印鉴管理制度

印鉴管理制度一、总则1.目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴的使用流程，确保印鉴使用的安全性、严肃性和合法性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类印鉴管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等。3.印鉴定义本制度所指印鉴是公司在经营活动中，为证明公司身份、行使职权、确认事项等而刻制、使用的各种印章的统称。

二、印鉴的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制印鉴的部门或单位，应填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字、分管领导审批后，报行政部门。2.审批流程行政部门收到《印鉴刻制申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司法定代表人审批。经法定代表人批准后，由行政部门统一安排刻制。3.刻制要求印鉴的刻制必须严格按照国家有关规定和公司要求进行，确保印鉴的规格、样式、材质等符合标准。刻制完成后，行政部门应及时将印鉴交付申请部门或单位，并办理交接手续。4.启用程序新刻制的印鉴启用前，行政部门应填写《印鉴启用申请表》，注明印鉴名称、启用日期、使用范围等信息，并附印鉴样本。经公司法定代表人审批后，在公司内部进行公示，同时通知相关部门和人员。

三、印鉴的保管1.保管原则印鉴应实行专人保管制度，确保印鉴的安全存放。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印鉴保管规定，不得擅自将印鉴交予他人保管或带出办公场所。2.保管人员职责负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，无丢失、损坏等情况。严格按照印鉴使用审批程序办理印鉴使用手续，对每一次印鉴使用情况进行详细登记。定期对印鉴进行检查，发现印鉴有损坏、变形等情况时，应及时报告并申请更换。不得擅自使用印鉴，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖印鉴。3.保管方式印鉴应存放在专门的保险柜或保险箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。保险柜或保险箱的钥匙应由保管人员妥善保管，不得随意交予他人。同时，应建立印鉴保管台账，详细记录印鉴的名称、规格、启用日期、保管人员等信息。

四、印鉴的使用1.使用范围印鉴的使用必须严格按照规定的范围进行，不得超出规定范围使用印鉴。具体使用范围如下：公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；公司内部重要文件的发布；公司证照、资质证书等的加盖；其他需要加盖公章的事项。合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等文件的盖章。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务业务的盖章。法人章：用于公司法定代表人授权的特定事项的盖章，如银行预留印鉴等。业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、凭证、报表等的盖章，如销售业务章、采购业务章等。2.使用审批印鉴使用前，应填写《印鉴使用申请表》，详细说明印鉴使用的事项、内容、用途、涉及金额等信息，并经相关部门负责人签字、分管领导审批后，报印鉴保管人员。印鉴保管人员应严格按照审批意见进行盖章操作，不得擅自更改审批内容。一般事项的印鉴使用，由部门负责人审批；重要事项的印鉴使用，需经分管领导审批；重大事项的印鉴使用，应报公司法定代表人审批。涉及财务付款、合同签订等重要业务的印鉴使用，除按上述审批流程外，还需相关财务人员、法务人员等进行审核。3.使用登记印鉴保管人员应对每一次印鉴使用情况进行详细登记，登记内容包括印鉴使用日期、使用部门、使用事项、审批人、盖章人等信息。登记台账应妥善保存，以备查阅。4.使用要求印鉴使用时，应确保盖章位置准确、清晰，不得模糊、重叠或遗漏。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上预先加盖印鉴。如因工作需要确需开具空白介绍信等文件的，必须在介绍信等文件上注明用途、有效期限等信息，并经严格审批后，方可加盖印鉴。严禁将印鉴借给其他单位或个人使用，严禁在未经审批的情况下擅自使用印鉴。

五、印鉴的停用与销毁1.停用情形印鉴因机构变更、业务调整、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.停用申请印鉴使用部门或单位应填写《印鉴停用申请表》，详细说明印鉴停用的原因、日期等信息，并经部门负责人签字、分管领导审批后，报行政部门。3.停用程序行政部门收到《印鉴停用申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司法定代表人审批。经批准后，行政部门应及时通知相关部门和人员印鉴停用事宜，并收回印鉴。4.销毁程序停用的印鉴应及时进行销毁，以确保印鉴的安全性。销毁印鉴时，应由行政部门会同相关部门组成监销小组，对印鉴进行现场销毁。销毁过程应进行详细记录，记录内容包括印鉴名称、销毁日期、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应妥善保存，以备查阅。

六、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对印鉴管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查印鉴的保管、使用、审批等环节是否符合规定，是否存在违规使用印鉴的情况。2.日常监督行政部门应加强对印鉴管理工作的日常监督，定期对印鉴保管人员的工作进行检查，确保印鉴管理工作规范、有序进行。同时，应建立印鉴管理投诉举报机制，接受公司员工及外部相关方的监督举报。3.违规处理对于违反印鉴管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括