。档案管理部门应自觉接受学校纪检监察部门、上级主管部门以及社会公众的监督。2.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定与销毁等环节。档案材料的真实性、完整性和规范性。档案管理设施设备的运行情况，档案保管环境是否符合要求。档案信息化管理系统的建设与运行情况，档案信息安全保障措施是否落实。3.检查方式定期检查：学校每年组织一次对学生档案管理工作的全面检查，检查结果纳入学校年度工作考核内容。不定期抽查：档案管理部门不定期对各学院（系）的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。专项检查：针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案管理工作规范有序。4.问题整