合同档案管理办法

合同档案管理办法1.目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司生产经营活动中的作用，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门在经济活动中签订的各类合同、协议及相关文件资料的档案管理。3.职责分工公司综合管理部负责合同档案管理工作的统一领导和监督指导，制定合同档案管理制度和流程，组织档案管理人员的培训，并负责档案的保管、查阅、借阅等工作。各业务部门负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并按照档案管理要求及时将合同及相关资料移交综合管理部归档。档案管理人员负责合同档案的收集、整理、编目、装订、上架等具体工作，确保档案的规范化管理。二、合同档案的收集1.收集范围各类买卖合同，包括原材料采购合同、产品销售合同等。租赁合同，如房屋租赁合同、设备租赁合同等。服务合同，如技术服务合同、咨询服务合同、运输服务合同等。借款合同、担保合同等金融类合同。其他各类具有法律效力的合同、协议及补充协议。合同签订过程中形成的相关文件资料，如合同审批表、意向书、招投标文件、往来函件、谈判记录等。2.收集要求各业务部门应在合同签订生效后[X]个工作日内，将合同原件及相关资料移交综合管理部。如遇特殊情况需延期移交的，应经综合管理部同意，并说明原因。移交的合同及资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。如有破损或褪色的，应进行修补或复制。合同签订过程中的电子文档，如电子邮件、电子合同文本等，相关业务部门应在合同签订后及时进行备份，并与纸质文档一并移交综合管理部。备份电子文档应存储在安全可靠的介质上，并按照档案管理要求进行命名和分类。三、合同档案的整理1.整理原则合同档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持合同的完整性和系统性，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照合同的性质、类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。每一类合同下再根据具体业务内容进行细分，如买卖合同可分为原材料采购合同、产品销售合同等。编号：为每份合同编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号规则如下：[编号具体规则，如年份+合同类别代码+顺序号，例：2023MT001，其中"2023"代表年份，"MT"代表买卖合同类别代码，"001"代表顺序号]编目：对每份合同进行详细编目，编目内容包括合同编号、合同名称、签订日期、签订双方、合同金额、合同期限、档案保管期限等。编目应准确、清晰，便于查阅和统计。装订：将合同及相关资料按照一定顺序进行排列，采用左侧装订的方式进行装订。装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。装盒：将装订好的合同档案装入档案盒，并在档案盒上标明合同类别、年份、起止编号等信息。档案盒应按照分类顺序排列上架。四、合同档案的保管1.保管期限合同档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：涉及公司重大权益、重要资产处置、长期合作关系等重要合同，保管期限为永久。一般业务合同，保管期限为长期，一般为[X]年。临时性、一次性业务合同，保管期限为短期，一般为[X]年。2.保管要求综合管理部应设立专门的合同档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保合同档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。合同档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和利用。同时，应建立档案索引目录，便于快速检索。定期对合同档案进行清查盘点，确保档案的完整无缺。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。对超过保管期限的合同档案，应按照档案销毁程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。五、合同档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部。综合管理部档案管理人员根据申请表进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的合同档案，并在《合同档案查阅登记簿》上登记查阅情况，包括查阅日期、查阅人、查阅内容、归还日期等。查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。如需复印档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复印。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《合同档案查阅登记簿》上签字确认。2.借阅规定公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等信息，并提供有效的身份证明和相关证明文件，经公司分管领导签字同意后，提交综合管理部。综合管理部档案管理人员对借阅申请进行严格审核，审核通过后，与借阅单位或个人签订《合同档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括借阅期限、归还日期、保密责任、违约责任等。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应按照协议约定的时间和方式归还档案，如逾期未还，应承担相应的违约责任。借阅人员在借阅期间应妥善保管档案，不得转借、转让、泄露档案内容。如因保管不善导致档案丢失、损坏等情况，应承担相应的赔偿责任。借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还综合管理部。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、缺失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员予以赔偿。六、合同档案的保密与安全1.保密措施合同档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对合同档案内容予以保密，不得向无关人员泄露。查阅和借阅合同档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容用于非工作目的或泄露给第三方。对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的合同档案，应采取加密存储、限制访问等特殊保密措施。2.安全管理加强合同档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防盗门窗、监控设备、消防器材等，确保档案库房的安全。定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。如发生火灾、水灾、盗窃等安全事故，应立即采取应急措施，并及时报告公司领导。加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。档案管理人员应熟悉档案库房的安全操作规程，掌握必要的安全知识和技能。七、合同档案的信息化管理1.信息化建设目标逐步建立合同档案信息化管理系统，实现合同档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高合同档案管理的效率和水平。2.信息化管理内容合同档案的数字化录入：将纸质合同档案进行扫描，转化为电子文档，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等处理，录入合同档案信息化管理系统。系统功能模块：合同档案信息化管理系统应具备合同档案的录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块，方便用户进行操作和管理。数据备份与恢复：定期对合同档案信息化管理系统中的数据进行备份，确保数据的安全可靠。如遇系统故障或数据丢失等情况，能够及时进行数据恢复。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握合同档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。加强对合同档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对合同档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统功能的完善和数据的准确性。八、合同档案的鉴定与销毁1.鉴定原则合同档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、确保安全的原则，根据国家有关规定和公司实际情况，对保管期满的合同档案进行鉴定。2.鉴定组织成立合同档案鉴定工作小组，由综合管理部、法务部、财务部等相关部门人员组成。鉴定工作小组负责对保管期满的合同档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定内容合同的重要性：评估合同对公司生产经营活动的重要程度，如是否涉及公司重大权益、重要资产处置、长期合作关系等。合同的时效性：审查合同是否仍在履行或具有潜在的法律风险。合同的完整性：检查合同及相关资料是否齐全、完整。4.销毁程序经鉴定工作小组鉴定后，确定需要销毁的合同档案，编制《合同档案销毁清单》，注明档案编号、合同名称、签订日期、保管期限等信息。《合同档案销毁清单》经公司分管领导审批后，由综合管理部组织实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。销毁后的合