档案保密制度

档案保密制度1.目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，维护公司的合法权益和正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构以及全体员工在档案管理工作中涉及的档案收集、整理、存储、利用、销毁等各个环节。3.基本原则档案保密工作遵循"预防为主、突出重点、依法管理、确保安全"的原则，确保档案信息在传递、存储和使用过程中的保密性、完整性和可用性。二、档案保密工作组织与职责1.保密工作领导小组公司成立档案保密工作领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责全面领导和决策公司档案保密工作，审议和批准档案保密工作的方针、政策、制度和计划，协调解决档案保密工作中的重大问题。2.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案保密制度，并组织实施。对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作符合保密要求。负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等日常管理工作，确保档案的安全与完整。严格按照规定的权限和程序提供档案利用服务，对档案利用情况进行登记和统计。定期对档案存储环境进行检查和维护，确保档案存储设施的正常运行。组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高员工的保密意识和技能。3.各部门职责各部门负责人为本部门档案保密工作的第一责任人，负责组织本部门员工学习和执行档案保密制度，确保本部门档案信息的安全。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并按照公司档案管理部门的要求，及时将档案整理好并移交至档案管理部门。严格控制本部门档案的查阅和使用范围，对涉及公司机密的档案，必须经本部门负责人批准，并在档案管理部门的监督下查阅和使用。加强对本部门员工的保密教育，督促员工遵守档案保密制度，防止档案信息的泄露。三、档案的分类与密级划分1.档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等几大类，每大类下再根据档案的内容和性质进行细分。2.密级划分根据档案内容的敏感程度和重要性，将档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密级档案：是指公司最重要的商业秘密和核心机密信息，一旦泄露将对公司的生存和发展造成极其严重的损害，如公司的战略规划、重大投资决策、未公开的财务数据、技术诀窍等。机密级档案：是指公司重要的商业秘密和敏感信息，泄露后可能对公司的正常运营和利益产生较大影响，如公司的客户名单、业务合同、市场调研报告、技术方案等。秘密级档案：是指公司一般性的商业秘密和内部信息，泄露后可能对公司的工作秩序和形象造成一定影响，如公司的规章制度、会议纪要、日常工作报告等。四、档案的收集与整理1.收集要求各部门应明确档案收集的责任人，按照档案管理的相关规定，及时、准确地收集本部门在工作中形成的各类档案资料。档案收集责任人应确保收集到的档案资料齐全、完整，对不完整或不符合要求的档案，应及时与相关人员沟通补充或修正。严禁将应归档的档案资料私自留存或销毁，确保档案资料的真实和完整。2.整理要求档案管理部门应对收集到的档案资料进行统一整理，按照档案分类标准进行分类、编号、装订。整理档案时，应确保档案资料的顺序清晰、目录准确，便于查阅和管理。对电子档案，应按照相关规定进行命名、存储和备份，确保电子档案的安全和可检索性。五、档案的存储与保管1.存储场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存储环境的安全。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.存储方式档案应按照不同的类别、密级和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。纸质档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，并标注清晰的档案类别和编号。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。永久保管的档案主要是涉及公司重大权益、具有历史查考价值的档案，如公司章程、营业执照、重大合同协议等。长期保管的档案一般是公司在一定时期内需要保存的重要档案，保管期限为10年至50年不等。短期保管的档案是公司日常工作中形成的一般性档案，保管期限为1年至10年不等。4.档案保管人员职责档案保管人员应严格遵守档案保密制度，负责档案库房的日常管理和维护工作。定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量、质量和存储位置准确无误。做好档案库房的安全防范工作，防止档案资料被盗、被篡改或丢失。如发现异常情况，应及时报告并采取相应措施。按照规定的期限对到期档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。六、档案的查阅与利用1.查阅权限查阅档案应严格按照规定的权限进行，未经批准，任何人不得擅自查阅公司档案。绝密级档案原则上不得查阅，确因工作需要查阅的，必须经公司总经理批准，并在档案管理部门的监督下查阅。机密级档案的查阅，需经本部门负责人批准，并报档案管理部门备案。秘密级档案的查阅，由本部门档案管理人员负责登记后提供查阅。2.查阅程序查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的目的、内容和范围，并经相应权限的领导批准。档案管理部门根据批准的《档案查阅申请表》，对查阅人进行身份核实后，提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记簿》上进行详细记录。查阅人应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记簿》上签字确认。3.档案利用的限制档案利用应严格限于公司内部工作需要，未经公司书面同意，不得将档案提供给外部单位或个人。对于涉及公司机密的档案，利用时应采取必要的保密措施，防止信息泄露。如因工作需要对外提供档案复印件的，必须经公司总经理批准，并注明"仅供[使用目的]使用，不得外传"字样。利用档案形成的各类材料，如文件摘录、复印件、调研报告等，应按照档案管理的有关规定进行整理和归档，不得随意丢弃或泄露。七、档案的传递与交接1.传递要求档案在公司内部传递时，应通过专人或机要渠道进行，确保档案传递过程的安全和保密。传递档案时，应填写《档案传递登记表》，详细记录档案的名称、数量、传递时间、传递人、接收人等信息。严禁通过普通邮件、快递等方式传递涉及公司机密的档案。2.交接要求档案管理部门与各部门之间、档案保管人员之间进行档案交接时，应严格按照规定办理交接手续，填写《档案交接清单》。交接双方应认真核对档案的数量、质量、类别和编号等信息，确保交接的档案准确无误。交接手续完成后，交接双方应在《档案交接清单》上签字确认，《档案交接清单》应一式两份，交接双方各执一份存档。八、档案的保密监督与检查1.监督机制公司档案保密工作领导小组负责对公司档案保密制度的执行情况进行定期监督检查，确保制度的有效落实。档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改，并将检查结果向公司档案保密工作领导小组报告。各部门应加强对本部门档案保密工作的自查自纠，发现问题及时采取措施进行整改，并将自查情况报档案管理部门备案。2.检查内容档案保密制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、查阅、利用、传递、交接等环节是否符合保密要求。档案存储环境的安全状况，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施是否正常运行。档案管理人员的保密意识和业务能力，是否熟悉档案保密制度和操作规程。档案利用过程中的保密措施是否到位，是否存在信息泄露的风险。3.违规处理对于违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违反档案保密制度给公司造成损失的，公司将依法追究相关责任人的法律责任，并要求其赔偿公司的经济损失。九、档案的销毁1.销毁范围档案保管期限届满或已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。因公司机构调整、业务变更等原因不再使用或不需要保存的档案，应及时进行销毁。对已解密或不再具有保密价值的档案，经批准后可进行销毁。2.销毁程序档案管理部门定期对到期档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，报公司档案保密工作领导小组批准。经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、数量、类别、保管期限等信息。档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。档案销毁工作完成后，监督人员应在《档案销毁清