武汉市海外旅游有限责任公司合同管理制度

武汉市海外旅游有限责任公司合同管理制度1.目的为加强武汉市海外旅游有限责任公司（以下简称"公司"）合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于旅游服务合同、合作协议、采购合同、租赁合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和政策规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，协助相关部门进行诉讼或仲裁活动。2.业务部门负责合同的前期洽谈、起草工作，对合同的业务内容进行审核。组织合同的签订、履行、变更、解除等工作，并及时向法务部门和公司领导汇报合同进展情况。负责收集、整理、保管与合同相关的业务资料，如客户信息、行程安排、服务记录等。3.财务部门负责审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、费用标准等，确保合同的财务风险可控。根据合同约定进行款项收付，并做好财务记录和核算工作。协助业务部门对合同执行情况进行财务分析，提供财务数据支持。4.行政部门负责合同印章的保管和使用，按照规定程序用印。协助业务部门做好合同的归档和保管工作，建立合同档案管理制度。三、合同签订管理1.合同谈判业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和分析，了解对方的资信状况、经营能力和商业信誉等情况。成立谈判小组，由业务部门负责人担任组长，成员包括相关业务人员、法务人员等。谈判小组应制定谈判方案，明确谈判目标、策略和重点。在谈判过程中，应认真听取对方意见，充分表达我方观点，争取达成双方都能接受的合同条款。谈判过程中涉及的重要事项和问题应及时记录，并形成谈判纪要。2.合同起草合同文本原则上由业务部门负责起草。起草合同应遵循合同示范文本或参照行业通行的合同格式，结合具体业务情况，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。合同条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义性表述。对于涉及专业术语、技术标准、质量要求等内容，应进行详细说明和界定。起草完成的合同文本应提交法务部门进行合法性审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并提出审查意见。业务部门应根据审查意见对合同文本进行修改完善。3.合同审批合同审批流程为：业务部门负责人审核→法务部门审核→财务部门审核→分管领导审批→总经理审批。业务部门负责人应对合同的业务内容进行全面审核，确保合同符合业务需求和公司利益。审核内容包括合同条款是否合理、可行，业务风险是否可控等。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性，对合同条款是否存在法律风险进行把关。审核内容包括合同主体资格是否合法、合同内容是否违反法律法规、合同形式是否符合要求等。财务部门应审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、费用标准等是否符合公司财务规定和风险控制要求。审核内容包括财务数据的准确性、资金安排的合理性等。分管领导应对合同涉及的业务领域和专业问题进行审批，重点关注合同的必要性、可行性和风险防范措施。总经理根据公司整体利益和战略规划，对合同进行最终审批。总经理有权否决不符合公司利益或存在重大风险的合同。4.合同签订经审批通过的合同，由业务部门负责与对方签订。签订合同时，应确保合同文本内容与审批通过的文本一致。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，合同文本一式多份，双方当事人各执一份，公司相关部门留存一份。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给法务部门、财务部门和行政部门等相关部门备案。行政部门应按照规定程序用印，并做好合同盖章登记工作。四、合同履行管理1.履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等内容。履行计划应报分管领导审批后实施。履行计划应具有可操作性和可控性，确保合同能够按照约定顺利履行。在履行过程中，如遇特殊情况需要调整履行计划，应及时报分管领导批准，并通知相关部门和人员。2.履行跟踪与监督业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。跟踪检查情况应形成书面记录，并定期向分管领导汇报。法务部门应对合同履行过程中的法律风险进行监督，协助业务部门处理合同履行过程中出现的法律问题。如发现合同履行可能存在法律风险，应及时提出法律意见和建议。财务部门应按照合同约定及时进行款项收付，并对合同履行情况进行财务监督。如发现财务风险或异常情况，应及时通知业务部门和分管领导，并采取相应措施防范风险。3.变更与解除管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的审批流程进行审批。如因一方原因需要解除合同的，应提前通知对方，并按照合同约定或法律法规规定承担相应的违约责任。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法务部门、财务部门和行政部门等相关部门，并对合同档案进行相应调整。五、合同纠纷处理1.纠纷预警业务部门在合同履行过程中如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时向法务部门和分管领导汇报，并采取相应措施进行处理，防止纠纷扩大。法务部门应定期对公司合同履行情况进行排查，发现潜在的合同纠纷风险点，及时提出预警和防范建议。2.纠纷处理程序合同纠纷发生后，业务部门应及时收集、整理与纠纷相关的证据材料，如合同文本、往来函件、服务记录、付款凭证等，并提交给法务部门。法务部门根据业务部门提供的证据材料，进行分析研究，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应包括纠纷的性质、处理目标、策略和措施等内容。纠纷处理方式包括协商、调解、仲裁和诉讼等。在选择纠纷处理方式时，应根据纠纷的具体情况和公司利益进行综合考虑。如需通过仲裁或诉讼方式解决纠纷的，法务部门应负责组织相关人员参加仲裁或诉讼活动，并按照法律法规规定和公司授权进行处理。3.纠纷处理结果跟踪合同纠纷处理结束后，业务部门应及时跟踪处理结果的执行情况，确保纠纷得到妥善解决。如对方未按照处理结果履行义务的，应及时采取措施维护公司合法权益。法务部门应及时总结合同纠纷处理经验教训，完善合同管理制度和风险防范机制，避免类似纠纷再次发生。六、合同档案管理1.档案收集与整理合同签订后，业务部门应及时将合同文本、谈判纪要、审批文件、往来函件、补充协议等相关资料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类归档，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案保管与查阅行政部门负责合同档案的保管工作，建立合同档案保管制度，确保档案资料的安全存放。公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经分管领导批准后，到行政部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。涉及公司商业秘密或机密信息的合同档案，应严格按照保密制度进行管理，限制查阅范围和人员。3.档案销毁合同档案保管期限届满后，行政部门应按照档案销毁制度进行清理和销毁。销毁合同档案应填写销毁清单，经分管领导批准后，由专人负责实施，并留存销毁记录。七、合同管理考核与奖惩1.考核内容对合同管理工作的考核内容包括合同签订的规范性、履行的及时性和准确性、纠纷处理的效果、档案管理的完整性等方面。具体考核指标包括合同签订审批通过率、合同按时履行率、合同纠纷发生率、档案资料归档及时率等。2.考核方式合同管理考核采用定期考核与不定期抽查相结合的方式进行。定期考核每[X]年进行一次，不定期抽查根据工作需要随时开展。考核工作由公司综合管理部门牵头组织，法务部门、业务部门、财务部门等相关部门参与。考核结果应形成书面报告，报公司领导审阅。3.奖惩措施对合同管理工作表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书等。对合同管理工作不力，导致公司利益受损的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教