公司工程部档案管理制度

公司工程部档案管理制度1.目的为加强公司工程部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为工程部各项工作提供有效支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司工程部在工程建设、项目管理等各项工作中形成的各类档案资料的管理。3.管理职责工程部经理：负责档案管理工作的总体领导和协调，确保档案管理工作与工程部各项工作同步推进，对档案管理工作的有效性负责。档案管理员：具体负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等日常管理工作，确保档案管理工作符合相关标准和要求。各项目负责人：负责本项目档案资料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理员进行统一管理。二、档案的分类与编号1.档案分类工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。工程合同文件：勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。工程技术文件：工程地质勘察报告、设计图纸、施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、工程洽商记录等。工程质量文件：工程质量检验批验收记录、分项工程验收记录、分部工程验收记录、单位工程竣工验收记录、工程质量事故处理记录等。工程进度文件：工程总进度计划、月进度计划、周进度计划、进度报表、进度分析报告等。工程安全文件：安全生产许可证、安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。工程成本文件：工程预算书、工程结算书、成本分析报告、费用支付凭证等。工程竣工验收文件：竣工验收备案表、工程竣工验收报告、工程竣工决算审计报告等。其他文件：与工程相关的会议纪要、来往信函、通知、报告等。2.编号规则档案编号采用"工程名称分类代码流水号"的形式。其中，"工程名称"为具体工程项目名称；"分类代码"采用两位大写字母表示，对应上述各类档案分类；"流水号"为四位阿拉伯数字，按档案形成时间顺序依次编号。例如："XX大厦工程QQ0001"表示XX大厦工程的前期文件类第一份档案。三、档案的收集与整理1.收集要求各项目负责人应按照档案管理要求，及时收集本项目在工程建设过程中形成的各类文件资料，确保档案资料的齐全、完整。对于外来文件，如上级部门文件、设计变更通知、监理指令等，应及时签收、登记，并移交档案管理员。档案资料应真实、准确、清晰，严禁伪造、篡改档案内容。2.整理要求档案管理员收到档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。每份档案应编制目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、责任者等，确保目录清晰、准确。对于图纸类档案，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章。竣工图章应包含施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期等信息。档案资料应使用耐久性强的书写材料进行书写或打印，禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。四、档案的归档与保管1.归档要求档案资料整理完成后，应及时归档。归档时间为项目阶段性工作完成后或项目竣工验收后一个月内。归档时，档案管理员应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应一式两份，双方各执一份。2.保管要求工程部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。档案应按照分类顺序排列存放，便于查找和利用。同时，应建立档案索引，注明档案编号、题名、存放位置等信息。对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全性和完整性。五、档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理员处查阅。档案管理员应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理员，档案管理员应认真核对档案资料的完整性和准确性，并在档案查阅申请表上签字确认。2.借阅规定因工作需要借阅档案时，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和工程部经理签字同意后，到档案管理员处办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上涂改、标记、污损或擅自复制。如发现档案资料有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。借阅期满后，借阅人应及时归还档案资料，档案管理员应认真检查档案资料的归还情况，并在档案借阅申请表上签字注销。六、档案的保密与安全1.保密规定档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。涉及公司机密的档案资料，应按照公司机密文件管理规定进行管理，严格限制查阅和借阅范围。在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅和借阅人员遵守保密规定，不得随意谈论档案内容。2.安全规定档案库房应加强安全防范措施，配备必要的安全设备，如监控设备、防盗报警设备等，确保档案的安全。档案管理人员应定期对档案库房进行检查，及时发现和排除安全隐患。如发生火灾、水灾等突发事件，应立即采取应急措施，并及时报告上级领导。对已过保管期限或失去保存价值的档案，应按照公司档案销毁规定进行销毁，销毁过程应进行记录，确保档案销毁的彻底性和安全性。七、档案的信息化管理1.建立档案信息系统公司应建立档案信息管理系统，将工程部各类档案资料录入系统，实现档案的信息化管理。档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理的效率和准确性。2.数据维护与更新档案管理员应定期对档案信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的完整性和准确性。同时，应及时将新形成的档案资料录入系统，保证档案信息的时效性。3.信息安全管理加强档案信息系统的安全管理，设置不同级别的用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对档案信息系统进行备份，防止数据丢失。八、档案管理的监督与考核1.监督检查公司应定期对工程部档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案资料的收集整理情况、档案的保管情况、档案的查阅借阅情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，对工程部档案管理工作进行量化考核。考核指标包括档案资料的完整性、准确性、归档及时性、保管安全性、查阅利用效率等。根据考核评价结果，对档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对档案管理工作存在问题的部门和个人进行批评教育，并责令其