会议室管理制度

会议室管理制度1.目的为规范公司会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大会议室、小会议室、多功能会议室等。3.管理原则遵循"统一管理、合理安排、高效使用、确保安全"的原则，对会议室进行规范化管理。二、会议室管理职责1.行政部门负责会议室的日常管理工作，包括会议室的预订、调配、清洁、设备维护等。制定会议室使用规则和流程，并监督执行。定期检查会议室的设施设备，确保其正常运行，如有问题及时联系相关部门进行维修。2.使用部门根据工作需要提前预订会议室，并按照规定的时间和要求使用会议室。使用会议室过程中，应爱护室内设施设备，保持会议室的整洁卫生。会议结束后，及时清理会议室，关闭电器设备，将桌椅摆放整齐。3.公司领导根据工作安排，有权优先使用会议室。对会议室的使用情况进行监督和指导，提出改进意见和建议。三、会议室预订1.预订方式公司员工可通过公司内部办公系统或指定的预订表格进行会议室预订。预订时需填写预订日期、时间段、会议主题、参会人数等信息，并确保信息准确无误。2.预订时间为了保证会议室的合理安排，预订时间应提前[X]个工作日进行。对于紧急会议，在确保会议室未被占用的情况下，可提前[X]小时预订。原则上，同一会议室在相邻时间段内不能被重复预订，如有特殊情况需经行政部门同意。3.预订审批一般会议预订由部门负责人审批；重要会议、跨部门会议或涉及公司高层领导的会议预订，需经分管领导审批；特别重大的会议预订，需经公司总经理审批。审批通过后，预订信息将自动记录在会议室预订系统中，预订人可在系统中查看预订结果。四、会议室使用1.使用时间预订的会议室使用时间以预订时间段为准，参会人员应提前[X]分钟到达会议室进行准备，会议结束后应及时清理并离开会议室，不得超时占用。如需延长使用时间，应提前向行政部门提出申请，经同意后方可延长。未经批准擅自延长使用时间的，将按照相关规定进行处理。2.使用范围会议室主要用于公司内部的各类会议、培训、研讨、汇报等活动，未经行政部门批准，不得用于与公司业务无关的活动。使用部门应严格按照预订的会议主题使用会议室，不得擅自更改会议内容或转借他人使用。3.会议组织会议组织者应提前做好会议的各项准备工作，包括会议资料的准备、设备的调试等，确保会议顺利进行。在会议过程中，应遵守会议纪律，保持良好的会议秩序，不得在会议室内吸烟、大声喧哗、随意走动等。如需使用会议室的音响、投影仪、白板等设备，应提前向行政部门提出申请，由行政部门安排专人进行操作和维护。使用人员应正确操作设备，如有损坏，应照价赔偿。五、会议室设施设备管理1.设施设备配备行政部门负责为各会议室配备必要的办公设备和用品，如桌椅、投影仪、音响、白板、书写笔、纸等，并定期进行检查和维护，确保设施设备完好可用。根据会议室的使用需求和实际情况，适时对设施设备进行更新和升级，以提高会议室的使用功能和舒适度。2.设施设备维护使用部门在使用会议室设施设备过程中，如发现设备故障或损坏，应及时向行政部门报告。行政部门接到报告后，应立即安排专业人员进行维修，并记录维修情况。对于一般性的设备故障，维修人员应在[X]小时内完成维修；对于较为复杂的设备故障，应尽快维修，确保不影响正常使用。定期对会议室设施设备进行全面检查和保养，做好设备的清洁、润滑、调试等工作，延长设备使用寿命。3.设施设备使用规范严格按照设施设备的操作规程使用设备，不得擅自拆卸、改装设备，以免造成设备损坏。使用完毕后，应及时关闭设备电源，将设备恢复到初始状态，并整理好相关连接线和资料。爱护会议室的公共设施，不得随意在桌椅、墙壁等上面刻画、张贴，如有损坏，应照价赔偿。六、会议室环境卫生管理1.清洁标准会议室应保持地面干净、无杂物，桌面、椅子、白板等表面整洁，无灰尘、污渍。会议结束后，使用部门应及时清理会议室，将垃圾带走，保持会议室的整洁卫生。定期对会议室进行全面清洁，包括地面吸尘、桌面擦拭、设备清洁等，确保会议室环境整洁、舒适。2.卫生监督行政部门负责对会议室的环境卫生情况进行监督检查，发现问题及时通知使用部门进行整改。对于不遵守环境卫生规定的部门和个人，行政部门将进行通报批评，并责令其限期整改。七、会议室安全管理1.安全设施配备在会议室配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、应急照明灯具等，并定期进行检查和维护，确保其处于良好状态。会议室的电器设备应符合安全标准，电线不得私拉乱接，严禁使用大功率电器，以免引发安全事故。2.安全使用规定使用会议室时，应注意用电安全，不得在会议室无人时充电、使用电器设备。严禁在会议室内吸烟、使用明火，如需使用蜡烛、香薰等物品，应提前向行政部门提出申请，并采取相应的安全措施。会议结束后，应关闭所有电器设备电源，关好门窗，确保会议室安全。3.安全检查与应急处理行政部门定期对会议室进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。如发生安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时向上级领导报告。八、违规处理1.违规行为界定未按规定预订会议室，擅自占用会议室的。未按预订时间使用会议室，或未经批准擅自延长使用时间的。擅自更改会议内容、转借会议室或用于与公司业务无关活动的。损坏会议室设施设备，未照价赔偿的。未遵守会议室环境卫生规定，导致会议室环境脏乱差的。未遵守会议室安全规定，引发安全事故的。2.处理措施对于首次违规的部门或个人，行政部门将进行口头警告，并责令其立即整改。对于多次违规或情节严重的部门或个人，行政部门将视情况给予通报批评、经济处罚等处理措施。经济处罚标准为每次[X]元，罚款从部门或个人当月绩效奖金中扣除。因违规行为给公司