企业合同管理制度及流程

企业合同管理制度及流程1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等）。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、诚实守信、防范风险、注重效益的原则。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度、流程及重大合同事项。协调解决合同管理中的重大问题。对重大合同的签订、履行、变更、终止等进行决策。2.合同管理部门设置：公司设立专门的合同管理部门（法务部或综合管理部等），负责合同管理的日常工作。职责：制定和完善合同管理制度、流程及示范文本。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。对合同进行编号、归档、统计分析等工作。监督检查合同的履行情况，及时发现和解决合同履行中的问题。处理合同纠纷，维护公司合法权益。3.合同承办部门职责：负责合同项目的调研、谈判、起草、送审等工作。组织实施合同的履行，及时向合同管理部门通报履行情况。配合合同管理部门处理合同纠纷。三、合同签订流程1.合同立项合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、金额、履行期限、对方当事人等基本情况，并提交相关背景资料。合同立项申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，合同承办部门方可开展合同谈判等后续工作。2.合同谈判合同承办部门负责组织合同谈判，与对方当事人就合同条款进行协商。谈判人员应至少两人以上，并做好谈判记录。在谈判过程中，应充分了解对方当事人的主体资格、经营状况、信誉等情况，对合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、违约责任等条款进行详细讨论，争取有利的合同条件。3.合同起草合同承办部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应使用公司统一的示范文本或符合法律法规要求的格式文本。合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或产生歧义。对于重要条款，应进行重点阐述和说明。合同起草完成后，合同承办部门应进行自审，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。4.合同审核合同承办部门将起草好的合同文本及相关资料提交合同管理部门审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作。合同管理部门主要从以下几个方面进行审核：合同主体资格：审核对方当事人是否具有合法的主体资格，是否具备签订合同的能力。合同内容合法性：审核合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在违法违规风险。合同条款完整性：审核合同条款是否齐全，是否涵盖了合同履行过程中的各种可能情况。合同风险评估：对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，并提出相应的防范措施。合同文字表述：审核合同文字表述是否准确、清晰，是否存在错别字、语病等问题。合同管理部门审核后，如发现问题，应及时与合同承办部门沟通，提出修改意见。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。5.合同审批修改后的合同文本经合同承办部门负责人、分管领导审核签字后，报总经理审批。总经理根据合同的重要程度、风险大小等因素进行审批。对于重大合同，总经理可组织合同管理委员会进行审议，根据审议结果作出审批决定。经审批同意的合同，方可正式签订。6.合同签订合同由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。签订合同前，应仔细核对合同文本与审批后的内容是否一致，确保合同签订的准确性。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门备案。合同管理部门应按照档案管理规定对合同进行编号、归档。四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，将合同的主要内容、履行要求、风险防范等事项向参与合同履行的人员进行传达和说明。合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。2.履行跟踪合同承办部门负责合同履行的跟踪管理，定期检查合同的履行情况，及时发现和解决履行过程中出现的问题。合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订时间、履行期限、履行进度、款项收付等情况。在合同履行过程中，如发现对方当事人出现违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时采取措施，并向合同管理部门报告。3.款项收付管理财务部门负责合同款项的收付管理。在收到合同款项时，应及时通知合同承办部门，并按照合同约定进行核对和入账。支付合同款项时，财务部门应严格按照合同约定的付款方式、付款期限、付款金额等进行审核，确保付款的准确性和合规性。合同承办部门应配合财务部门做好款项收付管理工作，及时提供相关的合同资料和收款依据。4.变更管理合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，合同承办部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、金额等情况，并提交相关证明材料。合同变更申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，合同承办部门应与对方当事人就变更事项进行协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本送合同管理部门备案。合同管理部门应根据变更协议对合同档案进行相应的调整。5.终止管理合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应填写《合同终止申请表》，说明合同终止的原因、时间等情况，并提交相关证明材料。合同终止申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，合同承办部门应与对方当事人办理合同终止手续，如进行款项结算、交接相关资料等。合同终止后，合同承办部门应及时将合同终止情况通知合同管理部门。合同管理部门应按照档案管理规定对合同档案进行整理和归档。五、合同风险管理1.风险识别与评估合同管理部门应定期对合同进行风险识别与评估，分析合同履行过程中可能出现的风险，如市场风险、信用风险、法律风险等。风险识别与评估可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方法进行。根据风险识别与评估结果，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对：关注市场动态，及时调整合同价格、履行期限等条款，以降低市场波动对合同履行的影响。信用风险应对：在签订合同前，对对方当事人的信用状况进行调查和评估，要求对方提供担保或采取其他信用风险防范措施。在合同履行过程中，密切关注对方当事人的信用变化情况，如发现问题及时采取措施。法律风险应对：加强合同审核，确保合同条款符合法律法规要求。在处理合同纠纷时，及时咨询专业律师的意见，依法维护公司合法权益。3.风险监控与预警合同管理部门应建立风险监控机制，对合同风险进行实时监控。及时发现风险变化情况，并发出预警信号。合同承办部门应根据风险预警信号，及时采取措施，调整风险应对策略，确保合同风险得到有效控制。六、合同纠纷处理1.纠纷协商合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应首先与对方当事人进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应保持冷静、理智，尊重对方意见，寻求双方都能接受的解决方案。协商达成一致意见的，应签订书面的和解协议，并按照协议约定履行各自的义务。2.纠纷调解如协商不成，合同承办部门可根据合同约定或双方协商一致，申请第三方进行调解。调解机构可以是行业协会、人民调解委员会等。在调解过程中，应积极配合调解机构的工作，提供相关证据和资料，如实陈述纠纷情况。经调解达成协议的，应签订书面的调解协议，并按照协议约定履行各自的义务。3.纠纷仲裁或诉讼如调解不成，合同承办部门可根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，应及时收集和整理相关证据，委托专业律师代理案件，维护公司合法权益。仲裁裁决或法院判决生效后，应按照裁决或判决结果履行义务。如对仲裁裁决或法院判决不服，应在法定期限内申请复议或上诉。七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本、相关附件、审批文件、履行记录等资料收集齐全，并移交合同管理部门。合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理合同管理部门对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号。对合同文本进行扫描或复印，将纸质档案与电子档案进行统一管理。整理后的合同档案应装订成册，编制档案目录，便于查阅和管理。3.档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保合同档案的安全保管。合同档案应按照档案管理规定进行定期检查和维护，防止档案损坏、丢失等情况发生。合同档案的保管期限应按照法律法规和公司规定执行。保管期限届满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等情况，并经部门负责人审核签字后，报合同管理部门审批。合同管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应