公司办公室日常管理制度

公司办公室日常管理制度1.目的为加强公司办公室管理，维护公司正常办公秩序，提高工作效率，营造良好的工作环境，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则本制度遵循依法依规、公正公平、简洁高效、监督制衡的原则。二、办公环境管理1.办公室布局办公室的布局应根据公司业务需求和人员配置进行合理规划，确保工作区域划分清晰，便于员工开展工作。各部门应保持办公区域的整洁、有序，文件、办公用品等应摆放整齐。2.环境卫生全体员工应自觉维护办公室环境卫生，保持地面、桌面、门窗等干净整洁。每日下班前，员工应清理自己办公区域的垃圾，将文件整理归位，关闭电脑、打印机等设备电源。公司将定期安排专人进行办公室卫生检查，对表现优秀的部门或个人进行表扬，对卫生不达标的部门或个人进行督促整改。3.噪音控制在办公时间内，员工应尽量减少不必要的噪音，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等影响他人工作的行为。如需讨论工作或交流事项，应尽量控制音量，选择合适的场所进行，以免干扰其他同事。4.安全管理员工应增强安全意识，注意防火、防盗、防潮、防漏电等。办公区域内严禁吸烟，严禁使用明火。如需使用电器设备，应按照操作规程正确使用，避免因操作不当引发安全事故。下班时，员工应关好门窗，妥善保管重要文件和贵重物品。发现安全隐患或异常情况，应及时报告办公室或相关部门。三、考勤管理1.工作时间公司实行[具体工作时间]，如遇特殊情况需要调整工作时间，将另行通知。2.考勤方式公司采用[具体考勤方式，如指纹打卡、人脸识别打卡等]进行考勤记录。员工应按照规定的考勤时间打卡，不得代打卡。因工作需要外出办事不能按时打卡的，需提前填写《外出登记表》，注明外出时间、事由、预计返回时间等，经部门负责人签字批准后交办公室备案。3.迟到、早退处理迟到或早退10分钟以内的，每次扣除当月绩效分[X]分；迟到或早退1030分钟的，每次扣除当月绩效分[X]分；迟到或早退30分钟以上的，按旷工半天处理，扣除当月绩效分[X]分，并根据公司规定扣除相应工资。4.旷工处理无故旷工半天的，扣除当天工资的[X]%，并扣除当月绩效分[X]分；无故旷工一天的，扣除当天工资的[X]%，并扣除当月绩效分[X]分；连续旷工三天以上或一年内累计旷工五天以上的，公司将予以辞退。5.请假制度员工请假分为事假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等。事假：员工因个人事务需要请假的，应提前[X]天填写《请假申请表》，经部门负责人、分管领导批准后交办公室备案。事假期间无工资。病假：员工因病请假的，应提供医院出具的病假证明，填写《请假申请表》，经部门负责人、分管领导批准后交办公室备案。病假期间工资按照公司相关规定执行。婚假、产假、陪产假、丧假等：按照国家法律法规及公司相关规定执行，员工应提前[X]天填写《请假申请表》，经部门负责人、分管领导批准后交办公室备案。四、办公用品管理1.采购办公用品由办公室统一采购。各部门应在每月[具体日期]前将下月办公用品需求清单报办公室，办公室根据需求清单进行采购。采购办公用品时，应遵循性价比原则，选择质量可靠、价格合理的产品。2.领用员工领用办公用品时，应到办公室填写《办公用品领用登记表》，经办公室人员核实后领取。办公用品应按需领用，不得浪费。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应妥善保管，如有损坏或丢失，应照价赔偿。3.管理与盘点办公室应建立办公用品台账，对办公用品的采购、领用、库存等情况进行详细记录。每月末，办公室应对办公用品进行盘点，确保账实相符。如发现差异，应及时查明原因并进行处理。五、文件与档案管理1.文件收发公司文件由办公室统一收发、登记、传阅、归档。外来文件由办公室专人签收后，根据文件内容及时呈送相关领导或部门阅处。公司内部文件由各部门拟稿，经部门负责人审核、分管领导审批后，交办公室编号、印发。2.文件传阅办公室收到文件后，应按照文件要求和领导批示及时进行传阅。传阅文件应遵循"快速、高效、保密"的原则，确保文件在规定时间内传达到相关人员。传阅文件时，应在《文件传阅登记表》上登记传阅人姓名、传阅时间等信息，传阅完毕后及时交回办公室归档。3.文件保管办公室应设立专门的文件柜，对各类文件进行分类存放，确保文件存放有序、便于查找。重要文件应进行加密存储，并定期备份，防止文件丢失或损坏。4.档案管理公司档案包括行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档工作。档案管理人员应按照档案管理的相关规定，对档案进行分类、编号、装订，并建立档案目录，便于查阅和管理。档案查阅应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人、分管领导批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅档案时不得擅自涂改、复印、抽取、损毁档案内容。六、会议管理1.会议分类公司会议分为部门例会、公司周会、月会、季度总结会、年度总结会、专项会议等。2.会议组织部门例会由各部门自行组织，每周[具体时间]召开，总结上周工作，安排本周工作任务。公司周会由办公室组织，每周[具体时间]召开，各部门负责人汇报本周工作进展及下周工作计划，公司领导进行点评和工作部署。公司月会、季度总结会、年度总结会等由办公室根据公司领导安排组织召开，总结阶段性工作，分析存在的问题，提出改进措施和下一步工作计划。专项会议根据工作需要由相关部门或领导组织召开，研究解决特定问题或推进专项工作。3.会议通知会议组织部门应提前[X]天发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程等内容。会议通知可通过公司内部办公系统、邮件、微信群等方式发布。4.会议纪律参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织部门请假。参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，认真听取会议内容，不得在会议期间交头接耳、玩手机、随意走动等。会议期间应做好会议记录，会后及时整理会议纪要，并按照要求传达会议精神和落实会议决定事项。七、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管公章由办公室专人保管，合同专用章由法务部门专人保管，财务专用章由财务部门专人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司使用。如因工作需要携带印章外出，须经公司领导批准，并填写《印章使用申请表》，由两人以上陪同携带使用。3.印章使用印章使用应严格按照审批程序进行。使用印章前，需填写《印章使用申请表》，注明使用部门、使用事项、使用时间等内容，经部门负责人、分管领导批准后，由印章保管人员盖章。涉及重大事项或金额较大的合同等文件盖章，需经公司法定代表人批准。印章保管人员应认真核对印章使用申请表的内容，确保盖章事项符合公司规定和审批要求。盖章后，应在《印章使用登记表》上登记盖章日期、盖章文件名称、盖章人等信息。八、车辆管理1.车辆调度公司车辆由办公室统一调度管理。各部门因工作需要用车时，应提前[X]小时填写《用车申请表》，注明用车时间、事由、目的地等信息，经部门负责人批准后交办公室安排车辆。办公室根据车辆使用情况和工作任务，合理安排车辆调度，优先保障重要工作和紧急任务用车。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，确保行车安全。出车前应检查车辆状况，包括车辆性能、轮胎、刹车、油、水等，发现问题及时报告并维修。用车人员应爱护车辆，保持车内整洁卫生，不得在车内吸烟、乱扔垃圾等。用车完毕后，应及时归还车辆，并配合驾驶员做好车辆检查和交接工作。未经办公室批准，任何人员不得擅自使用公司车辆。如因个人原因私自用车发生交通事故或其他问题，由当事人承担全部责任。3.车辆维护与保养办公室应建立车辆维护保养档案，定期安排车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。驾驶员应按照车辆维护保养规定，及时将车辆送到指定的维修厂进行保养和维修。维修费用应按照公司规定进行审批和报销。九、保密管理1.保密范围公司商业秘密、技术秘密、客户信息、财务信息、人事信息等均属于保密范围。员工在工作中接触到的涉及公司机密的文件、资料、数据、图表等，不得擅自泄露给公司以外的人员。2.保密措施公司与员工签订保密协议，明确双方的权利和义务。员工应严格遵守保密协议的规定，保守公司秘密。涉及公司机密的文件、资料等应标明密级，并按照规定进行保管和传递。密级文件应存放在专门的保密柜中，由专人负责管理。在办公区域内，员工不得随意谈论公司机密事项。如需在非保密场所讨论机密事项，应采取必要的保密措施，确保信息不被泄露。3.泄密处理如发现员工有泄密行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等，并追究其法律责任。