技术档案管理制度98936

技术档案管理制度989361.目的为了加强公司技术档案的科学管理，充分发挥技术档案在公司生产、经营、技术创新等方面的作用，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门在技术研发、生产制造、工程建设、设备管理等活动中形成的各类技术档案的管理。3.管理职责（1）公司设立技术档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司技术档案管理工作。（2）各部门负责本部门技术档案的收集、整理、归档和保管工作，并指定专人作为兼职档案员，配合技术档案管理部门开展相关工作。（3）技术档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责技术档案的集中管理、编目检索、开发利用等工作。二、技术档案的范围与分类1.技术档案的范围（1）产品研发档案，包括产品设计图纸、技术文件、研发过程记录、测试报告等。（2）生产工艺档案，涵盖工艺流程、操作规程、工艺卡片、质量控制文件等。（3）设备技术档案，有设备选型论证、购置合同、安装调试记录、维修保养记录、技术资料等。（4）工程建设档案，包含工程项目规划、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。（5）技术合作与交流档案，如合作协议、技术转让合同、技术交流材料等。（6）科研项目档案，包括项目立项申请书、研究报告、成果鉴定材料等。（7）其他与技术相关的档案，如技术标准、规范、专利文件、技术总结等。2.技术档案的分类根据技术档案的形成领域和内容特点，分为以下几大类：（1）产品类（2）工艺类（3）设备类（4）工程类（5）科研类（6）合作交流类（7）其他类三、技术档案的形成与收集1.形成要求（1）各部门在技术活动中应及时、准确地形成各类技术文件和资料，并确保其内容真实、完整、有效。（2）技术文件的编制应符合国家相关标准、规范和公司内部规定，采用统一的格式和编号。（3）技术文件的签署应齐全，字迹清晰，图样整洁，数据准确可靠。2.收集职责（1）各部门兼职档案员负责本部门技术档案的日常收集工作，按照档案管理要求及时将形成的技术文件和资料收集齐全。（2）对于跨部门的技术项目，由项目负责人协调相关部门，确保技术档案的全面收集。3.收集范围（1）技术研发过程中的各类文件，如调研报告、设计方案、计算书、图纸会审记录等。（2）生产过程中的原始记录，如生产日报表、质量检验记录、设备运行记录等。（3）设备采购、安装、调试、维修过程中产生的文件，如设备说明书、安装图纸、维修记录等。（4）工程建设过程中的各项资料，如工程招投标文件、施工组织设计、工程变更通知等。（5）技术合作与交流活动中的协议、合同、会议纪要、技术资料等。（6）科研项目实施过程中的各类文件，如项目任务书、研究计划、实验数据等。四、技术档案的整理与归档1.整理原则遵循技术档案的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.整理要求（1）对收集到的技术文件和资料进行分类、编号、编目，使其系统化、条理化。（2）去除文件中的金属物，破损的文件应进行修复，字迹模糊的应进行复制或补抄。（3）按照一定的顺序排列文件，如按时间顺序、重要程度等。3.归档流程（1）各部门兼职档案员对整理好的技术档案进行初步审核，确保文件完整、准确、规范。（2）审核通过后，填写档案移交清单，将技术档案定期移交至公司技术档案管理部门。（3）技术档案管理部门对接收的档案进行再次审核和整理，确认无误后进行归档保存。五、技术档案的保管1.保管环境（1）技术档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（2）库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.保管方式（1）采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，便于查找和利用。（2）电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.档案保管期限根据国家相关规定和公司实际情况，确定技术档案的保管期限，分为永久、长期和短期。（1）永久保管的档案：涉及公司核心技术、重大权益、长期发展的重要文件，如产品核心设计图纸、重要科研成果文件等。（2）长期保管的档案：对公司生产经营有较长时间参考价值的文件，保管期限一般为15年至50年。（3）短期保管的档案：在一定时期内有利用价值的文件，保管期限一般为5年至15年。4.档案清查（1）定期对技术档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。（2）清查过程中发现档案丢失、损坏或变质等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录在案。六、技术档案的利用1.利用原则遵循保密、合法、合理、高效的原则，在确保技术档案安全的前提下，充分发挥其作用。2.利用方式（1）查阅：公司内部人员因工作需要可到技术档案管理部门查阅技术档案，查阅时应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。（2）借阅：因工作需要借阅技术档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经部门负责人和技术档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（3）复制：对于确因工作需要不能查阅或借阅的技术档案，可申请复制。复制时应填写复制申请表，经部门负责人和技术档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并加盖档案复制专用章。3.利用审批（1）查阅、借阅和复制技术档案的申请应严格按照审批流程进行，确保利用行为符合公司规定和保密要求。（2）涉及公司机密的技术档案，其利用审批应更加严格，需经公司主管领导批准。4.利用记录技术档案管理部门应对技术档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等，以便于统计分析和追溯。七、技术档案的保密1.保密措施（1）对涉及公司商业秘密、技术秘密的技术档案，应严格保密，采取加密存储、限制访问等措施。（2）档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，加强对保密工作的监督和检查。（3）查阅、借阅和复制涉密技术档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.保密教育定期对公司员工进行保密教育，提高员工的保密意识，使其了解技术档案保密的重要性和相关规定。3.保密监督公司设立保密监督机构，负责对技术档案保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。对违反保密规定的行为，依法依规追究责任。八、技术档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据技术档案的保管期限和实际利用价值，定期对技术档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定组织成立技术档案鉴定小组，由技术档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对技术档案进行鉴定工作。3.鉴定内容（1）档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，文件内容是否准确无误。（2）档案的保管期限是否合理，根据公司发展和实际利用情况，判断档案是否仍有保存价值。（3）档案的密级是否适当，是否需要调整保密级别。4.销毁流程（1）经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的技术档案，填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等。（2）档案销毁申请表经部门负责人、技术档案管理部门负责人和公司主管领导批准后，由档案管理人员负责组织销毁。（3）档案销毁应