涉密文件信息资料保密管理制度

涉密文件信息资料保密管理制度1.目的为加强公司涉密文件信息资料的保密管理，确保国家秘密和公司商业秘密安全，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在处理、存储、传输、使用、销毁涉密文件信息资料过程中的保密管理。3.定义涉密文件信息资料：指涉及国家秘密、公司商业秘密，一旦泄露会对国家安全、公司利益造成损害的文件、资料、图表、数据、音频、视频等各类信息载体。国家秘密：关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司商业秘密：不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。二、保密工作组织与职责1.保密委员会公司成立保密委员会，主任由公司主要负责人担任，成员包括各部门负责人。保密委员会是公司保密工作的领导机构，负责审定公司保密工作方针、政策和制度，决策保密工作重大事项，监督指导保密工作开展。定期召开保密工作会议，分析研究保密工作形势，部署阶段性保密工作任务，协调解决保密工作中的重大问题。2.保密工作机构设立保密工作办公室，作为保密委员会的日常办事机构，挂靠在公司综合管理部门。保密工作办公室负责公司保密工作的组织协调、监督检查和具体实施。配备专职保密工作人员，负责涉密文件信息资料的日常管理、保密教育、保密技术防范等工作。3.各部门职责产生部门：负责本部门涉密文件信息资料的产生、收集、整理、保管和清退等工作，明确专人负责保密管理，确保涉密文件信息资料的安全。使用部门：在使用涉密文件信息资料过程中，严格遵守保密规定，妥善保管，不得擅自复制、传播、转借，使用完毕后及时归还。保管部门：负责涉密文件信息资料的集中存储保管，建立健全保管制度，配备必要的安全保密设施，确保涉密文件信息资料存放安全。销毁部门：按照规定程序对已到保密期限或失去保存价值的涉密文件信息资料进行销毁处理，确保销毁过程安全保密。三、涉密文件信息资料的定密与标识1.定密原则根据国家保密法律法规和公司实际情况，遵循"最小化、精准化、分级保护"原则，对涉及的事项进行定密。定密应准确确定密级、保密期限和知悉范围，确保国家秘密和公司商业秘密得到有效保护。2.定密程序承办人拟定：承办人在起草、办理涉密文件信息资料过程中，根据内容和工作需要，初步拟定密级、保密期限和知悉范围，并注明定密依据。部门负责人审核：承办部门负责人对承办人拟定的定密内容进行审核，提出审核意见。保密工作机构审定：保密工作办公室对各部门上报的定密事项进行审定，对不符合定密要求的，提出修改意见，退回承办部门重新拟定。公司领导批准：经保密工作办公室审定后的定密事项，报公司领导批准后生效。3.密级变更与解密密级变更：因工作需要，原定密事项的密级、保密期限或知悉范围需要变更的，承办人应及时提出变更申请，按照定密程序重新办理。解密：涉密文件信息资料保密期限届满、保密事项范围调整不再作为国家秘密或公司商业秘密管理、公开后不会损害国家安全和利益以及公司合法权益的，承办人应及时提出解密申请，按照定密程序批准解密。4.标识涉密文件信息资料应按照国家保密标准和公司规定进行标识。书面形式的涉密文件应在封面（首页）左上角加盖"秘密""机密""绝密"印章，并标明保密期限；电子文档应在文件名前标注密级和保密期限。对知悉范围有限的涉密文件信息资料，应在文件上注明知悉人员名单或范围。四、涉密文件信息资料的制作与收发1.制作涉密文件信息资料应在符合保密要求的场所制作，严禁在连接互联网的计算机及其他非保密设备上制作。制作过程中产生的草稿、废页、废料等，应按照保密规定及时销毁，严禁随意丢弃。2.收发建立涉密文件信息资料收发登记制度，对收发的涉密文件信息资料进行详细登记，包括文件编号、密级、标题、份数、收发时间、收发人员等。收发涉密文件信息资料应通过机要渠道传递，严禁通过普通邮政、快递等非保密方式传递。接收涉密文件信息资料时，应认真核对数量、编号、密级等，确认无误后签字接收。对上级机关下发的涉密文件信息资料，应及时登记、编号，按照规定范围传达和传阅，并妥善保管。五、涉密文件信息资料的传阅与使用1.传阅严格控制涉密文件信息资料的传阅范围，按照批准的知悉范围组织传阅。传阅涉密文件信息资料应使用专用文件夹，不得随意横传、传阅给无关人员。传阅过程中，传阅人员应及时阅读，不得积压，阅后及时归还，不得擅自留存。对急办的涉密文件信息资料，应优先处理，确保不延误工作。2.使用使用涉密文件信息资料应在符合保密要求的场所进行，不得在公共场所或未采取保密措施的场所使用。严禁擅自复制、摘录、引用、汇编涉密文件信息资料，确因工作需要复制的，应经原发文机关或公司保密工作机构批准，并按照规定进行标识和管理。对涉及多个部门的涉密文件信息资料，应按照主办部门的要求进行使用和管理，其他部门如需使用，应经主办部门同意。六、涉密文件信息资料的存储与保管1.存储场所设立专门的涉密文件信息资料存储场所，如保密档案室、保密资料柜等，并配备必要的安全保密设施，如防盗报警装置、监控设备、防潮防火设备等。存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，严禁无关人员进入。2.存储方式涉密文件信息资料应分类存放，按照密级、年度、保管期限等进行排列编号，便于查找和管理。电子涉密文件信息资料应存储在专用的涉密计算机或移动存储介质中，并进行加密处理，存储介质应标明密级、编号、使用部门等信息。3.保管制度建立健全涉密文件信息资料保管制度，明确保管人员职责，定期对涉密文件信息资料进行清查、核对，确保账物相符。对保管期限已满或失去保存价值的涉密文件信息资料，应及时清理，按照规定程序进行销毁。因工作需要借阅涉密文件信息资料的，应履行借阅审批手续，注明借阅时间、归还时间、借阅用途等，借阅人员应妥善保管，按时归还。七、涉密文件信息资料的传输与交换1.传输涉密文件信息资料的传输应采用加密传输方式，通过公司内部涉密网络或专用加密设备进行传输，严禁通过互联网、普通电话、移动存储介质等非保密渠道传输。在传输涉密文件信息资料前，应检查传输设备的安全性，确保传输过程中不发生泄密事件。2.交换因工作需要与外部单位交换涉密文件信息资料的，应按照国家保密规定和公司相关制度，办理审批手续，采取安全保密的交换方式，如专人递送、机要交换等。在交换过程中，应明确双方的保密责任，对交换的涉密文件信息资料进行登记和签收，确保交换过程安全可控。八、涉密文件信息资料的销毁1.销毁范围对已到保密期限、解密或失去保存价值的涉密文件信息资料，应及时进行销毁。因工作失误、不再使用等原因形成的多余涉密文件信息资料，也应按照规定进行销毁。2.销毁程序编制销毁清单：由承办部门或保管部门对拟销毁的涉密文件信息资料进行清理、登记，编制销毁清单，注明文件编号、密级、标题、份数、销毁时间等。审批：销毁清单经部门负责人审核后，报保密工作办公室审批。销毁实施：经批准后，由保密工作办公室指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用粉碎、焚烧等符合保密要求的方式，确保涉密文件信息资料无法恢复。监销：销毁过程中，应安排专人进行监销，监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁彻底、安全。记录存档：销毁工作完成后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁记录存档，以备查考。九、保密监督与检查1.监督检查机构公司保密委员会负责组织开展保密监督检查工作，保密工作办公室具体实施日常监督检查。2.监督检查内容保密制度执行情况，包括定密、标识、制作、收发、传阅、使用、存储、保管、传输、交换、销毁等环节的保密措施落实情况。保密设施设备配备和运行情况，如涉密计算机、移动存储介质、保密档案室、保密资料柜等的管理和使用情况。员工保密意识和保密行为，包括保密教育培训情况、员工遵守保密规定情况等。3.检查方式定期检查：保密工作办公室定期对各部门的保密工作进行检查，每年不少于[X]次。不定期抽查：根据工作需要，保密工作办公室对重点部门、重点岗位的保密工作进行不定期抽查。专项检查：针对特定时期、特定事项或存在的突出问题，开展专项保密检查。4.问题整改对监督检查中发现的问题，保密工作办公室应及时下达整改通知书，责令责任部门限期整改。责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告保密工作办公室。保密工作办公室对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。十、保密教育与培训1.教育对象全体员工，重点是涉及国家秘密和公司商业秘密的岗位人员。2.教育内容国家保密法律法规和公司保密制度，增强员工的保密法律意识和制度意识。保密知识和技能，如涉密文件信息资料的管理方法、保密技术防范措施、信息安全知识等。典型泄密案例分析，通过案例警示教育员工，吸取教训，提高保密警惕性。3.培训方式定期组织保密专题培训，邀请保密专家或公司内部保密管理人员进行授课，每年不少于[X]次。开展日常保密教育，通过公司内部网站、宣传栏、邮件等形式，宣传保密知识和信息。针对新入职员工、岗位变动员工等开展专项保密培训，确保员工在上岗前掌握必要的保密知识和技能。十一、奖励与处罚1.奖励对在保密工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、奖金奖励、晋升晋级等。符合下列条件之一的，给予奖励：严格遵守保密制度，在涉密文件信息资料管理等工作中成绩显著，未发生任何泄密事件的。及时发现、制止和报告泄密行为，避免公司利益遭受重大损失的。积极参与保密技术研究和创新，为提高公司保密水平做出突出贡献的。2.处罚对违反保密制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括批评教育、责令整改、扣发奖金、行政处分、解除劳动合同等。有下列行为之一的，给予批评教育或责令整改，情节严重的，给予扣发奖金、行政处分：未按规定定密、标识涉密文件信息资料的。擅自复制、传播、转借涉密文件信息资料的。在非保密场所处理涉密文件信息资料的。未履行涉密文件信息资料保管、借阅等手续的。有下列行为之一的，给予