办公用品出入库管理规定

办公用品出入库管理规定1.目的为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的出入库流程，确保办公用品的合理采购、妥善保管和有效使用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及各分支机构办公用品的出入库管理。3.职责分工行政部门负责办公用品的采购计划制定、采购执行、库存管理以及出入库手续的办理。定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符。对各部门办公用品的使用情况进行监督和统计分析。各部门负责本部门办公用品需求的申报，并指定专人负责领取和管理。配合行政部门做好办公用品的盘点工作。二、办公用品的分类与编码1.办公用品分类文具类：如笔、笔记本、文件夹、订书机等。办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机等。办公耗材类：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。办公家具类：如办公桌、办公椅、文件柜等。其他类：如绿植、清洁用品等。2.办公用品编码为便于办公用品的管理和识别，对每类办公用品进行统一编码。编码规则如下：编码长度：采用[X]位数字编码。编码结构：第1[X]位表示办公用品类别，第[X+1][X]位表示该类别下的具体品种，第[X+1][X]位表示规格或型号，第[X+1][X]位为流水号。示例：010101001，其中01表示文具类，01表示笔，01表示中性笔，001为该规格中性笔的流水号。三、办公用品采购1.采购计划制定各部门应在每月[X]日前，根据本部门下月办公用品的预计使用量，填写《办公用品需求申请表》，提交至行政部门。行政部门汇总各部门的需求申请表后，结合办公用品的库存情况，制定月度办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。对于临时性或紧急性的办公用品需求，各部门可填写《办公用品紧急采购申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门应及时审核并安排采购。2.采购执行行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。对于批量采购的办公用品，行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括办公用品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。采购人员应按照采购合同的要求，及时跟进办公用品的采购进度，确保按时到货。在办公用品到货前，采购人员应提前通知行政部门和仓库管理人员做好验收准备工作。四、办公用品入库1.验收准备仓库管理人员在收到采购人员的到货通知后，应根据采购合同和送货单，核对办公用品的名称、规格、数量、型号等信息是否一致，并准备好验收工具和场地。2.验收办公用品到货后，仓库管理人员应会同采购人员按照采购合同和送货单的要求进行验收。验收内容包括办公用品的外观、数量、质量、规格、型号等。对于办公设备类、办公家具类等需要安装调试的办公用品，仓库管理人员应在安装调试合格后进行验收。验收合格的办公用品，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并填写《办公用品入库单》。《办公用品入库单》应包括办公用品的名称、规格、数量、型号、供应商名称、入库日期等内容。验收不合格的办公用品，仓库管理人员应及时与采购人员联系，要求供应商更换或补货。对于因质量问题无法使用的办公用品，仓库管理人员应做好记录，并按照公司相关规定进行处理。3.入库登记仓库管理人员应根据《办公用品入库单》，及时将办公用品入库，并更新库存台账。库存台账应记录办公用品的名称、规格、数量、入库日期、出库日期、库存余额等信息。4.存放管理办公用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌。对于易燃易爆、有毒有害等特殊办公用品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，避免办公用品受潮、发霉、生锈等。五、办公用品出库1.出库申请各部门因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明办公用品的名称、规格、数量、领用原因等内容，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门对各部门提交的《办公用品领用申请表》进行审核，审核通过后，在申请表上签字盖章，并通知仓库管理人员办理出库手续。2.出库发放仓库管理人员根据行政部门审核通过的《办公用品领用申请表》，按照先进先出的原则，发放办公用品。发放时，仓库管理人员应核对领用人员的身份信息，并要求领用人员在《办公用品出库单》上签字确认。《办公用品出库单》应包括办公用品的名称、规格、数量、领用部门、领用人员、出库日期等内容。对于贵重或限量发放的办公用品，仓库管理人员应做好领用记录，并要求领用人员在使用过程中妥善保管，如有丢失或损坏，应照价赔偿。3.出库登记仓库管理人员应根据《办公用品出库单》，及时更新库存台账，记录办公用品的出库日期、领用部门、领用人员、数量等信息，确保库存余额准确无误。六、办公用品库存盘点1.盘点计划制定行政部门应定期组织办公用品库存盘点工作，盘点周期为[X]个月。在每次盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点时间、范围、人员分工等内容。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划，对仓库内的办公用品进行逐一清点，并填写《办公用品盘点表》。《办公用品盘点表》应包括办公用品的名称、规格、数量、实际库存等内容。在盘点过程中，如发现账实不符的情况，盘点人员应及时查明原因，并填写《办公用品盘盈盘亏报告表》，详细说明盘盈盘亏的办公用品名称、规格、数量、原因等内容。3.盘点结果处理行政部门根据《办公用品盘盈盘亏报告表》，对盘点结果进行审核和分析。对于盘盈的办公用品，应查明原因并进行相应的账务处理；对于盘亏的办公用品，应根据公司相关规定，追究相关人员的责任。行政部门应根据盘点结果，及时调整库存台账，确保账实相符。同时，应针对盘点过程中发现的问题，提出改进措施，完善办公用品的出入库管理流程。七、办公用品的报废与处理1.报废申请办公用品因损坏、老化、过期等原因无法继续使用时，使用部门应填写《办公用品报废申请表》，注明办公用品的名称、规格、数量、购置日期、报废原因等内容，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门对各部门提交的《办公用品报废申请表》进行审核，审核通过后，组织相关人员对报废办公用品进行鉴定。2.报废鉴定行政部门会同财务部门、技术部门等相关人员，对申请报废的办公用品进行鉴定。鉴定内容包括办公用品的损坏程度、使用年限、是否符合报废标准等。对于符合报废标准的办公用品，鉴定人员应在《办公用品报废申请表》上签字确认。3.报废处理经鉴定同意报废的办公用品，行政部门应按照公司相关规定进行处理。对于有回收价值的报废办公用品，应联系专业的回收公司进行回收处理；对于无回收价值的报废办公用品，应按照环保要求进行妥善处置，避免对环境造成污染。在报废办公用品处理过程中，行政部门应做好记录，填写《办公用品报废处理登记表》，记录报废办公用品的名称、规格、数量、处理方式、处理日期等内容。八、监督与考核1.监督检查行政部门应定期对办公用品的出入库管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、出入库手续的办理情况、库存管理情况、盘点工作开展情况等。对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核机制公司建立办公用品出入库管理考核机制，对各部门办公用品的出入库管理工作进行考核评价。考核内容包括办公用品的采购成本控制、库存周转率、出入库手续的规范性、盘点结果的准确性等。行政部门根据考核结果，对