档案管理制度98852

档案管理制度988521.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构形成的各类档案的管理。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类存放、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司各类档案。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。建立健全档案管理制度，制定档案工作流程和标准。对档案进行分类、编号、编目，编制检索工具，便于档案的查找和利用。定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。负责向公司内部各部门提供档案查阅服务，办理档案借阅手续。参与公司重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和保障。三、档案的分类与编号1.档案分类行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。业务档案：根据公司业务类型划分，如市场营销档案、项目管理档案、客户资料档案等。技术档案：涉及公司技术研发、产品设计、工艺流程、技术标准等方面的档案。合同档案：各类合同协议、招投标文件、采购合同等档案。其他档案：不属于上述分类的其他重要档案。2.档案编号档案编号采用"分类号+年度+顺序号"的结构。分类号按照上述档案分类设置相应代码，年度为档案形成年份，顺序号为该类档案在本年度内的流水编号。例如：行政档案2023001，表示2023年形成的第一份行政档案。四、档案的收集与整理1.档案收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。公司员工在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，应及时交至本部门档案收集人员。对于公司外部接收的文件、函件、证书等，相关部门应及时将原件或复印件交档案管理部门归档。档案收集人员应定期对收集到的档案材料进行核对，确保无遗漏、无损坏。2.档案整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的档案进行修补或复制。按照档案装订要求，将档案材料装订成册，保持档案的整齐美观。五、档案的归档与保管1.档案归档档案整理完成后，档案管理人员应及时将档案移交至档案库房进行归档保存。归档时，应按照档案编号顺序排列存放，确保档案存放有序，便于查找。建立档案归档台账，记录档案的归档日期、类别、数量等信息，便于统计和查询。2.档案保管档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。档案应分类存放在档案柜或档案架上，标识清晰，便于识别和取用。定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、内容等是否与归档台账一致。对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。电子档案应存储在安全的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。六、档案的查阅与利用1.查阅权限公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。涉及公司机密或重要商业信息的档案，查阅人需经公司分管领导批准方可查阅。外部单位因工作需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信，经公司总经理批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.查阅程序查阅人凭批准后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案。查阅人应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定范围内进行。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅申请表》上注明归还日期，并签字确认。3.利用限制查阅和利用档案时，不得擅自涂改、标注、污损、抽取、撤换或销毁档案内容。未经档案管理部门同意，不得对档案进行拍照、录像、录音等操作。对于涉及公司机密或知识产权的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。鉴定小组根据档案的价值和历史意义，结合公司实际情况，对档案的保管期限进行评估和确定。2.档案销毁对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，附上拟销毁档案清单，报公司分管领导审批。经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁记录应长期保存，以备查阅。八、档案的信息化管理1.建立档案信息系统公司应建立档案信息管理系统，将各类档案进行数字化存储，实现档案信息的快速检索和利用。2.档案数字化录入档案管理人员按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描或拍照，形成电子档案。对电子档案进行数据录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.系统安全管理加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对档案信息系统进行维护和备份，确保系统的正常运行和数据的安全可靠。九、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。档案管理部门应定期对各部门档案管理情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，对各部门档案管理工作进行量化考核。考核内容包括档案收集的完整性、整理的规范性、归档的及时性、保管的安全性、查阅利用的服务质量等方面。对档案管理工作