建筑公司办公室管理制度

建筑公司办公室管理制度1.目的为加强公司办公室管理，明确办公秩序，提高工作效率，树立公司良好形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目部办公室相关管理工作。3.管理原则办公室管理遵循规范化、制度化、科学化的原则，做到高效、有序、文明。二、办公区域管理1.办公环境布置办公室应保持整洁、明亮、通风良好。办公家具、设备摆放整齐有序，不得随意更改布局。各部门应根据工作需要，合理张贴工作职责、工作流程、规章制度等，便于工作开展和员工学习。2.卫生管理实行区域包干负责制，各部门负责本区域的日常卫生清洁工作，确保地面、桌面、门窗、文件柜等无灰尘、无杂物。公共区域（如走廊、会议室、卫生间等）由行政部门安排专人定期打扫，保持环境整洁。员工应养成良好的卫生习惯，爱护办公环境，不得在办公区域内乱扔垃圾、吐痰等。3.安全管理加强办公区域的安全防范，配备必要的消防器材，并确保其性能良好、有效。员工应熟悉消防器材的使用方法。严禁在办公区域内吸烟、使用明火，严禁私拉乱接电线、违规使用电器设备，确保用电安全。下班时，员工应关闭电脑、打印机、饮水机等电器设备，关好门窗，做好安全防范措施。三、办公用品管理1.采购与入库行政部门负责办公用品的统一采购，根据各部门需求制定采购计划，选择质量可靠、价格合理的供应商。办公用品到货后，采购人员应及时组织验收，核对数量、规格、型号等是否与采购订单一致，确保质量合格。验收合格后，办理入库手续，填写入库单。2.领用与发放员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字批准后，到行政部门领取。行政部门根据申请表发放办公用品，并做好发放记录，登记领用时间、物品名称、数量、领用人等信息。对于限量领用的办公用品（如笔记本、中性笔等），应按照规定的数量发放，不得超领。3.库存管理行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账物相符。发现库存短缺或积压时，应及时分析原因，并采取相应措施进行调整。办公用品仓库应保持干燥、通风良好，分类存放各类办公用品，便于查找和管理。四、文件资料管理1.文件收发公司收到外来文件后，行政部门应及时进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、收到日期等信息，并按照文件内容和性质进行分类。对于重要文件，应及时呈送公司领导阅批，并根据领导批示进行传阅、办理或存档。公司发出的文件，由起草部门负责拟稿，经部门负责人审核、公司领导签发后，交行政部门统一编号、打印、盖章，并按照规定的发送范围进行发放。2.文件传阅行政部门负责文件传阅的组织和跟踪工作，确保文件及时、准确地传达到相关人员手中。传阅文件时，应填写文件传阅单，注明传阅时间、传阅人等信息。传阅人应在规定时间内阅毕，并签字确认。对于紧急文件或重要文件，应优先安排传阅，并及时催办，确保文件办理不延误。3.文件存档文件办理完毕后，行政部门应及时将文件整理归档，按照文件类别、年度、保管期限等进行分类存放。归档文件应齐全、完整、准确，装订整齐，编目清晰。同时，应建立电子档案，便于查询和利用。严格遵守档案借阅制度，借阅档案需填写借阅申请表，经部门负责人和行政部门负责人批准后，方可借阅。借阅人应按时归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。五、会议管理1.会议分类公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议、项目协调会等。总经理办公会由公司总经理主持，公司领导班子成员及相关部门负责人参加，主要研究公司重大决策、重要工作部署等事项。部门例会由各部门负责人主持，部门全体员工参加，总结本部门上周工作情况，安排本周工作任务。专题会议根据工作需要召开，针对特定问题或专项工作进行研究讨论，提出解决方案。项目协调会由项目经理主持，项目相关部门和人员参加，协调解决项目实施过程中遇到的问题。2.会议组织会议主办部门应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容，并提前通知参会人员。会议主办部门负责会议的筹备工作，包括准备会议资料、布置会议场地、调试会议设备等，确保会议顺利进行。行政部门协助会议主办部门做好会议的组织和服务工作，如安排会议记录、茶水服务等。3.会议记录与纪要会议应安排专人进行记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等。会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议决议事项、责任部门、完成时间等，相关部门应按照会议纪要要求认真落实各项工作任务，并及时反馈工作进展情况。六、印章管理1.印章种类公司印章主要包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.印章保管公司公章由行政部门指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人员保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，确保印章安全。如因工作需要携带印章外出，须经公司领导批准，并办理相关手续。3.印章使用使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、盖章文件名称、盖章份数等信息，经相关部门负责人审核、公司领导批准后，方可盖章。印章保管人员应严格按照批准的内容和范围使用印章，对盖章文件进行认真审核，确保印章使用的真实性、合法性和准确性。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因特殊情况需要先盖章的，须经公司领导批准，并做好登记备案。七、车辆管理1.车辆调度行政部门负责公司车辆的统一调度和管理，根据工作需要合理安排车辆使用。员工因工作需要用车时，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人批准后，交行政部门调度安排。行政部门根据用车申请情况，优先保障公司领导公务用车和紧急工作用车需求，合理安排其他员工用车。对于多人同时申请用车且行程相近的，可协调拼车出行。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车，确保车辆安全。出车前，应对车辆进行认真检查，确保车辆性能良好。驾驶员应按照指定的时间、地点和任务出车，不得擅自改变行车路线或延误出车时间。如因特殊情况需要变更行车路线或时间，应及时向行政部门报告。乘车人员应遵守乘车规定，爱护车内设施，保持车内整洁。不得在车内吸烟、乱扔垃圾等，不得干扰驾驶员正常驾驶。3.车辆维护与保养行政部门负责制定车辆维护保养计划，定期安排车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。驾驶员应定期对车辆进行日常检查和保养，如发现车辆故障或异常情况，应及时报告行政部门，并送指定的维修厂进行维修。车辆维修费用由行政部门统一审核报销，严格控制维修成本，确保维修质量。八、通讯管理1.固定电话管理公司固定电话由行政部门统一管理，根据工作需要分配给各部门使用。各部门应妥善使用固定电话，不得随意转接或拨打与工作无关的电话。员工应在铃响三声内接听电话，使用文明用语，准确记录来电信息，并及时传达给相关人员。对于重要电话，应做好记录并及时汇报。因工作需要拨打长途电话时，应提前填写长途电话申请表，经部门负责人批准后，方可拨打。长途电话费用由行政部门统一审核报销。2.移动通讯管理公司鼓励员工使用移动通讯工具开展工作，但应遵守公司相关规定和保密制度。员工应妥善保管个人移动通讯设备，确保信息安全。员工因工作需要使用移动通讯设备产生的费用，按照公司相关规定进行报销。严禁员工在工作时间内使用移动通讯设备从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、聊天等，以免影响工作效率。九、考勤管理1.考勤制度公司实行每日考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。正常工作时间为[具体工作时间]，员工应提前[X]分钟到岗，做好工作准备。下班时，应在完成工作任务后，方可离开公司。因工作需要加班的，员工应填写加班申请表，经部门负责人批准后，报行政部门备案。加班时间应合理安排，避免过度劳累。2.考勤记录与统计行政部门负责公司员工的考勤记录工作，采用打卡或签到等方式进行考勤。员工应如实打卡或签到，不得代签或弄虚作假。行政部门应每月对员工考勤情况进行统计汇总，填写考勤报表，经部门负责人审核后，报公司领导审批。3.迟到、早退、旷工处理员工迟到或早退[X]分钟以内的，每次扣除绩效分[X]分；迟到或早退超过[X]分钟的，按旷工半天处理，扣除当日工资的[X]%，并扣除绩效分[X]分。旷工半天的，扣除当日工资的[X]%，并扣除绩效分[X]分；旷工一天的，扣除当日工资的[X]%，并扣除绩效分[X]分；连续旷工超过[X]天或累计旷工超过[X]天的，公司将予以辞退。十、保密管理1.保密范围公司商业秘密包括但不限于公司经营战略、技术秘密、财务信息、客户资料、招投标文件等。员工在工作中知悉的公司内部文件、会议纪要、工作方案等信息，未经公司同意，不得对外泄露。2.保密措施公司与员工签订保密协议，明确双方的权利和义务，要求员工严格遵守保密制度。加强对办公区域的安全防范，限制无关人员进入，对涉及公司秘密的文件、资料等进行加密存储和传输。员工应妥善保管公司机密文件和资料，不得擅自复印、摘抄、转借他人。如因工作需要使用机密文件，应经公司领导批准，并在规定的范围内使用，用完后及时归还。3.泄密处理如发