前台规章制度

前台规章制度一、目的为了规范前台工作流程，提高前台服务质量和工作效率，树立公司良好形象，特制定本规章制度。

二、适用范围本规章制度适用于公司前台工作人员。

三、岗位职责接待工作1.来访人员接待热情、礼貌地迎接每一位来访人员，主动询问来访事由，并及时通知相关人员。引导来访人员至相应的接待区域就座，为其提供茶水等饮品。对于预约来访的人员，要提前做好准备工作，确保接待工作的顺利进行。2.电话接待接听电话时要使用礼貌用语，如"您好，[公司名称]前台"，并准确记录来电信息。对于咨询类电话，要耐心解答；对于业务类电话，及时转接相关部门或人员；对于投诉类电话，要认真倾听，做好记录，并及时反馈给相关负责人。定期清理未接来电记录，确保重要电话不遗漏。

收发工作1.邮件收发负责公司邮件的接收和分发工作，确保邮件及时、准确地送达相关人员手中。对重要邮件进行标记和提醒，避免延误处理。做好邮件收发记录，包括邮件的来源、去向、主题、收到时间等信息。2.快递收发负责公司快递的收发工作，核对快递信息，确保收件人和寄件人信息准确无误。对收到的快递进行登记，并及时通知收件人领取。按照快递公司的要求，做好快递的寄件工作，包括填写快递单、封装包裹、交付快递费用等。

办公用品管理1.办公用品采购根据公司办公用品的使用情况，定期统计办公用品需求，并提交采购申请。协助行政部门进行办公用品的采购工作，对比不同供应商的产品质量和价格，选择合适的供应商。2.办公用品库存管理负责办公用品的入库、出库登记工作，建立办公用品库存台账，实时掌握办公用品的库存数量。定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。对办公用品的存放进行合理规划，保证办公用品的存放安全、整齐、有序。3.办公用品发放根据员工的需求，按照规定的流程发放办公用品，确保办公用品的发放准确无误。对于特殊办公用品的发放，要做好记录和审批工作。

会议室管理1.会议室预订负责会议室的预订工作，根据员工的申请，合理安排会议室的使用时间。与预订会议室的人员确认会议信息，包括会议主题、参会人数、会议时间等，并做好记录。2.会议室准备在会议开始前，根据会议的要求，做好会议室的准备工作，如摆放桌椅、调整投影仪、准备茶水等。检查会议室的设备设施是否正常运行，如有问题及时通知相关人员进行维修。3.会议室清理会议结束后，及时清理会议室，检查设备设施是否完好，如有损坏及时报告并做好记录。整理会议室的桌椅，保持会议室的整洁卫生。

信息传达与通知发布1.公司内部信息传达及时传达公司内部的各项通知、文件和会议精神，确保员工能够及时了解公司的动态。对于重要信息，要确保传达的准确性和及时性，可以通过邮件、公告栏、内部通讯工具等多种方式进行传达。2.通知发布负责公司通知的发布工作，包括制作通知海报、更新公告栏信息等。确保通知的内容清晰、准确，排版整齐，易于员工阅读。

前台区域卫生与安全管理1.卫生管理保持前台区域的整洁卫生，每天定时清理前台桌面、地面、门窗等，确保前台区域无杂物、无灰尘。定期对前台区域的绿植进行浇水、修剪，保持绿植的美观。2.安全管理负责前台区域的安全保卫工作，确保前台区域的设备设施、办公用品等安全无损坏。注意观察前台区域的人员进出情况，发现异常及时报告。下班前要检查前台区域的电器设备是否关闭，门窗是否锁好，确保安全。

四、工作流程来访人员接待流程1.来访人员到达前台，前台工作人员起身迎接，微笑问候："您好，请问您找哪位？"2.来访人员说明来访事由，前台工作人员询问是否有预约：如有预约，确认预约信息后，通知相关人员，并引导来访人员至相应的接待区域就座，为其提供茶水等饮品。如无预约，前台工作人员联系相关人员，确认是否方便接待：若方便接待，告知来访人员稍等，并通知相关人员前来接待。若不方便接待，委婉地向来访人员说明情况，并请其留下联系方式，待相关人员方便时再联系。3.相关人员前来接待来访人员，前台工作人员向其介绍来访人员的基本情况。4.接待结束后，前台工作人员礼貌地送别来访人员。

电话接待流程1.电话铃响三声内接听，使用礼貌用语："您好，[公司名称]前台"。2.记录来电信息，包括来电人姓名、单位、电话号码、来电事由等。3.根据来电事由进行处理：咨询类电话：耐心解答来电人的问题，如无法解答，及时转接相关部门或人员。业务类电话：及时转接相关部门或人员，并告知来电人转接情况。投诉类电话：认真倾听来电人的投诉内容，做好记录，并及时反馈给相关负责人。4.通话结束前，确认对方是否还有其他问题，并使用礼貌用语道别："感谢您的来电，如有其他问题，请随时联系我们，再见！"5.挂断电话后，整理来电记录，并按照规定进行后续处理。

邮件收发流程1.邮件接收收到邮件后，检查邮件的外观是否完好，确认邮件的收件人是否为公司相关人员。打开邮件，核对邮件内容，如有重要信息，及时标记并通知相关人员。将邮件按照类别进行分类，如内部邮件、外部邮件、重要邮件等，并进行登记。2.邮件分发根据邮件的类别和收件人信息，将邮件分发给相关人员。对于重要邮件，要确保收件人能够及时收到，并提醒其注意查收。3.邮件存档将邮件的纸质版或电子版进行存档，以便日后查阅。定期清理邮件存档，确保存档的邮件信息完整、有序。

快递收发流程1.快递接收收到快递后，核对快递信息，包括快递单号、收件人姓名、单位、电话号码等，确保信息准确无误。对快递进行登记，记录快递的来源、收到时间等信息。通知收件人领取快递，并告知其快递的相关信息。2.快递寄件根据寄件人的需求，选择合适的快递公司，并填写快递单。核对快递单上的信息，确保寄件人姓名、单位、电话号码、收件人姓名、单位、电话号码、地址等信息准确无误。封装包裹，确保包裹的安全和完整性。交付快递费用，获取快递单号，并将快递单号告知寄件人。对寄件的快递进行登记，记录快递的去向、寄件时间等信息。

办公用品管理流程1.办公用品采购定期统计办公用品的使用情况，根据库存数量和员工需求，填写办公用品采购申请单。将办公用品采购申请单提交给行政部门审核。行政部门审核通过后，选择合适的供应商进行采购。跟进办公用品的采购进度，确保办公用品按时到货。2.办公用品入库办公用品到货后，核对办公用品的数量、规格、型号等信息，确保与采购申请单一致。对办公用品进行入库登记，更新办公用品库存台账。将办公用品存放在指定的仓库或储物区域。3.办公用品发放员工填写办公用品领用申请表，注明领用的办公用品名称、数量、用途等信息。将办公用品领用申请表提交给前台工作人员。前台工作人员根据库存情况和审批流程，发放办公用品，并在办公用品领用申请表上签字确认。更新办公用品库存台账，记录办公用品的发放情况。4.办公用品盘点定期对办公用品进行盘点，核对库存数量与台账记录是否一致。对于盘点中发现的差异，及时查找原因，并进行调整。编制办公用品盘点报告，向上级领导汇报盘点情况。

会议室管理流程1.会议室预订员工填写会议室预订申请表，注明会议主题、参会人数、会议时间、会议时长等信息。将会议室预订申请表提交给前台工作人员。前台工作人员根据会议室的使用情况，安排会议室，并在会议室预订申请表上签字确认。将会议室预订信息通知相关人员，并提醒其提前做好会议准备。2.会议室准备在会议开始前，根据会议的要求，做好会议室的准备工作，如摆放桌椅、调整投影仪、准备茶水等。检查会议室的设备设施是否正常运行，如有问题及时通知相关人员进行维修。3.会议室使用会议期间，前台工作人员要保持与会议室的沟通，及时提供必要的服务。注意观察会议室的使用情况，确保会议的顺利进行。4.会议室清理会议结束后，及时清理会议室，检查设备设施是否完好，如有损坏及时报告并做好记录。整理会议室的桌椅，保持会议室的整洁卫生。

信息传达与通知发布流程1.信息传达收到公司内部的通知、文件和会议精神后，及时阅读并理解相关内容。根据信息的重要性和传达范围，选择合适的传达方式，如邮件、公告栏、内部通讯工具等。编写传达信息的内容，确保信息的准确、清晰、易懂。将传达信息发送给相关人员，并确认其是否收到。2.通知发布根据公司的要求，制作通知海报或更新公告栏信息。核对通知的内容，确保通知的准确性和完整性。将通知海报张贴在公告栏的显著位置，或更新公告栏信息。定期检查公告栏的信息，确保通知的时效性。

前台区域卫生与安全管理流程1.卫生管理每天定时清理前台桌面、地面、门窗等，保持前台区域的整洁卫生。定期对前台区域的绿植进行浇水、修剪，保持绿植的美观。清理前台区域的垃圾，确保垃圾及时清理，无堆积。2.安全管理下班前检查前台区域的电器设备是否关闭，门窗是否锁好，确保安全。注意观察前台区域的人员进出情况，发现异常及时报告。定期检查前台区域的设备设施是否完好，如有问题及时通知相关人员进行维修。

五、工作纪律1.遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到、不早退、不旷工。2.坚守工作岗位，不得擅自离岗、串岗，如有特殊情况需要离岗，必须向主管领导请假，并安排好工作交接。3.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩手机、玩游戏、聊天等。4.严格遵守保密制度，不得泄露公司的商业秘密和客户信息。5.保持良好的工作态度和服务意识，热情、礼貌地对待每一位来访人员和来电人员。6.团结同事，互帮互助，共同完成工作任务。7.积极参加公司组织的培训和会议，不断提高自身的业务水平和综合素质。

六、考核与奖惩1.考核前台工作人员的考核由主管领导负责，考核内容包括工作业绩、工作态度、工作纪律等方面。考核周期为每月一次，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.奖惩奖励工作表现优秀，为公司做出突出贡献的前台工作人员，公司将给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等。在接