安全生产档案管理制度

安全生产档案管理制度1.目的为加强公司安全生产档案管理，规范安全生产档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保安全生产档案的完整性、准确性和系统性，为公司安全生产管理决策提供依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各项目在安全生产活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。3.职责分工安全管理部门负责制定安全生产档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门安全生产档案的收集、整理、归档工作。负责收集、整理、保管公司级安全生产档案，包括安全生产规划、年度计划、总结、事故报告、安全检查记录等。定期对安全生产档案进行整理、分类、编目和装订，确保档案的规范化管理。各部门负责本部门安全生产档案的收集、整理、归档工作，并按规定定期移交安全管理部门。明确专人负责安全生产档案管理，确保档案资料的及时、准确和完整。配合安全管理部门做好安全生产档案的查阅、借阅等工作。二、档案的收集1.收集范围国家有关安全生产的法律法规、标准规范、政策文件等。公司安全生产管理制度、操作规程、应急预案等。安全生产会议记录、纪要、决议等。安全检查记录、隐患排查治理记录、整改报告等。安全教育培训记录、人员资质证书等。安全设施设备台账、维护保养记录、检测检验报告等。事故报告、调查处理报告、事故统计分析资料等。安全生产投入记录，包括费用台账、票据等。与安全生产相关的其他文件、资料、记录。2.收集要求各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在安全生产活动中形成的各类文件、资料、记录。收集的文件、资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。电子文件应存储在安全可靠的介质上，并按照规定进行备份。安全管理部门应定期对各部门安全生产档案的收集情况进行检查，确保档案收集工作的及时、准确。三、档案的整理1.分类原则安全生产档案按照文件的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，遵循以下原则：保持文件之间的历史联系，便于查找和利用。分类层次分明，类别设置合理，符合安全生产管理的实际需要。同一类别的文件应相对集中，不同类别的文件应相互区分。2.分类方法安全生产档案分为以下九大类：法律法规类：国家有关安全生产的法律法规、标准规范、政策文件等。管理制度类：公司安全生产管理制度、操作规程、应急预案等。会议记录类：安全生产会议记录、纪要、决议等。安全检查类：安全检查记录、隐患排查治理记录、整改报告等。教育培训类：安全教育培训记录、人员资质证书等。设施设备类：安全设施设备台账、维护保养记录、检测检验报告等。事故管理类：事故报告、调查处理报告、事故统计分析资料等。投入记录类：安全生产投入记录，包括费用台账、票据等。其他类：与安全生产相关的其他文件、资料、记录。3.整理步骤装订：对收集到的纸质文件进行整理，去除金属物，破损文件应进行修补或复制，按照一定顺序进行装订。编页：对装订后的文件进行编页，标注页码应准确、清晰，便于查找和引用。分类：按照分类方法，将文件资料分别归入相应的类别中。对于同一类别的文件，应按照时间顺序或重要程度进行排列。编号：为每一份文件资料编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。编号规则如下：类别代码：用两位大写字母表示，如"FL"表示法律法规类，"GL"表示管理制度类等。年份代码：用四位阿拉伯数字表示，如"2023"表示2023年。顺序号：用三位阿拉伯数字表示，如"001"表示该类别下的第一份文件。示例："FL2023001"表示法律法规类中2023年的第一份文件。编目：编制档案目录，目录应包括文件编号、类别、题名、日期、页数、保管期限等内容。目录应打印或书写清晰，一式两份，一份放入档案盒内，一份单独装订成册。四、档案的归档1.归档时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的安全生产档案整理完毕，并移交安全管理部门归档。对于重大安全生产活动或突发事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时归档。2.归档手续各部门移交档案时，应填写《安全生产档案移交清单》，清单应包括档案名称、编号、数量、移交日期等内容，并由移交人和接收人签字确认。安全管理部门对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。验收合格后，安全管理部门应在《安全生产档案移交清单》上签字盖章，并将档案存入专门的档案柜或档案库房。五、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的安全生产档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家有关标准要求。2.保管方式安全生产档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和取用。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。3.保管期限安全生产档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：永久保管：涉及公司安全生产重大决策、重要事件、事故处理等具有长期保存价值的档案，如安全生产规划、年度计划、总结、事故报告、调查处理报告等。长期保管：保管期限为10年至50年的档案，如安全生产管理制度、操作规程、应急预案、安全检查记录、隐患排查治理记录、整改报告等。短期保管：保管期限为1年至10年的档案，如安全教育培训记录、人员资质证书、安全设施设备台账、维护保养记录、检测检验报告等。4.档案鉴定安全管理部门应定期对保管期满的安全生产档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由安全管理部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、历史价值等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。对于需要销毁的档案，应编制《安全生产档案销毁清单》，清单应包括档案名称、编号、数量、销毁原因等内容，并经公司分管领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。监销人应在《安全生产档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。六、档案的利用1.查阅权限公司内部人员查阅安全生产档案，应填写《安全生产档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门办理查阅手续。因工作需要查阅重要安全生产档案的，应经公司分管领导批准。外部单位查阅公司安全生产档案，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，由安全管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.查阅要求查阅人员应遵守档案查阅规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、污损等。查阅档案时，应在指定的地点进行，查阅完毕后应及时归还档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。如需复印、摘录档案内容，应经安全管理部门负责人同意，并注明复印、摘录的范围和用途。复印件应与原件核对无误，并加盖安全管理部门公章。3.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅安全生产档案，应填写《安全生产档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。重要安全生产档案的借阅，应经公司分管领导批准。4.借阅要求借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得遗失、损坏或擅自转借他人。如发生档案遗失或损坏，应及时报告安全管理部门，并承担相应的赔偿责任。借阅人员应按照借阅期限归还档案，如需延期归还，应提前向安全管理部门说明原因，并办理续借手续。借阅人员归还档案时，安全管理部门应对档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。七、档案的统计与信息化管理1.档案统计安全管理部门应建立安全生产档案统计台账，定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析，为公司安全生产管理决策提供数据支持。档案统计内容应包括档案数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅人次等。统计报表应准确、及时，报表格式应符合公司档案管理要求。2.信息化管理公司应逐步推进安全生产档案的信息化管理，建立安全生产档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。安全管理部门