项目公司资料管理制度

项目公司资料管理制度（一）目的为加强项目公司资料管理，确保项目资料的完整性、准确性、规范性和安全性，充分发挥资料在项目建设、运营及管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目公司各部门及参与项目建设、运营的相关单位和人员。（三）基本原则1.集中管理原则：项目公司设立专门的资料管理部门或岗位，对各类资料进行集中统一管理。2.分类归档原则：按照资料的类别、来源、时间等因素进行分类整理，便于查找和使用。3.流程规范原则：明确资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节的操作流程和标准。4.安全保密原则：确保资料的安全，防止资料泄露、丢失或损坏，对涉及机密的资料严格保密。二、资料管理职责（一）资料管理部门职责1.制定和完善项目公司资料管理制度，并监督执行。2.负责项目各类资料的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立资料管理台账，记录资料的出入库、借阅等情况。4.定期对资料进行清查和盘点，确保资料的完整性和准确性。5.为项目公司各部门及相关人员提供资料查询、借阅等服务。6.组织对到期或无用资料的鉴定和销毁工作。（二）各部门职责1.负责本部门业务范围内资料的收集、整理，并定期移交至资料管理部门。2.配合资料管理部门做好资料的归档、保管和统计工作。3.按照规定的流程和权限借阅、使用资料。4.对本部门产生的资料的真实性、准确性和完整性负责。（三）项目负责人职责1.对项目资料管理工作负总责，督促各部门做好资料的收集、整理和归档工作。2.协调解决资料管理工作中出现的问题。3.审核重要资料的归档和借阅情况。三、资料分类与编号（一）资料分类1.项目前期资料：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。2.工程建设资料：涵盖工程招投标文件、施工合同、施工图纸、工程变更记录、工程进度报表、质量检验报告、竣工验收资料等。3.设备资料：包含设备采购合同、设备安装调试记录、设备操作手册、设备维护保养记录等。4.运营管理资料：如运营方案、运营数据统计报表、客户服务记录、市场调研报告等。5.财务资料：有财务预算、决算报告、会计凭证、财务报表等。6.行政人事资料：涉及公司组织架构文件、人员招聘与培训记录、员工绩效考核资料、行政公文等。（二）资料编号为便于资料的管理和查询，对各类资料进行编号。编号规则如下：1.采用字母与数字相结合的方式。2.首位字母代表资料类别，如"Q"表示项目前期资料，"G"表示工程建设资料等。3.中间数字为顺序号，按照资料产生的时间先后顺序依次编排。4.编号具有唯一性，不得重复。例如：G001表示工程建设资料中的第一份文件。四、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.资料收集应遵循真实性、准确性、完整性的原则，不得伪造、篡改资料。3.对于外部单位提供的资料，应要求其加盖公章，并注明提供日期和联系人。（二）整理要求1.收集到的资料应及时进行整理，去除无关的附件、重复的内容等。2.按照资料分类和编号规则进行分类编号，确保资料的有序存放。3.对资料进行编目，编制资料目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。五、资料归档（一）归档范围符合本制度资料分类规定的各类资料均应归档。（二）归档时间1.项目前期资料在项目立项完成后及时归档。2.工程建设资料随工程进度同步归档，工程竣工验收后一个月内完成全部归档工作。3.设备资料在设备采购合同签订后或设备安装调试完成后及时归档。4.运营管理资料按月或按季度定期归档。5.财务资料按照财务管理制度规定的时间归档。6.行政人事资料在相关工作完成后及时归档。（三）归档流程1.各部门资料整理人员将整理好的资料移交至资料管理部门。2.资料管理部门核对资料的完整性、准确性和编号等信息，无误后进行归档。3.在资料归档清单上签字确认，注明归档日期。六、资料保管（一）保管方式1.设立专门的资料档案室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.资料应分类存放在档案柜中，不同类别资料之间应有明显标识。3.对于电子资料，应进行备份存储，并建立电子资料索引目录，便于查找和使用。（二）保管期限1.项目前期资料、工程建设资料等重要资料应长期保管。2.运营管理资料、财务资料等根据实际需要确定保管期限，一般不少于[X]年。3.行政人事资料等按照相关规定确定保管期限。（三）定期清查1.资料管理部门应定期对资料进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括资料的数量、完整性、保管状况等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，如补充缺失资料、修复损坏资料等，并记录清查结果。七、资料借阅（一）借阅权限1.项目公司内部人员因工作需要借阅资料，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。2.一般资料由部门负责人审批，重要资料由项目负责人审批。3.外部单位因特殊原因需要借阅资料，须经项目公司负责人批准，并签订借阅协议，明确借阅期限、保密责任等事项。（二）借阅期限1.一般资料借阅期限不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要资料借阅期限不超过[X]个工作日，特殊情况需经项目负责人批准。（三）借阅归还1.借阅人应按照规定的期限归还资料，如需延期应提前申请。2.资料归还时，资料管理部门应检查资料的完整性和完好性，如有损坏或缺失，借阅人应承担相应责任。3.借阅人归还资料后，资料管理部门在借阅申请表上注明归还日期，并将申请表归档保存。八、资料保密（一）保密措施1.对涉及项目公司商业秘密、技术秘密、财务数据等机密资料，应严格保密。2.资料管理部门应与接触机密资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.机密资料应存放在专门的保密柜中，限制访问权限，未经授权人员不得接触。4.在资料的传输、存储过程中，应采取加密等安全措施，防止资料泄露。（二）保密教育1.项目公司应定期组织员工进行保密教育，提高员工的保密意识。2.新员工入职时，应进行保密培训，使其了解公司的保密制度和要求。（三）违规处理1.对违反保密制度，泄露公司机密资料的人员，将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因资料泄露给公司造成损失的，泄密人员应承担赔偿责任。九、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限已满，且确无保存价值的。2.因项目结束、机构调整等原因，不再需要的资料。3.经鉴定属于重复、错误或无效的资料。（二）销毁流程1.资料管理部门提出资料销毁申请，填写销毁申请表，注明拟销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.经项目负责人审核批准后，由资料管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并