建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度1.目的为加强建设工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，真实反映工程建设全过程，根据国家有关法律法规及相关标准规范，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位所有建设工程项目从项目立项、规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理。3.管理原则建设工程档案管理应遵循集中统一管理、同步收集整理、分类科学规范、确保真实完整、便于查询利用的原则。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善建设工程档案管理制度，并监督实施。对建设工程档案工作进行统筹规划、组织协调和业务指导。集中统一管理建设工程档案，确保档案的安全与完整。组织开展建设工程档案的整理、归档、鉴定、保管、统计、利用等工作。参与建设工程项目的竣工验收，对档案资料进行审查。2.项目建设单位职责负责本项目建设工程档案工作的组织领导，明确项目档案管理责任人。按照档案管理要求，组织、协调勘察、设计、施工、监理等参建单位做好项目档案的形成、积累和整理工作。对各参建单位的档案工作进行监督检查，及时解决档案管理中存在的问题。负责收集、汇总本项目建设工程档案，向档案管理部门移交归档。3.勘察、设计、施工、监理等参建单位职责建立健全本单位建设工程档案管理制度，落实专人负责档案管理工作。在项目建设过程中，按照工程进度同步收集、整理本单位形成的工程文件资料，并对其真实性、完整性和准确性负责。负责将各自形成的工程档案资料整理成册，向项目建设单位移交，配合项目建设单位做好档案汇总工作。接受档案管理部门和项目建设单位的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。三、档案收集与整理1.收集范围建设工程档案收集范围包括项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等，具体内容如下：项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。勘察设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。竣工验收文件：单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表、工程质量保修书、竣工图等。2.收集要求各参建单位应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本单位形成的工程文件资料，并确保文件资料的真实性、完整性和准确性。工程文件资料应字迹清晰、图样清楚、图表整洁，签字盖章手续完备。归档的文件资料应为原件，如因特殊原因不能提供原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，并注明原件存放处。对工程建设过程中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，并按照档案管理要求进行整理和备份。3.整理原则与方法建设工程档案整理应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。按照档案分类标准，对收集到的工程文件资料进行分类整理。一般可分为工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等几大类，每大类再根据文件内容和性质进一步细分。对每份文件资料应进行编号，并编制文件目录。文件编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。文件目录应包含文件编号、文件题名、日期、来源等信息。竣工图应与工程实际相符，并加盖竣工图章。竣工图章应加盖在图标栏上方空白处，加盖竣工图章的竣工图不得折叠。四、档案归档与移交1.归档时间项目前期文件应在项目立项后及时归档。勘察设计文件应在设计文件交付后归档。施工文件应随工程进度同步归档，分部工程完工后，施工单位应将该分部工程的档案资料整理归档；单位工程完工后，施工单位应将全部工程档案资料整理归档。监理文件应按监理工作阶段及时归档，每月末监理单位应将当月形成的监理文件资料整理归档。竣工验收文件应在工程竣工验收后一个月内归档。2.归档程序各参建单位在档案整理完成后，应填写档案移交清单，向项目建设单位移交档案资料。档案移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。项目建设单位收到各参建单位移交的档案资料后，应进行审核。审核内容包括档案资料的完整性、准确性、系统性以及整理质量等。对审核不合格的档案资料，应退回原单位进行补充或整改。项目建设单位对审核合格的档案资料进行汇总整理，编制建设工程档案总目录，并在工程竣工验收前向档案管理部门移交归档。3.移交要求档案移交应确保档案资料的齐全、完整、准确，档案整理符合规范要求。移交的档案资料应装订成册，编制页码，并填写档案盒封面、脊背等信息。档案盒应采用统一规格，脊背应标注档案类别、工程名称、起止日期等内容。档案管理部门接收档案时，应对移交的档案资料进行认真核对，办理交接手续。交接双方应在档案移交清册上签字确认，明确档案数量、质量等责任。五、档案保管与保护1.保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。库房应配备必要的消防器材、温湿度控制设备、防虫药品等设施。2.保管方式建设工程档案应按照档案分类标准进行分类存放，不同类别、不同项目的档案应分别存放，便于查找和管理。档案应存放在档案架或档案柜中，排列整齐有序。档案架或档案柜应编号，便于标识和查找。对重要的档案资料应进行备份，采用纸质档案与电子档案相结合的方式保管。电子档案应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，异地存放，确保数据安全。3.保管期限建设工程档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定执行，一般情况下，项目前期文件、竣工验收文件等重要档案应永久保存；勘察设计文件、施工文件、监理文件等与工程建设过程密切相关的档案应长期保存，保存期限不少于工程使用寿命；一般性文件资料可短期保存，保存期限为10年。4.档案保护措施定期对档案库房进行检查，检查内容包括温湿度、防火、防潮、防虫、防盗等设施的运行情况，以及档案资料的保管状况。发现问题及时处理，并做好记录。对纸质档案资料应定期进行清点、核对，发现破损、褪色等情况应及时修复或复制。对电子档案应定期进行维护和检查，确保数据的完整性和可读性。严格控制档案库房的温湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。可采用空调、除湿机等设备进行调节。做好档案库房的清洁卫生工作，定期打扫库房，保持库房整洁。对档案架、档案柜等设施应定期进行擦拭，防止灰尘积累。六、档案鉴定与销毁1.鉴定原则建设工程档案鉴定应遵循全面审查、慎重决定、确保质量的原则，根据档案保管期限和利用价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定组织与程序档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员以及项目建设单位代表等组成。档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值、保管期限等因素，确定档案的存毁意见。对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细列出档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清单应经档案鉴定小组审核签字，并报单位主管领导批准。3.销毁方式经批准销毁的档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。销毁后，档案管理部门应在档案销毁清单上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。七、档案统计与查询利用1.档案统计档案管理部门应建立建设工程档案统计制度，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析。定期编制档案统计报表，上报单位领导和上级主管部门。档案统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等内容。通过档案统计分析，总结档案管理工作经验教训，发现存在的问题，及时采取措施加以改进，提高档案管理水平。2.查询利用本单位内部人员因工作需要查阅建设工程档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。外单位人员查阅建设工程档案的，应持有单位介绍信，并经档案管理部门负责人批准。查阅重要档案资料的，还应报单位主管领导批准。档案查阅人员应遵守档案查阅规定，在指定地点查阅档案，不得擅自摘抄、复制、转借档案资料。如需摘抄、复制档案资料的，应经档案管理部门负责人同意，并注明出处。档案管理部门应做好档案查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等信息。查阅记录应妥善保管，以备查考。八、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对建设工程档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理质量、档案保管保护状况、档案利用情况等。对发现的问题应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。整改完成后，责任单位应将整改情况书面报告档案管理部门。项目建设单位应加强对各参建单位档案工作的日常监督检查，确保档案管理工作与工程建设同步进行