工程档案管理制度98863

工程档案管理制度988631.目的为加强工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、管理、维护及竣工验收提供依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、可行性研究、设计、施工、调试到竣工验收全过程中形成的各类文件材料的管理。3.基本原则工程档案管理遵循统一领导、分级管理、同步形成、集中归档的原则。项目各参建单位应明确专人负责工程档案工作，确保档案管理与工程建设同步进行。二、管理职责1.公司档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司工程档案管理制度。负责指导、监督和检查公司各工程项目档案管理工作。集中统一管理公司重要工程项目档案，组织档案的整理、归档、保管、鉴定、统计和利用工作。参与工程项目竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审查。2.项目建设单位职责负责本项目工程档案管理工作的组织领导，明确档案管理机构和人员职责。制定项目工程档案管理实施细则，确保项目档案工作有序开展。监督、检查项目各参建单位工程档案的形成、积累和整理工作，对不符合要求的及时督促整改。组织项目档案的收集、整理、归档工作，在项目竣工验收前，将完整、准确的项目档案移交公司档案管理部门。3.项目设计单位职责负责收集、整理项目设计过程中形成的各类文件材料，包括初步设计、施工图设计、设计变更等文件。按照档案管理要求，对设计文件进行分类、组卷，确保设计档案的质量。在项目建设过程中，及时向建设单位提供与设计相关的档案资料，并协助解决档案整理过程中出现的问题。4.项目施工单位职责建立健全施工过程中的档案管理制度，配备专（兼）职档案管理人员，负责施工档案的收集、整理和归档工作。按照合同要求和档案管理规定，及时收集、整理施工过程中形成的各类文件材料，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、施工日志、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。对施工档案进行分类、组卷，确保档案资料的真实、准确、完整，并在工程竣工后及时向建设单位移交。5.项目监理单位职责负责监理过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。监督检查施工单位工程档案的形成、积累和整理情况，对不符合要求的及时提出整改意见。审核施工单位报送的工程档案资料，签署审核意见，并向建设单位提交监理档案。三、工程文件材料的形成与积累1.文件材料的来源工程文件材料来源于项目建设全过程中的各项活动，包括项目前期策划、可行性研究、设计、招投标、施工、调试、竣工验收等环节。各环节产生的文件材料应明确责任部门和责任人，确保及时、准确地形成和积累。2.文件材料的形成要求工程文件材料应真实反映工程建设实际情况，内容完整、准确、清晰，签字盖章手续齐全。书写材料应符合耐久性要求，禁止使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等。文件材料应采用A4幅面纸张，图纸应折叠成A4幅面，并按要求加盖图章。3.文件材料的积累要求各参建单位应建立工程文件材料积累制度，明确专人负责收集、整理和保管本单位在工程建设过程中形成的文件材料。工程文件材料应随工程进度同步积累，做到分类存放、及时整理，防止文件材料的散失和损坏。在工程建设过程中，如发现文件材料有缺失或不完整的情况，应及时进行补充和完善。四、工程档案的整理1.整理原则工程档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持档案的系统性和完整性。按照工程项目的不同阶段、不同专业、不同载体等进行分类整理，便于保管和利用。2.分类方法工程档案可分为工程前期文件、施工文件、监理文件、竣工图及竣工验收文件等五大类。工程前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等；施工文件包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、施工日志、隐蔽工程验收记录等；监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要等；竣工图包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图；竣工验收文件包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告等。3.组卷要求工程档案应按单位工程、分部工程、分项工程等进行组卷，卷内文件应排列有序，编号清晰。同一事项的文件材料应集中组卷，不同载体的文件材料应分别组卷。卷内文件材料应按照文件的形成时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷内文件材料应编写页号，单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料在正面右下角、背面左下角编写页号。4.编目要求工程档案应编制卷内目录、卷内备考表和案卷封面。卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等项目，序号应按卷内文件排列顺序编写。卷内备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目，本卷情况说明应填写卷内文件的完整性、准确性及整理情况等。案卷封面应包括档号、档案馆代号（暂不填写）、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等项目，案卷题名应简明、准确地反映卷内文件的主要内容。五、工程档案的归档1.归档范围凡是与工程建设有关的重要文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等，均应归档。具体归档范围按照国家和地方有关档案管理规定及本制度执行。2.归档时间项目各参建单位应在工程竣工后[X]个月内，将整理好的工程档案移交建设单位。建设单位应在项目竣工验收合格后[X]个月内，将项目档案移交公司档案管理部门。3.归档要求归档的工程档案应完整、准确、系统，符合档案整理规范要求。归档的文件材料应一式多份，其中纸质文件应字迹清晰、签字盖章齐全；电子文件应格式规范、内容完整，并与纸质文件内容一致；声像文件应图像清晰、声音清楚，具有保存价值。移交档案时，应同时提交档案移交清单，清单内容包括案卷题名、档号、编制单位、起止日期、保管期限、密级、份数、移交日期等，并由双方签字确认。六、工程档案的保管1.保管场所公司档案管理部门应设立专门的工程档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.保管方式工程档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，按年度、项目顺序排列；电子档案应存储于专用的存储设备中，并进行备份，异地存放。声像档案应根据载体形式分别进行保管，照片应冲洗成照片册或装入照片档案袋中，录像带、光盘等应装入特制的盒带或光盘盒中，并注明相关信息。3.保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案包括工程前期文件、竣工图、竣工验收文件等；长期保存的档案包括重要的施工文件、监理文件等，保管期限为[X]年；短期保存的档案包括一般性的施工文件、监理文件等，保管期限为[X]年。保管期限从档案形成之日起计算。4.档案鉴定公司档案管理部门应定期对工程档案进行鉴定，对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门参加，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。销毁档案时，应编制销毁清册，经主管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。七、工程档案的利用1.利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅工程档案；外单位因特殊情况需要查阅、借阅工程档案的，须经公司主管领导批准。2.利用方式查阅工程档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。借阅工程档案时，借阅人员应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，归还档案时，档案管理人员应进行核对，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。3.利用登记档案管理人员应对工程档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人、查阅内容、借阅日期、借阅人、归还日期等信息。利用登记应定期进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、监督与检查1.监督检查内容各参建单位工程档案管理工作的组织领导情况，包括档案管理机构设置、人员配备、制度建设等。工程文件材料的形成、积累和整理情况，包括文件材料的完整性、准确性、系统性等。工程档案的整理、归档、保管、利用等情况，包括档案整理质量、归档时间、保管条件、利用登记等。2.监督检查方式公司档案管理部门定期对各工程项目档案管理工作进行监督检查，采取现场检查、查阅资料、听取汇报等方式进行。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。3.考核与奖惩公司将工程档案管理工作纳入对各参建单位的绩效考核体系，对档案管理