万科房地产有限公司费用管理制度

万科房地产有限公司费用管理制度1.目的为加强万科房地产有限公司（以下简称"公司"）费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、项目公司的所有费用支出管理。3.费用定义本制度所指费用是指公司在日常经营活动中发生的各项耗费，包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、车辆使用费、会议费、培训费等。二、费用管理原则1.预算控制原则各项费用支出应严格控制在预算范围内，无预算或超预算的费用支出一般不予报销。2.合规性原则费用支出必须符合国家法律法规、公司内部规章制度以及相关财务会计准则的要求。3.效益性原则费用支出应注重效益，确保每一笔费用都能为公司带来相应的价值提升，避免不必要的浪费。4.真实性原则费用报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚假报销。三、费用预算管理1.预算编制各部门应根据公司年度经营计划和本部门业务需求，于每年年末编制下一年度的费用预算。费用预算应明细到具体项目和金额，并说明费用支出的理由和预期效果。预算编制完成后，经部门负责人审核、财务部门汇总平衡，报公司管理层审批后执行。2.预算执行与监控各部门应严格按照批准的费用预算执行，不得擅自调整。如有特殊情况需要调整预算，应按规定程序报经审批。财务部门负责对费用预算执行情况进行监控，定期通报各部门预算执行进度，对超预算或预算执行偏差较大的部门进行预警。3.预算调整当出现以下情况时，可申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致公司经营环境发生重大改变；公司经营战略调整，对费用预算产生重大影响；不可预见的重大事项发生，导致原预算无法执行。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额及对预算执行的影响，并按规定程序报经审批。四、费用报销流程1.费用申请费用发生前，经办人应填写《费用申请表》，详细说明费用支出的事由、金额、预计支付时间等，并按规定程序报经审批。审批通过后的《费用申请表》作为费用报销的依据之一。2.费用报销费用发生后，经办人应及时整理相关报销凭证，并按照公司财务制度的要求粘贴、填写《费用报销单》。报销凭证应包括发票、收据、合同、审批单等，确保凭证真实、合法、有效。将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交给部门负责人审核。3.部门审核部门负责人应对费用报销的真实性、合理性、合规性进行审核，审核通过后在《费用报销单》上签字确认。4.财务审核财务部门收到报销申请后，应重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用支出是否符合公司财务制度和预算规定。审核无误后在《费用报销单》上签字。5.审批根据公司授权审批制度，由相应级别的领导对费用报销进行最终审批。审批通过后，报销申请进入支付环节。6.费用支付财务部门根据审批后的报销申请，按照公司资金支付流程安排付款。付款方式包括支票、电汇、网上银行等。五、各项费用管理规定办公费1.定义办公费是指公司因日常办公需要发生的费用，包括办公用品、办公设备、印刷品、水电费、物业费等。2.管理规定办公用品应实行集中采购与分散采购相结合的方式。对于常用办公用品，由行政部门统一采购；对于特殊办公用品，经行政部门同意后可由使用部门自行采购。采购办公用品应建立采购台账，记录采购日期、品种、数量、金额、供应商等信息。办公设备的购置应按照公司固定资产管理规定进行审批和管理，确保资产入账及时、准确。印刷品的印刷应选择正规的印刷厂家，确保印刷质量和成本控制。印刷费用报销时应附印刷清单，注明印刷内容、数量、单价等信息。水电费、物业费等应按照实际发生金额及时支付，并取得正规发票。差旅费1.定义差旅费是指公司员工因公务需要外出发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.管理规定员工出差应提前填写《出差申请表》，经部门负责人和分管领导审批后执行。出差申请表应注明出差事由、目的地、预计出差时间、交通工具、住宿标准等信息。交通费用应按照公司规定的标准乘坐相应的交通工具，特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车软卧等，应经公司领导批准。住宿费用应按照公司规定的标准选择相应档次的酒店或住宿场所。实际发生的住宿费用超出标准部分，原则上由个人承担。餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，补贴标准按照公司相关规定执行。员工出差结束后应及时办理报销手续，报销凭证应包括出差申请表、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等。业务招待费1.定义业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.管理规定业务招待应严格遵循必要性、合理性和适度性原则，严禁铺张浪费。业务招待费的支出应提前填写《业务招待申请表》，详细说明招待事由、招待对象、预计费用等，并按规定程序报经审批。招待费用报销时应附发票、消费清单、业务招待申请表等凭证，注明招待时间、地点、参与人员等信息。业务招待费的报销标准应按照公司相关规定执行，对于超标准的业务招待费，需经公司领导特批后方可报销。通讯费1.定义通讯费是指公司员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.管理规定公司根据员工岗位性质和工作需要，制定不同的通讯费补贴标准。员工应凭通讯费发票在补贴标准范围内报销通讯费，超出补贴标准部分由个人承担。报销通讯费应提供与公司业务相关的手机号码，并确保发票抬头为公司名称。车辆使用费1.定义车辆使用费是指公司车辆在使用过程中发生的燃油费、过路费、停车费、维修保养费、保险费等费用。2.管理规定公司车辆实行集中管理，由行政部门统一调度和安排使用。车辆燃油费应实行定额管理，根据车辆型号和使用情况确定每月的燃油定额标准。实际燃油费用超出定额部分，需经行政部门审核批准后方可报销。过路费、停车费等应凭有效票据实报销。车辆维修保养应选择正规的维修厂家，维修费用报销时应附维修清单、发票等凭证，并经行政部门审核确认。车辆保险费由行政部门统一办理，保险费用应按照公司规定的标准执行。会议费1.定义会议费是指公司为组织召开各类会议而发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。2.管理规定会议召开前应填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、费用预算等信息，并按规定程序报经审批。会议场地租赁应选择正规的会议场所，并签订租赁合同。会议设备租赁应确保设备完好、正常使用。会议资料印刷应保证内容准确、印刷质量良好。餐饮、住宿等费用应按照公司规定的标准执行。会议结束后，经办人应及时办理报销手续，报销凭证应包括会议申请表、租赁合同、发票、消费清单等。培训费1.定义培训费是指公司为提高员工业务素质和专业技能而组织开展培训活动所发生的费用，包括培训师资费、教材费、场地费、住宿费等。2.管理规定培训计划应根据公司发展战略和员工培训需求制定，经公司管理层审批后实施。培训费用报销时应附培训通知、培训签到表、发票等凭证，注明培训内容、培训时间、培训地点、参与人员等信息。对于外部培训机构的选择，应进行严格的资质审查和比较，确保培训质量和效果。六、费用报销审批权限1.公司总部费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；费用报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批；费用报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。2.下属分支机构、项目公司费用报销金额在[X]元以下的，由分支机构或项目公司负责人审批；费用报销金额在[X]元至[X]元之间的，由分支机构或项目公司负责人审核后，报公司分管领导审批；费用报销金额在[X]元以上的，由分支机构或项目公司负责人、公司分管领导审核后，报公司总经理审批。七、费用报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向财务部门说明原因。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销申请，应在[X]个工作日内安排付款。八、费用分析与考核1.费用分析财务部门应定期对公司费用支出情况进行分析，编制费用分析报告，为公司管理层提供决策支持。费用分析报告应包括费用支出的总体情况、费用结构分析、预算执行情况分析、与同行业对比分析等内容。2.费用考核公司建立费用考核制度，将费用控制指标纳入各部门绩效考核体系。考核指标包括费用预算执行率、费用节约率等，具体考核标准按照公司绩效考核相关规定执行。对于费用控制效果显著的部门和个人，给予相应的奖励；对于费用超支严重的部门和个人，进行相应的处罚。九、监督与检查1.公司内部审计部门负责对公司费用管理制度的执行情况进行定期审计和监督检查，发现问题及时督促整改。2.对于违反本制度规定的费用支出行为，公司将视情节轻重给予相应