办公室内务管理制度

办公室内务管理制度1.目的：为加强办公室内务管理，营造整洁、有序、高效的工作环境，提升工作效率和团队形象，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司各部门办公室。3.管理原则：遵循"规范、整洁、高效、节约"的原则，明确责任，加强监督，确保办公室内务管理工作的有效执行。二、办公区域环境管理1.办公桌椅摆放办公桌椅应摆放整齐，桌面保持整洁，不得随意堆放文件、杂物等。员工离开座位时，应将座椅归位，保持过道畅通。2.文件资料整理文件资料应分类存放，使用文件夹、文件盒等进行标识和整理。重要文件和常用文件应便于查找，废弃文件应及时清理销毁，不得随意丢弃。3.电脑及周边设备电脑主机、显示器、键盘、鼠标等设备应摆放整齐，保持清洁。下班时，应关闭电脑及相关设备电源，如需待机，应设置合理的待机模式。4.绿植摆放办公室可适当摆放绿植，以美化环境，但应保持绿植的整洁和健康，定期浇水、修剪。不得随意挪动或损坏绿植。5.公共区域卫生公共区域（如会议室、茶水间、走廊等）由专人负责定期清扫，保持地面干净、无污渍，桌面、门窗等无灰尘。员工应自觉维护公共区域卫生，不得在公共区域乱扔垃圾、吐痰等。三、办公用品管理1.办公用品采购根据工作需要，各部门定期提交办公用品采购申请，经部门负责人审核后，报行政部门统一采购。行政部门应建立办公用品采购清单，记录采购物品的名称、规格、数量、价格等信息。2.办公用品发放行政部门根据办公用品采购清单，及时将办公用品发放至各部门。各部门应指定专人负责办公用品的领取和发放，并做好登记工作。3.办公用品使用员工应爱护办公用品，节约使用，不得浪费。对于贵重办公用品（如电脑、打印机等），应按照操作规程使用，如有损坏，应及时报告并维修。4.办公用品盘点行政部门定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。如发现办公用品短缺或损坏，应及时查明原因，并采取相应措施。四、会议管理1.会议安排各部门如需召开会议，应提前填写会议申请表，注明会议主题、时间、地点、参会人员等信息，报部门负责人审核后，交行政部门安排会议室。行政部门应根据会议需求，合理安排会议室，并提前通知相关人员。2.会议准备会议组织者应提前做好会议准备工作，包括准备会议资料、调试会议设备等。参会人员应提前到达会议地点，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、接听电话。3.会议记录会议应指定专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议内容、决议事项等。会议记录应及时整理，经会议主持人审核后，发送给参会人员。4.会议跟进会议决议事项应明确责任人、完成时间和要求，相关责任人应按照决议事项认真执行。行政部门应对会议决议事项的执行情况进行跟踪和督促，确保决议事项得到有效落实。五、接待管理1.接待申请公司对外接待工作由行政部门统一安排。各部门如需接待来访客人，应提前填写接待申请表，注明接待对象、时间、地点、接待规格等信息，报部门负责人审核后，交行政部门审批。行政部门根据接待申请表，制定接待方案，明确接待流程、接待人员、餐饮安排等事项。2.接待准备接待人员应提前与来访客人沟通，了解客人的行程安排和需求，做好接待准备工作。根据接待规格，准备相应的水果、饮料、茶水等，并安排好会议室、洽谈室等场所。3.接待流程来访客人到达时，接待人员应热情迎接，引导客人至接待场所就座，并提供茶水等服务。介绍公司基本情况和来访目的，安排相关人员与客人进行洽谈。根据接待规格，安排餐饮、住宿等事宜。来访客人离开时，接待人员应热情相送，并表示感谢。4.接待费用管理接待费用应严格按照公司财务制度执行，不得超标准接待。接待结束后，接待人员应及时填写接待费用报销单，附接待申请表、发票等相关凭证，经部门负责人审核后，报财务部门报销。六、安全管理1.消防安全办公室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。员工应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知识，不得在办公室内吸烟、使用明火。保持消防通道畅通，不得在消防通道内堆放杂物。2.用电安全不得私拉乱接电线，不得使用大功率电器（如电炉、热得快等）。下班时，应关闭所有电器设备电源，拔掉插头，防止发生火灾。3.信息安全员工应妥善保管个人电脑中的文件资料，设置必要的密码保护，防止信息泄露。涉及公司机密的文件资料应严格按照公司保密制度进行管理，不得随意传播。不得在公司电脑上浏览非法网站或下载非法软件，防止病毒感染。七、考勤管理1.考勤制度公司实行打卡考勤制度，员工应按照规定的工作时间按时打卡上下班。如因特殊情况不能按时打卡，应提前向部门负责人请假，并填写请假申请表。2.请假流程员工请假应提前填写请假申请表，注明请假原因、请假时间等信息，报部门负责人审批。部门负责人根据工作情况，批准员工的请假申请。请假一天以内（含一天）的，由部门负责人批准；请假一天以上的，报分管领导批准。请假申请表经批准后，交行政部门备案。3.迟到、早退、旷工处理迟到或早退30分钟以内的，每次扣发工资[X]元；迟到或早退30分钟以上的，按旷工半天处理。旷工半天的，扣发当日工资的2倍；旷工一天的，扣发当日工资的3